Investir em bons planos telefônicos se tornou prioridade para muitas empresas. Afinal, para ter sucesso é importante estar antenado com o mercado e a comunicação desempenha um papel fundamental nesse quesito.

São os serviços de telecomunicação que viabilizam o contato direto entre a empresa com seus clientes, fornecedores e também com a equipe. Por isso, ter planos de telefonia empresarial eficientes operando dentro da empresa, faz toda diferença na rotina e resultados alcançados pela corporação.

Apesar disso, também sabemos que existem muitos erros envolvendo a contratação de planos telefônicos, que podem pesar no orçamento da organização. São falhas que a princípio parecem inofensivas, mas que a médio e longo prazo podem gerar grandes impactos financeiros. E transformar o que seria uma vantagem competitiva em um verdadeiro problema para a empresa.

Sabendo disso, preparamos esse artigo com alguns dos principais erros que acontecem ao contratar planos telefônicos. E que você precisa estar atento, para impedir que isso acabe afetando o financeiro do seu negócio. Confira!

Erros na contratação de planos telefônicos que aumentam a conta telefônica

Na hora de contratar um plano de telefonia empresarial, muitos gestores acabam cometendo alguns erros que impactam diretamente na conta telefônica e, consequentemente, nas finanças da empresa. Entre os principais, estão:

Erro1 – Contratação de pacote de serviços não compatíveis com as demandas da empresa

Contratar planos telefônicos que estejam fora das necessidades da empresa é um erro muito comum, onde o barato muitas vezes pode sair caro.

Imagine a seguinte situação: sua empresa precisa prover celulares para os seus colaboradores. Então para cada dispositivo móvel, você contrata um pacote de dados de 10 gigas. Mas, no dia a dia, seus funcionários só usam uma média de 2gigas do pacote de dados.

Desse modo, você acabou contratando um pacote de dados maior do que sua empresa realmente necessitaria para suprir sua demanda. O mesmo acontece também quando, por exemplo, sua empresa contrata planos telefônicos com franquia de 30 mil minutos com pagamento de R$5000 ao mês.

Mas, na prática, sua equipe só utiliza 1000 minutos da franquia. Ou seja, você acabou contratando um pacote que atende além das suas necessidades, gerando com isso um superdimensionamento do serviço e, consequentemente, um gasto desnecessário para o seu negócio.

Na verdade, esta é uma falha que muitas empresas cometem simplesmente por não avaliar o seu perfil de consumo deste serviço, antes de fechar contrato com uma operadora de telefonia. Inclusive muitas delas cometem o erro e nem se dão conta, até que as contas de telefonia começam a pesar no financeiro da organização.

Erro2- Não avaliar a área de cobertura do plano

Outro erro muito comum de acontecer envolvendo a contratação de planos telefônicos corporativos é a falha na avaliação da área de cobertura oferecida pelo plano.

Digamos que sua empresa opera com clientes localizados fora da cidade onde o seu negócio está instalado. E você contratou o plano de uma operadora que não cobre esta região. Se isso acontecer, sempre que precisar se deslocar para estas localidades, seus usuários ficarão sem cobertura e/ou pagarão tarifas extras. Ambos os casos são ruins.

Do mesmo modo, o inverso também acontece. Ou seja, sua empresa estar pagando por um plano cuja área de cobertura e recursos vão além do que realmente ela precisa para operar. Falhas como essas fazem com que sua conta telefônica fique mais alta do que poderia ser.

Então, para sanar de vez com esse problema, é importante que não contrate logo de cara tudo o que te oferecem. Avalie no contrato qual o plano de cobertura, assim como os outros serviços que a operadora disponibiliza e veja se o plano realmente tem capacidade para atender o perfil de consumo da sua empresa.

Erro 3 – Negligenciar a aplicação das condições dispostas em contrato

Muitas vezes acontece da operadora de telefonia firmar contrato com várias condições especiais, como por exemplo a oferta de pacote de voz ilimitado, mas acabar negligenciando a aplicação dessas disposições na prática e tarifando as ligações de forma incorreta.

Como resultado, os descontos assinalados em contrato não entram em vigor, criando desse modo um montante significativo de cobranças indevidas que encarecem a conta telefônica.

Sendo assim, ficar atento para saber se o que está disposto em contrato realmente está ocorrendo na prática faz toda diferença. E caso não esteja, é preciso realizar a contestação para reembolso dos valores indevidos.

Além disso, é sempre importante verificar o código que se usa para fazer as ligações pela operadora contratada. É imprescindível que o código seja usado corretamente para evitar tarifação avulsa nas contas de telefone da sua empresa.

Cuidados a tomar antes de contratar planos telefônicos empresariais

Tão importante quanto saber quais são os erros que normalmente influenciam na conta telefônica da empresa, é entender quais cuidados se deve ter antes de contratar planos telefônicos para o seu negócio. Nesse sentido, vale considerar as seguintes dicas:

Identifique o perfil de consumo da sua empresa

Antes mesmo de partir para busca de planos telefônicos no mercado, é importante fazer uma análise minuciosa referente as necessidades reais de consumo de cada setor da organização.

Isso porque, um setor da sua empresa pode demandar de um plano telefônico com maior pacote de dados móveis. Já outros podem exigir um plano de franquia maior. Sendo assim, é importante que seja feito esse mapeamento sobre as necessidades da empresa para definir qual pacote é o melhor a ser contratado naquele momento.

Na hora de mapear essas informações, considere não só o tamanho da empresa, mas também a quantidade de funcionários que usa a linha telefônica ou internet em suas operações, principalmente se envolver telefonia móvel.

Isso porque é possível que o plano defina limite de usuários e, desse modo, será preciso que você compreenda qual o tipo de plano é o melhor para o tamanho da sua organização. Além disso, veja também se os planos de dados móveis devem ser contratados em conjunto com os de telefonia.

Selecione planos telefônicos com ampla área de cobertura

Outra dica importante para garantir que o plano escolhido não gere erros que possam comprometer as finanças da empresa é escolher um plano com ampla área de cobertura e que melhor atenda sua equipe dentro e fora da localidade onde sua empresa atua.

Isso porque, como dissemos acima, em muitas empresas, os clientes e fornecedores estão em outra localidade diferente da sua empresa. Ou ainda há também a necessidade dos colaboradores se locomoverem de uma região para outra. O que pode comprometer ou tornar a comunicação mais cara se o plano oferecer uma área de cobertura limitada e incapaz de atender sua demanda.

Leia o contrato de prestação de serviços dos planos telefônicos

Muitas vezes, a falta de uma análise mais detalhada ou mesmo interpretações erradas das informações que constam no contrato dos planos telefônicos gera grandes transtornos, sobretudo financeiros, para as empresas a longo prazo.

Por isso, uma vez que você já definiu o fornecedor do serviço de telefonia que pretende contratar, antes de assinar o contrato, faça uma leitura minuciosa das cláusulas contratuais procurando validar aspectos como:

• Os termos de fidelidade e multas previstas em contrato
• Se existe algum tipo de reajuste anual
• Todos os pontos negociados com o gerente de operações estão dispostos em contrato
•  O que a operadora prevê em contrato no que diz respeito ao Suporte técnico e SLA

É fundamental que todos os pontos negociados com o fornecedor do serviço de telefonia estejam bem definidos e sejam passiveis de mensuração. Isso evita muitas falhas e problemas no futuro.

Portanto agora que já sabe quais são os erros envolvendo planos telefônicos que elevam o valor da sua conta telefônica e o que fazer antes da contratação deste serviço, aplique as dicas listadas acima. E evite prejuízos financeiros no setor de telefonia da sua empresa.