Se você vai auditar a sua conta telefônica, o próximo passo é fazer a contestação. Neste artigo mostraremos porque isso é importante.

Com o maior índice de reclamações no país, superando até mesmo os bancos, o setor de telecomunicações é uma das maiores causas de desperdício nos orçamentos corporativos em todo o mundo.

As operadoras enfrentam dificuldade em acompanhar o crescimento da demanda, e com razão.

Um número exponencial de linhas e planos de dados são solicitados diariamente, na mesma velocidade em que aumenta a dependência das empresa por tecnologias móveis.

Com o tempo, chegaremos a um equilíbrio entre oferta, procura e estrutura oferecida, mas até lá devemos estar atentos às tantas complexidades que envolvem os serviços contratados. 

Auditar a conta telefônica

O ponto principal é saber se o que foi combinado é o que está sendo pago de fato. 

Por isso muitas empresas realizam o processo de auditar a conta telefônica, para identificar problemas e pontos de desperdício, como erros e cobranças indevidas.

Mas, o que acontece após a auditoria? Como proceder depois que os problemas foram identificados?

Quem já tentou fazer uma reclamação por cobrança indevida ou para cancelar algum plano sabe o quanto esse processo é burocrático e falho, e o quanto de tempo é disperdiçado em conversas com atendentes das operadoras. 

Por esse motivo existe dentro das operações de TEM (Telecom Expense Management), a prática de contestação de faturas, que consiste na intervenção junto às operadoras para corrigir valores pagos injustamente e solicitar os ressarcimentos.

Como dito antes, as operadoras são líderes em reclamações, mas ao mesmo tempo, o índice de resoluções também é alto (média de 85% entre as operadoras), ou seja, contestar dá resultado.

Com as melhores práticas e contatos, um profissional experiente e conhecedor do mercado pode renegociar contratos, obter descontos e melhores tarifas. Além disso, solicitar ressarcimento e correção nas faturas, alcançando uma economia real e significativa para a empresa.

Contestação

Para isso, a verificação e contestação de faturas deve ser constante, uma prática que deverá ser integrada à rotina da empresa, através de gestores dedicados e/ou pela terceirização dos processos.

Dessa maneira, sua empresa não irá acumular gastos, e não pagará por serviços não contratados (que por vezes passam desapercebidos por anos!).

E o melhor, terá uma equipe dedicada na resolução dessas questões, sem precisar acionar seus funcionários e perder o foco da produtividade.

Quais contas podem ser auditadas?

Por meio de um sistema preparado para auditar a conta telefônica, a empresa poderá incluir na auditoria contas de telefonia móvel, fixa e de dados. Alem disso, pode ser auditado contas de impressão, licenças de softwares, armazenamento em nuvem, leasing de dispositivos e até mesmo serviços extras, como o seguro e suporte a hardware da empresa.

Portanto, de forma geral, todos os serviços de telecom contratados podem ser auditados e posteriormente contestados quando necessários. No entanto, para que tal processo seja feito com eficácia e agilidade é preciso o investimento em ferramentas TEM eficientes e também todo o processo deve ser feito por uma equipe de gestão de telecom capacitada.

Quando fazer a auditoria e contestação?

 A auditoria e contestação em uma empresa podem ser feitas mensalmente ou então pode ser feito um levantamento pontual e retroativo. No geral, recomenda-se que o processo de auditar a conta telefônica e contestar sejam feitos de forma mensal.  Isso porque, mesmo após auditar a conta telefônica pela primeira vez, os erros de cobrança podem continuar surgindo.

No pior caso, os erros na tarifa telefônica podem persistir ao longo de todo o contrato com a operadora. No entanto, realizar tais processos de forma pontual mesclando com o processo mensal também é uma boa estratégia. Nesse sentido, o levantamento pontual dará a empresa uma visão do passado e o valor a ser ressarcido durante os anos que se passaram.

Já quando realizada mensalmente, o processo de auditar conta telefônica e realizar a contestação proporcionará uma visibilidade do que realmente está sendo utilizado no atual momento e do que deve ser realmente pago. Além disso, tais procedimentos feitos mensalmente irão auxiliar a gestão de telecom no orçamento atual e dos próximos meses.

Por que terceirizar sua auditoria?

Ao contratar uma empresa especializada em auditoria de gestão de telecom, a sua empresa só tende a ganhar. Isso porque em empresas de pequeno e médio porte, a auditoria externa pode ser aplicada para verificar a saúde financeira do negócio. Já no caso de grandes empresas, elas são obrigadas a divulgarem suas demonstrações de finanças auditas.

Isso vale tanto para empresas de capital aberto quanto para empresas de capital fechado. Portanto, manter as finanças de telecom auditadas é uma necessidade em toda empresa. Além disso, a auditoria transmite credibilidade e passa transparência aos acionistas, investidores, colaboradores, parceiros e até mesmo aos clientes da empresa auditada.

O que considerar na hora de terceirizar o serviço de auditoria?

Apesar da possibilidade do processo de auditar conta telefônica ser feito por um colaborador do setor da empresa, o mais recomendado é que a auditoria seja feita por um fornecedor especializado em gestão de telecom. Isso porque qualquer erro cometido na auditoria, por menor que seja, pode acarretar em prejuízos enormes para a sua empresa.

Conheça o software de auditoria

O primeiro ponto que a empresa deve considerar ao contratar um fornecedor é o Software de auditoria. Isso é preciso pois alguns softwares disponíveis no mercado possuem baixa capacidade de armazenamento e não são capazes de ler todas as informações das faturas. Com isso, eles deixam de apontar muitos erros que seriam cruciais para a redução de custos.

Na tentativa de mais resultados, empresas acabam recorrendo a empresas com know-how para auditar pela segunda vez as contas que já foram auditadas pelo primeiro fornecedor. No entanto, isso acaba gerando mais custo e desgaste para a empresa. Por isso, ao contratar o fornecedor para auditar a conta telefônica é indispensável conhecer o Software de auditoria.

Avalie a estrutura do fornecedor que vai auditar a conta telefônica

Outro fator que deve ser considerado para o processo de auditar a conta telefônica da empresa é a estruturado fornecedor. Por envolver questões multidisciplinares relacionadas ao setor de Telecom, as unidades de atendimento técnico são necessárias para que questões de negócios, consultoria e avaliação financeira possam ser atendidas.

Além disso, procure avaliar o perfil dos profissionais da empresa fornecedora. Isso é importante pois as informações obtidas a respeito da situação financeira da empresa, pelo menos ao que tange os serviços de Telecom, não podem sair de dentro do ambiente empresarial. Portanto, procure se atentar também a reputação do fornecedor.

Se atente ao custo-benefício

Ao procurar uma empresa para auditar a conta telefônica da empresa é importante também se atentar ao custo-benefício da auditoria contratada. Isso é necessário pois o valor do honorário dos profissionais deve ser razoável, como de qualquer outro ramo de prestação de serviço. Portanto, fuja de empresas com preços exorbitantes ou muitos baixo.

Alem disso, mais do que custo, na auditoria de gestão de telecom o mais importante é a qualidade do serviço prestado. Tal auditoria, servirá como um norte para que a empresa defina quais contas contestar. Portanto, para encontrar um fornecedor, o melhor a fazer é realizar uma pesquisa de campo e verificar quais os preços e benefícios oferecidos.

Exija o sigilo das informações

Mesmo sendo relacionado aos serviços de Telecom, as informações da sua empresa devem ser mantidas em sigilo pelos auditores contratados. Apesar de ser parte do contrato e que por conta das penalizações não pode rompida, é importante se atentar a essa questão. Para isso, na hora de auditar a conta telefônica esteja presente durante todo o processo.

Mais do que isso, tente acompanhar de perto todo o desenrolar do processo. Dessa forma, a sua empresa ganhará mais eficiência com a ação dos auditores e terá a oportunidade de se reorganizar financeiramente com os gastos de telecom. Além disso, os auditores ficarão responsáveis também por acompanhar todo o processo de contestação da fatura.

Analise a experiência do fornecedor em auditar a conta telefônica de empresas

Analisar a experiência da empresa que irá auditar a conta telefônica da sua empresa é uma forma inteligente de entender como será o trabalho daquele fornecedor. Para isso, você pode tentar ter acesso a trabalhos anteriores da empresa de auditoria, no caso com clientes. Nesse sentido, busque checar as referências do fornecedor com algum cliente.

Ou seja, pergunte sobre como foi o processo de auditoria, a agilidade do processo e questione sobre a satisfação do cliente. Dessa forma, você saberá antes de contratar como atua o fornecedor em questão. Além disso, atualmente na internet é possível encontrar basicamente todas as informações a respeito de uma empresa, basta pesquisar.

E agora, está pronto para auditar a conta telefônica da empresa e realizar as contestações? Na Mobilit oferecemos soluções inovadoras voltadas para a gestão de telecom, incluindo suporte na auditoria e contestação de contas telefônicas. Entre em contato conosco e conheça mais sobre nossos serviços e como podemos ajudar sua empresa nesse sentido.