GUIA
Dicas essenciais para reduzir custos de Telecom
INTRODUÇÃO
A área das Telecomunicações no mundo todo é sem dúvida a que possui maior evolução e crescimento tecnológico. Com escalas exponenciais, em apenas algumas décadas, praticamente todo o planeta está ligado na rede, seja por internet ou telefonia. Como era de se esperar, as empresas acompanharam essa evolução e hoje praticamente todas as áreas são permeadas por dispositivos, telefones e meios de comunicação à distância.
O papel das telecomunicações nas empresas vai muito além da comunicação em si, passando de apoio ao negócio até tornar‐se parte dele em alguns casos. Mas adicionalmente aos ganhos de produtividade, conectividade e mobilidade, as mudanças nas telecomunicações também trouxeram um cenário desafiador em termos de gestão. Os profissionais da área convivem com uma quantidade cada vez maior de contratos, faturas e equipamentos, além de erros e falhas processuais que precisam ser controlados e corrigidos. As áreas de Tecnologia da Informação (TI)
tem sido sobrecarregadas na difícil tarefa de gerenciar um cenário cada vez maior, mais complexo e mais caro.
É nesse contexto que surge a Gestão de Despesas de Telecom (TEM – Telecom Expense Management), como um conjunto de processos e ferramentas utilizados para gerenciar os contratos, recursos, faturas e utilização de telefonia fixa, móvel e dados, tendo como propósito a redução de custos, riscos e aumento da qualidade e visibilidade gerencial. No caso de pequenos negócios, normalmente a Gestão de Despesas de Telecom é feita de forma autônoma e, em empresas de médio e grande porte, é mais frequente a utilização de um parceiro especializado.
Nesse guia apresentamos nove dicas para você reduzir seus custos com telecom, que compreendem todas as etapas para a implantação de uma gestão efetiva de TEM. Esperamos que as suas dúvidas sejam sanadas, que você tenha uma nova visão sobre o assunto e consiga obter excelentes resultados de gestão e redução de despesas de telecom.
DICA 1
Defina o orçamento da empresa para Telecom
DICA 1
Todos sabem da importância da definição anual do orçamento da empresa. É através dele que definimos as metas e disponibilidades a serem distribuídas nos diversos projetos e áreas. É através do controle e acompanhamento do orçado X realizado, que sabemos se estamos ou não na direção correta. A mesma regra vale para as despesas de Telecom.
É recomendável que a empresa tenha um orçamento detalhado para todos os gastos anuais de Telecom e os distribua entre os diversos centros de custos. Desta maneira, o acompanhamento mensal dos gastos trará o envolvimento das áreas e dos gestores e a consequente avaliação e correção dos desvios. As ações poderão ser de cunho corporativo (assumidas por TI / Telecom) ou departamentais, mas somente com uma meta e sua respectiva avaliação mensal este processo acontecerá.
E quanto mais detalhado for este orçamento (preferencialmente dividido por tipo de serviço contratado), mais eficiente e clara será a medição e, consequentemente, a condição de análise e tomada de decisão para correção dos gastos em excesso. Por exemplo, o gasto acima do previsto em um determinado mês, pelo departamento de vendas, pode indicar uso indevido de alguns colaboradores, aumento de e/ou liberação de recursos acima do planejado, utilização de operadora e/ou serviços não contratados, entre vários outros, descritos em mais detalhes a seguir.
Como você já deve ter notado, é através da busca constante de uma meta e o envolvimento dos gestores que começa o controle das despesas e a economia. Com isso, é possível dar os próximos passos para a redução de custos de Telecom.
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