Se sua empresa ainda faz gestão de despesas de telecom através do excel, é importante você ler este artigo.

O Excel, o software mais usado para criação de planilhas em todo o mundo, é empregado em vários setores como vendas, finanças, marketing e controles em geral.

A facilidade em criar formulários populariza o seu uso e entendemos que alguns profissionais têm apego a ferramenta. O que não é de se espantar, já que o seu uso pode ser intenso em determinadas funções.

Mas será que ela é a mais adequada para o gerenciamento de despesas de telecom?

Até um certo tempo atrás associar o Excel como algo ultrapassado parecia loucura. No entanto, a tecnologia evolui e nos dias de hoje o Excel não é tão eficiente assim, pelo menos na gestão de despesas de telecom.

Portanto, se você ainda usa o Excel para a gestão de custos telecom da sua empresa, continue lendo esse artigo e saiba porque o Excel já não é mais tão indicado para um gerenciamento eficaz das suas despesas.

E veja qual recurso as empresas estão usando atualmente para garantir que essa gestão seja executada de forma profissional e assertiva. Confira!

Excel na gestão de despesas de Telecom

Relacionamos algumas razões para expressar que, embora ela seja uma excelente aliada em várias outras áreas, ela não é eficiente na gestão de despesas de telecom:

• Processo Manual – Planilhas exigem que os dados sejam inseridos manualmente. Imagine a complexidade dos numerosos itens existentes nas tarifas de telefonia, principalmente no caso de grandes empresas e imagine tudo isso sendo feitos um a um. O Excel não indica aonde estão os erros, ele só mostra os números, um único erro e toda a planilha estará comprometida.

• Trabalho Extra – O extenso e demorado trabalho de inserir dados em planilhas irá requerer um profissional quase que exclusivo para a função, que seja extremamente atencioso e minucioso em seu trabalho. Mesmo assim, ainda haverá expressiva oportunidade para erros.

• Margem de Erros – Já mencionamos esse item acima, mas é muito importante frisar as consequências deste risco. Erros de digitação e nas fórmulas podem ser catastróficos. Um caso famoso ocorreu com JPMorgan Chase & Co, líder mundial em serviços financeiros, aonde um erro em estratégia usando planilhas de excel causou um prejuízo para a empresa de 2 bilhões de dólares em 2012. 

O problema no mercado de telecom é que o erro não será identificado imediatamente. Mas somente após o dano ter ocorrido, e sua correção consistirá na revisão de todos os itens de todas as faturas em comparação com as planilhas, ou seja, é como encontrar uma agulha no palheiro.

Com esses riscos e desvantagens, o uso do Excel realmente não é o mais indicado.

Uma alternativa e solução em gerenciamento de telecom, é o uso de softwares específicos para a automatização das atividades de gestão (software de TEM).

O que é software de gestão de despesas de Telecom?

Basicamente, um software de gestão de despesas de Telecom corresponde a um programa ou plataforma capaz de automatizar processos de monitoramento, fazer auditorias, prever e otimizar despesas relacionadas ao setor de Telecom de uma empresa com muito mais rapidez, assertividade e eficiência.

Por meio desse software de gerenciamento de despesa também é possível eliminar fraudes internas, fazer previsão de investimentos em infraestrutura entre outras ações voltadas para melhorar a comunicação e potencializar o desempenho do sistema de Telecom das organizações.

Benefícios de um programa de gestão de despesas de Telecom

Funcionando por sistema em nuvem, o software de gestão de TEM permite o gerenciamento de todo o ciclo de telecom. Isso é possível porque o programa de gerenciamento de despesas atua de forma integrada entre os diversos setores da empresa. Dessa forma, elimina-se erros na gestão de despesas de telecom da empresa oriundos de processos manuais.

Além disso, contar com um programa de gestão das despesas do setor de telecom na sua empresa também oferece outros benefícios, como:

Processos automáticos

Gestão de inventário, com relação completa de dispositivos em uso, a inserção manual é feita apenas uma vez. Faturas em formato digital são computadas e analisadas em relatórios gerados pelo sistema.

Autonomia para seus profissionais

Com a automação dos processos, sua equipe fica livre para produzir e focar os esforços nas funções geradoras de receita. Isso aliviará o enorme estresse da função de gerenciar planilhas. Como resultado, você ainda terá uma equipe muito mais motivada e produtiva.

Política de uso

Um programa de gestão de despesas de telecom também dá base para que a gestão identifique quais setores utilizam mais o serviço. Com isso, caso identifique excessos a gestão corta-los por meio da política de uso dos serviços TEM. Além disso, a política de uso pode ser usada como uma forma de conscientizar os colaboradores sobre o bom uso do serviço.

Economia

O principal benefício de um programa de gestão de despesas de telecom é a redução de custos dentro da empresa. Isso porque o software de gerenciamento permite uma análise detalhada de todos os custos com o serviço, assim como os pontos de desperdícios provenientes do perfil de consumo dos dos colaboradores.

Tudo isso a partir de relatórios precisos, gerados de forma eficiente e intuitiva, em uma só plataforma. Além disso, esse tipo de programa também auxiliar na identificação de possíveis erros das operadoras nas faturas do serviço.

Como resultado, sua empresa terá uma redução significativa nas despesas, gerando mais economia para o seu negócio.

Centralização de processos

Com um programa de gestão de despesas de telecom todos os processos deste setor ficarão integrados em um só lugar. Com isso, sua empresa poderá fazer um melhor controle de todos os gastos de TEM, seja por dados moveis, fixo ou de voz.

Além disso, sua equipe de gestão de TEM terá como monitorar com mais facilidade a utilização do serviço dentro da empresa, tornando não só a comunicação, mas também a análise de todos os processos do setor de TEM da sua empresa muito mais prática e eficiente.

Diferencial competitivo

Atualmente os programas de gestão de despesas de telecom representam no ambiente corporativo um diferencial para as empresas que o possuem. Isso porque os seus recursos permitem a empresa reduzir custos com mais eficiência, encontrar opções mais atrativas no mercado e assim crescer com um maior custo benefício entre os seus concorrentes.

Importância de se trabalhar com soluções em nuvem

Realizar a gestão de despesas de telecom por meio de um software é uma medida essencial para o bom funcionamento do setor de Telecomunicação da sua empresa. E quando o gerenciamento é feito a partir de uma solução em nuvem a performance e os resultados são ainda melhores. Principalmente porque esse formato proporciona algumas vantagens. A comunicação e troca de dados mais eficaz é uma delas.

Além disso, o sistema online de gestão de despesas de Telecom integrado a esse tipo de tecnologia garante uma integração total dos processos, acesso facilitado as informações e controle de gastos mais eficiente, elevando o potencial de crescimento da empresa e tornando-a mais competitiva.

Como escolher o software de gestão de despesas de Telecom ideal?

Atualmente, é possível encontrar várias opções de softwares de gestão de despesas de telecom. No entanto, para garantir a excelência na gestão de telecomunicação é preciso escolher um programa que atenda as necessidades especificas do seu negócio. Para saber qual é o sistema ideal, é preciso considerar na escolha alguns pontos especificos:

Escabilidade

O software ideal de gestão de despesas de telecom deve ser capaz de se adequar as possíveis mudanças no porte e perfil da empresa. Ou seja, ele deve estar aberto para o aumento de funcionalidades, consumo de memória e para a alta de demanda de produtividade.

Acesso e interface

Para ser ideal, o software de gestão de custos dos serviços de telecomunicações precisa também ter um acesso facilitado e uma interface intuitiva. Isso torna prático a exibição dos dados e facilita a adaptação da empresa ao novo sistema de gerenciamento.

Armazenamento e integração

O software ideal de gestão de despesas de telecom também deve possuir uma alta capacidade de armazenamento para atender o futuro crescimento da empresa. Além disso, ele precisa ser capaz de realizar a integração de forma automatizada dos diversos setores da organização.

Personalização

Outro ponto que não pode deixar de ser considerado na hora de escolher um sistema de gestão de custos de telecom é a personalização. Isso porque o software ideal deve também ser personalizável se adaptando assim as necessidades especificas do negócio.

Fornecedores

Para não errar na escolha do sistema de gestão de despesas de telecom é preciso optar também por fornecedores de confiança. Para isso é preciso buscar por softwares de empresas com credibilidade no mercado e que sejam reconhecidas por seus produtos.

Como podemos constatar, o Excel continua sendo um excelente software, mas não é o ideal para a sua controlar e auditar suas faturas.

Enfim, sua empresa precisa de melhores métodos para gerenciar as despesas com telecomunicações. Recomendamos que procure ajuda junto a um parceiro TEM (telecom expense management) e veja sua empresa prosperar com as melhores práticas do mercado.