Neste artigo abordaremos algumas formas de como aumentar a produtividade da equipe de TI e das equipes em geral. Aproveite a leitura!

Automatizações, integrações e sistemas são a pulsação das operações. Falhas podem comprometer seriamente os processos, assim como a qualidade e eficiência empregadas podem trazer grandes resultados. 

Já ouviu a expressão “a culpa é do sistema?” Ela representa a carga de responsabilidade que abarca a área de TI, e ao mesmo tempo que a expressão acima é empregada com certa sátira, ela traduz o quanto somos dependentes da tecnologia. Então como não se ater a produtividade de uma das equipes de maior dinamismo dentro da sua empresa? 

Os tópicos abaixo representam pontos de atenção para Gerentes de TI atentos ao desafio constante de motivar suas equipes, e com isso aumentar eficiência e produtividade.

Como aumentar a produtividade da equipe de TI – Estabeleça metas inteligentes e saiba como transmiti-las

Para alcançar seus objetivos e elevar a produtividade da sua equipe, prover o estabelecimento de metas é muito importante. Por isso, uma dica é fracionar seus objetivos de maneira que possam ser feitos e gerenciados em partes. Ou seja, para cada objetivo que você estabelecer, será preciso definir uma quantidade “x” de metas até que seu objetivo seja atingindo.

E não basta apenas delimitar metas. Também é preciso que estas metas sejam tangíveis, ou seja, passíveis de serem executadas e alcançadas em um dado período de tempo. Somente dessa forma, será possível estabelecer uma estratégia eficiente que não só melhore a produtividade, mas também promova a autonomia entre a equipe e torne o trabalho será ágil.

Além disso, é essencial que todos os objetivos e metas, assim como as estratégias e expectativas sobre cada projetos sejam repassados para seu time de forma clara. Seus funcionários serão mais motivados e engajados se souberem do seu papel e o objetivo esperado em determinado trabalho. Incentive o sentimento de unidade e participação.

Provenha ferramentas e infraestrutura eficientes e otimize seus processos de trabalho

Se quiser obter o máximo de sua equipe de TI, deve investir nas ferramentas adequadas. Aplicativos corretos irão economizar muito tempo ao automatizar tarefas manuais longas e passíveis de erros. Proporcione visibilidade para todo o time, tornando acessível documentos importantes aonde quer que estejam, através da tecnologia móvel, rede de dados e a nuvem.

Além disso, outro cuidado importante que deve ter é em relação aos seus processos de trabalho. Procure reduzir tarefas desnecessárias, elimine as barreiras que dificultam o trabalho. Certifique-se de que cada relatório, e-mail, ou processo em uso sejam vitais para a entrega de resultados. Pesquise com sua equipe quais os procedimentos que podem ser simplificados ou omitidos, e quais podem ser feitos por terceiros, a fim de agilizar o trabalho.

Mais reuniões regulares e menos relatórios

Não perca a oportunidade de dividir sua visão com o departamento, e compartilhe os objetivos da empresa realizando reuniões periódicas, para que todos estejam no “mesmo barco”. Contudo, evite realizar reuniões em excesso, pois o que poderia servir como ferramenta para otimizar a produtividade da equipe, pode acabar gerando um efeito contrário e se tornando uma perda desnecessária de tempo.

Agora, partindo do princípio de que você possui uma equipe competente e que sabe realizar o trabalho, o ideal é que além do excesso nas reuniões você também evite uma supervisão excessiva e relatórios constantes. O gerente deve facilitar o trabalho comunicando os objetivos e eliminando os obstáculos administrativos. Permita que a criatividade de sua equipe flua através de uma gerência inteligente.

Feedback em tempo real

Reconhecer o sucesso de seus funcionários representa uma das principais formas de motivação para a continuidade do do bom trabalho. Contudo, é interessante que esse feedback seja dado de forma discreta e em tempo real. Por isso, quando uma área precisar de melhorias, fale com os envolvidos, mas em particular.

Preserve a estima dos funcionários e encoraje-os numa relação de confiança, para que saibam sempre em que ponto se encontram nos projetos. Fazendo isso, você mostra para sua equipe que está sempre atento ao que acontece ao seu redor e sabe reconhecer de forma legitima tanto as contribuições quanto os pontos de falha da sua equipe.

Como aumentar a produtividade da equipe de TI – Afaste as distrações

No ambiente corporativo existem vários elementos que podem tirar o foco da equipe de trabalho e contribuir para uma eventual queda na produtividade. Portanto, cabe ao gestor identificar esses elementos e evitar que eles estejam presentes ou sejam utilizados indiscriminadamente no ambiente de trabalho. Sejam mensagens no whatsapp, o uso excessivo de redes sociais ou até mesmo reuniões frequentes.

Entenda que o trabalho é mais produtivo quando feito ininterruptamente. Portanto, faça uma análise no setor e veja quais pontos podem estar servindo para desviar a atenção e o foco dos funcionários. Hoje em dia, já existem soluções que podem auxiliar o gestor nesse monitoramento sobre como sua equipe anda usando os recursos como celulares e outros dispositivos da empresa, assim como na busca de melhorias com o objetivo de manter o foco da equipe voltado para objetivos comuns aos da organização. A gestão de mobilidade corporativa é uma delas. Saiba mais sobre esta solução neste link.

Sistema de premiação e oferta de novas oportunidades de crescimento profissional

Definir metas e recompensá-las – sejam pequenas ou grandes – estimula a força de trabalho. Pequenas metas individuais ou grandes trabalhos em equipe podem ser recompensados financeiramente, através de alguma facilidade ou prêmio. Um programa de bônus claro e bem elaborado é altamente motivador.

Outra forma de manter sua equipe motivada e produtiva consiste em dar chance aos seus colaboradores para encararem novos desafios e responsabilidades. Novas tecnologias, sistemas e práticas de ponta denotam uma liderança que confia na capacidade criativa e inovadora de sua equipe, que certamente fará o melhor para triunfar.

Além disso, com a concessão de novas oportunidades dentro da empresa, os membros da sua equipe sentirão que contribuem de algum modo para o desenvolvimento do negócio e isto resultará em mais motivação para produzir com qualidade e, assim, alcançar novos patamares dentro do setor.

Crie equipes multidisciplinares

Você sabia que a queda na produtividade também é causada por uma composição ruim das equipes? Normalmente, profissionais que apresentam perfis de trabalho semelhantes, tendem a realizar as mesmas funções, enquanto outras atividades são colocadas em segundo plano.

Para evitar que esse tipo de problema aconteça, cabe ao gestor compor uma equipe multidisciplinar. Ou seja, ao invés de buscar somente profissionais com um perfil técnico parecido, invista em perfis diversificados, que incluam também elementos como proatividade, criatividade e liderança.

Dessa forma, você não só aprende como aumentar a produtividade da equipe, como também consegue formar um time mais dinâmico para o ambiente de trabalho e com capacidade de tomar decisões com mais autonomia e assertividade, levando assim soluções inovadoras e que agregam valor ao setor de TI.

Desenvolva programas de avaliação de desempenho

As avaliações de desempenho nada mais são do que estratégias aplicadas para otimizar não só a atuação profissional de cada colaborador, mas do ambiente de trabalho como um todo. Tudo isso de forma natural e sem exercer nenhum tipo de pressão.

Para aplicar essa estratégia na sua empresa, você pode adotar formatos como:

• Avaliação de desempenho feita pelo gestor do departamento
• Autoavaliação por parte do profissional, de modo que ele reflita e reconheça seus pontos de falha, para buscar juntamente com o gestor formas de melhorar seu desempenho
• Avaliação 360° onde todos são avaliados, incluindo gestores e líderes.
• Avaliação realizada por outros membros da equipe

O mais importante nesse processo, não é o modelo adotado, mas a capacidade tanto do gestor, quanto da equipe de avaliar o que não está indo tão bem, bem como o que precisa ser feito para melhorar o desempenho e, consequentemente, a produtividade no setor.

Adote uma melhor gestão de tempo de trabalho

Boa parte da falta de produtividade no setor de uma empresa se deve a uma má gestão do tempo de trabalho. Ou seja, muitas vezes acontece de um membro da equipe gastar horas em processos irrelevantes para a empresa. Com isso, tanto o restante da equipe, quanto a empresa perdem em produtividade.

Para evitar que isso aconteça, adote medidas para um melhor controle do tempo de trabalho do seu time. Procure esclarecer o que precisa ser feito, ou seja, quais são as prioridades do setor. Além disso, estabeleça prazos para o cumprimento das atividades, procurando sempre definir o responsável por cada operação.

Dessa forma, você reduz o número de imprevistos e obtém melhores resultados no seu departamento de TI.

Evite sobrecarregar sua equipe e saiba como aumentar a produtividade da equipe de TI

Outra forma para quem deseja saber como aumentar a produtividade da equipe de TI é usando o bom senso para não sobrecarregar a equipe de trabalho.

Entenda que trabalhar com produtividade é excelente. Mas, excesso de tarefas são o convite perfeito para erros, frustrações e um desempenho ruim no trabalho. Por isso, a melhor forma de encarar o desgaste no trabalho é impedindo que ele aconteça. Como fazer isto?

Muito simples! Uma boa maneira de evitar o desgaste da sua equipe e com isso elevar sua produtividade é promovendo paradas estratégicas durante o expediente. Pode ser uma parada rápida para um café, ou então para um lanche da tarde, por exemplo.

Além disso, o desgaste na equipe também pode ser evitando mesclando atividades de fácil execução com operações mais complexas na programação semanal de cada colaborador.

Adotando essas medidas simples, você consegue promover um ambiente de equipe colaborativo e que sem dúvida impactará positivamente na produtividade da sua equipe de TI.

Administre os objetivos em cascata

Para manter sua equipe envolvida e satisfeita enquanto buscam cumprir as metas de trabalho, é importante que você adote a técnica de gerenciar os objetivos em cascata. Considerada um método importante de governança e gerenciamento em muitas empresas, este método desconstrói bem como traduz metas de um nível de organização para o outro.

Em outras palavras, adotando esta técnica, o gerente descreve todas as contribuições que os colaboradores da sua equipe podem realizar para cumprir as metas até o nível seguinte. Por meio da gestão dos objetivos nesse formato, você consegue fazer com que cada membro do seu time valorize as conquistas em cada etapa e vejam como suas contribuições impactam a realização de benefícios para o negócio.

Como aumentar a produtividade da equipe de TI – Considere novas abordagens e métodos

Não tem como aumentar a produtividade da equipe de TI sem considerar a adoção de novas metodologias mais ágeis que integram as diferentes áreas das empresas e as equipes de TI. Ou seja, é importante para as empresas analisar o trabalho não como uma máquina onde você pode melhorar processos apenas puxando algumas alavancas, mas adotando uma visão holística sobre o ambiente de trabalho e como essa visão pode ser melhor transmitida para a equipe!

Integre essas práticas, que são diretas e indiretas, e valorize o fator humano de sua equipe, ao mesmo tempo em que investe em tecnologia eficiente e prática. Os resultados serão muito mais que satisfatórios.