No cenário corporativo atual, onde há diversas opções de comunicação como telefonia móvel, telefonia IP, Skype entre outros, a adoção de uma política de telefonia corporativa eficiente se faz essencial. Pincipalmente na hora de garantir um controle mais efetivo sobre os recursos e formas de uso dos mesmos na empresa, assim como sobre os impactos disso no financeiro.

É através da política de telefonia móvel corporativa que uma empresa consegue definir quais os recursos e tecnologias serão aplicados em cada setor, como cada recurso deve ser utilizado, as limitações de acesso para os membros da equipe, além de garantir que haja um melhor aproveitamento e gestão dos serviços de telefonia a custos reduzidos.

Acontece que mesmo havendo uma politica de uso já implementada, muitas vezes essa politica não resulta em melhorias efetivas para o setor de telecomunicação. Seja pela ocorrência de falhas durante sua elaboração, pelo fato de que suas diretrizes não estão alinhadas às necessidades reais da empresa ou então por qualquer outro motivo.

Nesse caso, fazer uma analise e promoção de melhorias na política de telefonia corporativa é fundamental. E é exatamente sobre isso que trataremos nesse artigo. Confira a seguir, mais detalhes sobre importância dos serviços e de uma boa política de telefonia corporativa!

Importância de contar com uma política de telefonia corporativa?

Com uma política de telefonia corporativa é importante por vários motivos. Primeiramente, adotando uma política de telefonia corporativa, sua empresa consegue viabilizar a execução de estratégias e ações que visam otimizar o uso dos serviços de telefonia corporativos, disponibilizando aos funcionários, colaboradores e clientes uma comunicação efetiva, que eleve a produtividade da equipe e satisfação de clientes, mas sem elevar os gastos no setor.

Uma política de telefonia eficiente também permite uma melhor adequação quanto a conduta da equipe frente ao uso dos recursos e tecnologias disponíveis no setor de telecom. Desse modo, é possível alinhar o perfil de uso dessas soluções pela equipe ao que a organização realmente espera e precisa para crescer.

Ao elaborar e implementar uma politica de telefonia corporativa eficiente, sua empresa consegue também definir limites de gastos baseados no perfil de consumo de cada cargo ou função. Assim, os gestores tem a capacidade de manter ou promover melhorias contínuas no processo de comunicação entre os departamentos. Mas, sem extrapolar o orçamento destinado a cada setor, otimizando assim os custos com telefonia e comunicação na corporação.

Políticas de Uso da Telefonia – Principais desafios

Como pode perceber, contar com uma política de telefonia é essencial. Principalmente para empresas que desejam obter um maior controle de uso e financeiro sobre o setor de telefonia e comunicação da empresa.

Mas, vale destacar que a implantação de uma política de uso eficiente para o setor envolvem alguns desafios, como:

• Falta de um especialista – Na maioria dos casos o profissional que fica responsável pela gestão dos serviços de telefonia corporativa não é um especialista na área de telecom. Isso faz com que o mesmo não esteja 100% ciente quanto aos objetivos e necessidades da empresa nesse departamento. O que, consequentemente, leva ao desenvolvimento de politicas e estratégias ineficientes e não alinhadas aos propósitos da empresa.
• Orçamentos limitados – O orçamento anual para cada área costuma ser limitado dentro das empresas, na área de telefonia não é diferente. Então ter uma política de uso que ajude nesse controle é importante. Sobretudo porque os custos podem aumentar de forma bem rápida, tendo em vista que as faturas de telefonia são suscetíveis a erros e cobranças excessivas. Ou até mesmo em decorrência do abuso de recurso de telecom.
• Uso particular desmedido – Assim como o orçamento pode estourar, o uso dos recursos de telecom de forma desmedida pode ser um problema. Principalmente quando se trata do uso da rede de dados no celular empresarial para fins particulares.

5 maneiras de melhorar a política de telefonia corporativa da sua empresa

Agora que você entendeu como uma boa política de telefonia corporativa pode ajudar a melhorar a sua empresa é hora de descobrir como se coloca em prática as ações dessa gestão inteligente e estratégica em telecom.

Confira as 5 melhores maneiras de aprimorar a política de uso de celulares corporativos na sua empresa:

1 – Realize um mapeamento interno

Realizar um mapeamento interno é reconhecer de maneira mais próxima o que acontece dentro da sua empresa. Ou seja, entender como é feito o uso do telefone na organização. Para começar faça um mapeamento das áreas dos funcionários. Veja quais se utilizam de celular ou telefone fixo e logo em seguida busque fazer um levantamento das faturas e gastos de cada um.

Tendo o mapeamento em mãos, juntamente com o histórico de contas, agora você deve identificar onde estão de fato ocorrendo os gastos mais altos em telefonia. E, em seguida, comparar com o volume utilizado de telefone de acordo com cada função ou setor buscando o reconhecimento de pontos inconsistentes.

Por exemplo, se o setor de TI apresenta um gasto muito elevado em celular e o setor comercial, que provavelmente deveria gastar mais nesse quesito já que utiliza da telefonia mais vezes, está tendo menos gastos, então essa discrepância encontrada irá revelar uma oportunidade de melhoria que vai impactar diretamente no orçamento da empresa.

2 – Mantenha sua equipe atualizada quanto a política de uso

Um ponto importante na hora de aplicar a política de telefonia corporativa é atualizar sua equipe. Deixe claro para os colaboradores e funcionários sobre todas as diretrizes de uso de equipamentos telefônicos e outros recursos de telefonia dentro da empresa.

Procure definir os aplicativos que serão permitidos em horário de trabalho. Explique quais as circunstâncias em que o uso do smartphone é ou não permitido dentro da corporação. Ou ainda sobre a instalação de apps não aprovados pelas diretrizes da política de uso. Enfim, fale sobre tudo mais que for necessário esclarecer quanto a politica de telefonia da sua empresa.

Além disso, também é importante informar as medidas e sanções cabíveis a serem tomadas caso essas práticas não sejam cumpridas. Quanto mais engajado sua equipe estiver com a politica de uso em telefonia da empresa, mais cientes ela estará sobre a necessidade e resultados de cada ação. O que levará sua equipe a colaborar ativamente para que cada uma delas seja devidamente cumprida no ambiente de trabalho.

3 – Reorganize a distribuição das linhas entre os funcionários

Nesse momento é hora de se perguntar algumas questões, como: será que todos os funcionários da empresa ou do setor precisam de uma linha ao seu dispor? Quais colaboradores realmente necessitam de um celular corporativo? Será que implantar uma política BYOD renderia bons resultados na sua empresa?

Responder e reavaliar essas questões pode ajudar a compreender onde os recursos de telefonia são mais funcionais. E, com isso, redistribuir de forma inteligentes as linhas internas da empresa, para usar a telefonia de modo mais eficiente e estratégico.

4 – Unir a política de telefonia com o MDM

Unir a política de telefonia com o MDM vai garantir que todas medidas sejam respeitas e os recursos de telefonia sejam usados da maneira correta. Mais que isso, essa junção irá facilitar a configuração e administração dos recursos de telefonia utilizados na sua empresa.

Ao unir a política de telefonia corporativa ao MDM é possível evitar ainda comportamentos que levem ao mau uso desses aparelhos telefônicos, tais como:

• Instalações descriteriosas de aplicativos
• Acessos a sites que não condizem com o trabalho
• Uso do telefone fora do expediente.

Como resultado, esse tipo de união contribui na redução de gastos e consumos de dados de internet. E também no uso indevido dos aparelhos viabilizando o uso exclusivamente empresarial.

Ao escolher uma MDM priorize ferramentas que contem com recursos que se adequam às necessidades da sua empresa. Seja o bloqueio de aplicativos, inventário de dispositivos online em tempo real, definições de horários de uso. Ou mesmo recursos como geolocalização de aparelhos, visualização de consumo de dados de internet e outras características que se adequem as necessidades da sua empresa.

5 – Conte com uma consultoria de telecom

Mesmo com a política de telefonia corporativa aplicada, muitas empresas ainda sentem dificuldade na estruturação de um sistema de telecom eficaz. Nesse caso, contar com uma consultoria em telecomunicações para aplicação de auditorias e diretrizes quanto ao uso de telefones fixos, móveis e rede de dados faz toda a diferença.

Uma empresa qualificada tem o conhecimento e a rapidez necessária para agir e gerir melhor o uso dos sistemas de telefonia corporativos, podendo gerar menor perda de produtividade, reduzir os custos e aumentar o lucro em caixa em pouquíssimo tempo.

Contratar os serviços para política de telefonia corporativa de uma empresa de telecom pode otimizar seu tempo e evitar prejuízos ao controlar os gastos, reorganizar e reabilitar contratos e serviços, auxiliar a gestão de telecom interna, apresentar soluções e atitudes viáveis, aumentar a economia em serviços de telefonia e viabilizar o lucro empresarial dispensando gastos desnecessários.

Contar com uma empresa que faça a política de telefonia corporativa para sua empresa não só garante todos os benefícios de uma boa gestão em telecom, como faz com que os resultados sejam ainda mais fáceis de obter!