Para empresas que dependem dos seus recursos tecnológicos para impulsionar seus resultados e gerar receita, fazer uma gestão eficiente desses ativos é essencial. E para isso, investir no tracking de ativos sem dúvida é algo que todo gestor deve considerar.

Afinal, por meio desse processo é possível monitorar e rastrear os ativos de uma empresa, contribuindo não apenas na organização como no controle e gestão dos ativos, impedindo que os mesmos fiquem sucateados, levando assim a uma redução de custos com manutenção e desperdícios dentro da empresa, fatores estes que afetam diretamente sua margem de lucro.

Apesar disso, nem sempre os gestores compreendem muito bem como funciona o tracking de ativos e por isso acabam o implementando de forma inadequada. Ou até mesmo negligenciando esse processo tão importante para a empresa.

Nesse artigo vamos mostrar mais detalhes sobre o tracking de ativos e como implementar esse recurso de forma adequada para começar a desfrutar de todos os benefícios que ele pode oferecer. Confira!

Tracking de ativos: o que é?

Para que entenda a importância e como tornar sua gestão mais eficientes a partir do tracking de ativos, é importante primeiramente entender seu conceito.

De modo geral, o tracking de ativos corresponde a um processo que realiza monitoramento de bens fixos e móveis dentro de uma empresa.

Quando pensamos em ativos referentes a tecnologia é importante que se considere também bens como softwares, computadores, armazenamento em nuvens e servidores adquiridos. Por meio do uso da tecnologia, hoje em dia, é fácil de ter o inventário sendo atualizado de forma simples e automática.

Esse rastreamento que é realizado pela gestão de tecnologia, mantém informações sobre estoques, vida útil de cada tipo de bem, assim como o tempo de uso de cada um.

Por que é importante usar o tracking de ativos?

Algumas empresas realizam o controle dos seus ativos de TI por meio de planilhas feitas no Excel. O problema é que se trata de um processo muito básico quando se pensa nos valores investidos nesse setor.

Quando se usa um sistema de controle que é muito simples, é fácil de se perder nos mecanismos de buscas e há maior dificuldade de compreender os diferentes ciclos de vida de cada ativo de TI. Principalmente, ao que se refere a:

• Renovação e uso de licenças de software;
• Acompanhar o hardware que garantem atualização, manutenção e remoção;
• Valorização de toda a infraestrutura do setor para encaminhamento à contabilidade;
• Conseguir entender com detalhes como está o estoque e as formas de alinhar ele aos objetivos que a instituição possui.

Desse modo, é fundamental que a empresa conte com recursos mais robustos e eficientes para auxiliar na gestão de seus ativos e é justamente aí que entra a importância de implementar o tracking de ativos.

Com o uso desse processo de monitoramento e rastreamento é possível manter o inventário de ativos atualizado. E o melhor, de forma prática e sem perder tempo, já que no tracking de ativos as atualizações são geradas automaticamente.

Como resultado, sua empresa não só manter o controle e organização sobre seus equipamentos, como também faz isso de forma otimizada, o que se reflete diretamente em sua produtividade.

Além disso, com o tracking de ativos o gestor obtem dados sobre tempo de uso e vida útil de cada ativo. Estas são informações úteis, que ajudam a evitar o sucateamento de recurso e futuros prejuízos para o negócio.

Benefícios do tracking de ativos para as empresas

Agora você já sabe o que é, bem como a importância de implementar o tracking de ativos nas empresas. Mas, além do fator organização e controle, há outros benefícios que esse processo oferece e que vale a pena destacar. São eles:

• O tracking de ativos permite a criação e manutenção de um histórico referente ao uso dos ativos na empresa;
• Deixa a coleta de dados mais fácil e amplia o conhecimento em relação ao ciclo de vida de cada equipamento;
• É um instrumento de auxílio na hora de tomar decisões, pois oferece dados atualizados e que são muito precisos, permitindo mais clareza aos gestores;
• Evita que equipamentos e aparelhos sejam perdidos, furtados ou sucateados;
• Permite uma maior análise da estrutura de custos, isso em todos os departamentos onde os ativos estão aplicados;
• Possibilita um gerenciamento adequado dos estoques, inclusive viabilizando a troca de sistemas que estão obsoletos.

Tipos de tracking de ativos de TI

Entender o que é e as razões para investir no tracking de ativos, não é o sufiente para uma implementação seguro e eficiente desse processo. Também é necessário compreender os tipos de tracking de ativos que existem e a forma de atuação de cada um deles.

De modo geral, existem diferentes tecnologias para que seja feito esse rastreamento de ativos. Então, a escolha referente a melhor estrutura de tranking de ativos deverá ser definida pelas necessidades da empresa e modelo de trabalho.

Observe abaixo cada uma das ferramentas que podem ser utilizadas:

Mobile Device Management, ou Gerenciamento de Dispositivos Móveis

O Móbile Device Management ou MDM é um instrumento utilizado para que seja possível o cadastramento de aparelhos, acessos, usuários e perfis. Com ele é possível gerar relatórios para visualização dos ativos que estão registrados. Há alguns modelos de MDM que contam com uma função de GPS, assim a instituição consegue fazer o acompanhamento da localização de cada equipamento que está cadastrado.

QR Code ou Código de Resposta Rápida

Essa é uma das tecnologias mais utilizadas atualmente e possui uma grande capacidade de armazenagem, sendo 100 vezes superior ao código de barras comum. Para gerenciamento de TI o QR Code é aplicado em cada ativo, assim há menor tempo para que as informações desses itens sejam localizadas. No entanto, o cadastramento de cada equipamento ocorre de forma individual e cada um recebe uma etiqueta com seus dados característicos.

RFID

Essa é a sigla para Radio Frequency Identification, que em português significa Identificação por Radiofrequência. Essa é uma tecnologia que permite o rastreamento de ativo através de uso de chips ou tags que ficam aplicadas no próprio equipamento.

Através desse método, mesmo a distância existe a possibilidade de capturar informações e inclusive fazer a leitura de forma remota. Mas, é uma tecnologia um pouco mais onerosa e com algumas limitações.

Pensando em uma aplicação prática, podemos citar o uso de RFID, no pagamento por celular, controle de estoque, etiquetagem de liberação de pedágio e rastreamento de objetos encaminhados pelos Correios.

GPS

GPS é a sigla de Global Positioning Systems, que em português significa Sistemas de Posicionamento Global.

Nesse modelo de rastreamento há uma conexão entre os ativos e o envio de localização deles para um servidor integrado. Essas atualizações são feitas em tempo real, sem necessidade de interação. Geralmente é um tipo de tracking de ativos usado para equipamentos que são mais caros, pois é uma tecnologia que exige um investimento maior se comparado aos demais recursos.

Quando uma localização é alterada de forma inesperada, o GPS emite um alerta de movimentação para o servidor. Mas, vale destacar que ele pode sofrer alteração de sinal devido ambientes internos e ela não monitora o processamento, em si do ativo, somente os dados referentes a sua localização.

Tracking de ativos como otimizar?

Tomando por base tudo que já falamos até agora, é possível entender que o tracking de ativos traz para a empresa muitas vantagens que são críticas e podem modificar por completo o andamento do seu negócio.

Com o uso desses processos a equipe de TI encontra maior eficiência e os líderes conseguem implantar diferentes práticas que proporcionam um setor mais organizado e assim há embasamento para a criação de escala organizacional adequada.

Então, após entender os muitos benefícios ao fazer uso de tracking de ativos é importante que sua empresa pense em evoluir. Por isso, faz se necessário a contratação de uma plataforma que realize o gerenciamento e possibilite que você escolha o processo que reúna as tecnologias mais compatíveis com as suas necessidades.

É através do rastreamento que sua empresa vai garantir melhor controle em relação a entrada e saída de ativos que estão no estoque. Além disso, em sua gestão haverá mais clareza para entender a necessidade de adicionar departamentos ou funcionários na sua empresa.

Sem falar que o controle e organização que o tracking de ativos viabiliza, permite a manutenção de um inventário de TI atualizado onde é possível ter acesso a diversas categorias como período de aquisição, status de uso, garantia, histórico de manutenções, responsável direto pelo ativo entre outras informações.

Portanto, se otimizar o processo de gestão e controle de ativos de TI da sua empresa é o que você precisa, não há caminho melhor do que implementando um tracking de ativos.