Para manter um negócio funcionando de forma saudável e em crescimento constante é preciso focar na redução de custos. Afinal, este é um dos principais aspectos que garante à corporação recursos para investir em inovações e, assim, elevar sua competitividade de mercado.

Mas, embora seja crucial contar com estratégia de redução de custos nas empresas, isso não significa que as despesas devem ser cortadas de qualquer maneira, sem um planejamento. Sobretudo porque cortes nos gastos, quando feitos de forma aleatória, podem comprometer não só a qualidade do produto ou serviço que ela oferece, como também afetar seu crescimento, prejudicar a produtividade, levando muitas vezes à problema ainda maiores.

Pensando nisso, preparamos esse artigo com tudo o que você precisa saber sobre como promover redução de custos na sua empresa. Siga a leitura e entenda como adotar essa estratégia de modo inteligente e sem precisar do aporte de um especialista no assunto. Confira!

Quais são as principais fontes de despesas de uma empresa?

Verificar as fontes de gastos dentro da sua empresa é uma das primeiras estratégias para uma redução de custos eficaz. Afinal, você só terá como identificar as áreas do negócio onde existe uma possibilidade real de poupar fazendo uma análise inicial sobre onde parte os maiores custos da sua organização.

De modo geral, esse é um aspecto que pode variar de acordo com cada empresa. Mas, normalmente existem alguns elementos e setores que são considerados essenciais para manter o funcionamento da empresa e que também representam suas principais fontes de despesas.

O custo com aquisição e manutenção de materiais é um deles. Além disso, a depreciação de móveis e máquinas, deve ser levada em conta na hora da listagem das despesas. As despesas com quadro de pessoal é outro aspecto a ser considerado nesse caso, sobretudo porque os gastos em processos de contratação e demissão podem acabar comprometendo a rentabilidade da empresa.

Agora, de todas fontes possíveis que podem gerar gastos para uma empresa, um dos principais está no setor de serviços.

Serviços de telefonia são grandes fontes de despesas nas empresas

Em relação aos serviços considerados essenciais para o funcionamento de uma empresa, está o setor de telefonia. Mas, apesar de relevante, grande parte dos gastos elevados que uma empresa possui se concentra nos serviços de telecomunicação.

Segundo dados da consultoria Gartner, cerca de 80% das organizações gastam em torno de 15% a mais do que realmente seria necessário com telefonia móvel, fixa e link de dados. Além disso, a falta de controle sobre cobranças em faturas telefônicas, no consumo do serviço em diferentes setores, sobre o inventário e na gestão de contratos acaba se refletindo em mais gastos para empresas no final das contas.

Desse modo ficar atento quanto a essas fontes de despesas é sem dúvida indispensável. Não só para manter um controle efetivo das despesas, como para adoção de ações mais assertivas, voltadas para otimização de serviços e redução de custos.

Estratégias para redução de custos na sua empresa

Agora que você já conhece os principais custos que envolvem uma empresa e a importância de fazer a redução de custos operacionais, veja a seguir o que mais pode fazer além de identificar suas fontes de despesas para que consiga diminuir efetivamente as despesas na sua empresa com autonomia e sem suporte de especialistas.

Faça parceria com seus fornecedores

Uma das formas para redução de custos dentro de uma empresa passa diretamente por seus fornecedores. Saber firmar parcerias duradouras e renegociar preços junto aos seus fornecedores são práticas que permitem ao gestor garantir a qualidade do seu produto ou então serviço e, ao mesmo tempo melhorar sua margem de lucro, gerando uma economia que pode chegar a 30%.

Não cometa o erro de trocar fornecedores apenas considerando o preço com o objetivo de poupar. Sobretudo porque, nessa relação, quando se leva em consideração apenas o preço e não a qualidade do produto ou serviço, geralmente a empresa acaba tendo mais prejuízos do que economia. Então não siga por esse caminho.

Ao invés disso, foque em parcerias duradouras, onde haja trocas que beneficiem ambos os lados. Quando há um bom relacionamento, você consegue obter melhores preços. Além, disso, relacionamentos sólidos com fornecedores permitem:

• Aumentar prazos para realização dos pagamentos;
• Barganhar descontos;
• Renegociar preços dos produtos e serviços;
• Negociar taxas e valores de juro;
• Permutar produtos e serviços;
• Reduzir prazos para entrega de produtos.

No final, todas essas ações acabam se refletindo em menos custos e mais benefícios para sua empresa e clientes.

Estimule a cultura da economia para redução de custos

Para saber como reduzir custos na empresa, não basta focar apenas na execução de medidas práticas voltadas para reduzir despesas. Também é necessário considerar a adoção de uma cultura corporativa que tem como base a economia e o melhor aproveitamento dos recursos e ativos da organização.

A empresa precisa investir em uma cultura de economia, onde todos os envolvidos estejam comprometidos em reduzir os custos dos processos dentro da empresa. Neste quesito é fundamental que sejam criadas diretrizes, assim como haja um maior incentivo de ações pensadas sob uma ótica de economicidade.

Todos os funcionários precisam entender que o uso consciente dos recursos gera redução de custos para a empresa. Quando falamos de uso consciente, inclui desde o fato de não deixar luzes acesas, até a forma como se usa os serviços de telecomunicação dentro e fora da corporação.

Automatize suas tarefas

Quanto mais lenta e burocrática for uma tarefa dentro da empresa, mais despesas ela tende a gerar para a organização. Por isso, pensar em automatizar tarefas é uma estratégia que não só reduz os custos operacionais, sobretudo com recurso humano, como também diminui desperdícios e aumenta a eficiência e concisão das atividades.

Hoje em dia, há diversas operações que podem ser automatizadas. As automatizações mais recorrentes e que apresentam grandes benefícios, são:

• Aplicativos para gerenciamento financeiro;
• Controle de cartão ponto;
• Gestão eletrônica de documentos;
• Gerenciamento de finanças;
• Sistemas de gestão.

Com a automação é possível proporcionar maior suporte estratégico para funções e atividades consideradas essenciais para o negócio. Assim, o gestor pode se dedicar mais aos processos que realmente demandam mais atenção, economizando não só tempo, como recursos financeiros e humanos.

Sem falar que essa redução de custos pode ser revertida em investimentos em setores estratégicos, que vão gerar um retorno financeiro ainda maior para a empresa.

Evite desperdícios e eleve sua redução de custos

O desperdício é o vilão número um de uma empresa, mas sabemos que é um dos pontos mais difíceis de evitar. Sobretudo porque não depende apenas do gestor, está vinculado aos funcionários de cada setor. Por isso, deve ser implantado na cultura da empresa.

As principais fontes de desperdícios dentro de uma empresa, são:

• Aproveitamento ineficiente da mão de obra;
• Dimensionamento errado de serviços de telefonia e internet;
• Falta de gestão de fornecedores;
• Impressões desnecessárias;
• Ociosidade de espaços e equipamentos;
• Utilização de processos ultrapassados.

Esses pontos citados, precisam de uma avaliação constante dentro da empresa, para minimizar os desperdícios.

Otimize sua gestão de ativos

Usar os recursos de forma inadequada também influencia nas despesas de uma corporação. Por exemplo, empresas que não conseguem ter um controle sobre o uso de telefonia móvel por sua equipe acabam sofrendo impactos expressivos no valor das faturas mensais.

Além disso, o mau uso dos da telefonia móvel também pode colocar em risco a segurança dos dados e informações que sua empresa opera diariamente. E o mesmo acontece não só com os ativos de telefonia, mas com todos que fazem parte da rotina corporativa.

Por isso, implementar uma gestão eficiente sobre os ativos da empresa, com medidas restritivas e de incentivo, considerando cada perfil de uso, é algo que ajuda a diminuir os custos da empresa de um modo geral.

Identifique e elimine os gargalos da empresa

Outro ponto que também deve fazer parte das suas estratégias para redução de custos na empresa é saber mapear e eliminar possíveis causas de desperdícios de recursos.

De modo geral, é comum ver empresas investindo valores altos na otimização de atividades e processos que estão diretamente relacionados ao core business da corporação. Mas, sempre esquecem de focar também nas tarefas adjacentes, o que pode acabar gerando alguns gargalos e custos extras para a empresa.

Afinal, os departamentos e a rotina dentro de uma empresa geralmente estão interligados. Sendo assim, se um setor não está operando de forma eficiente, isso acaba refletindo em outro. Dessa forma, não adianta se preocupar em otimizar alguns processos, se não houver o mesmo empenho em segmentos e atividades correlacionadas a esses processos, dificilmente não haverá empecilhos que comprometam de algum modo os rendimentos da corporação.

Adote iniciativas sustentáveis

As iniciativas sustentáveis, contribuem não somente com os custos da empresa, mas também com a manutenção do meio ambiente.

Para isso, a empresa pode investir, por exemplo, na digitalização de documentos. Como estamos em plena era digital, migrar processos para o formato eletrônico e romper com modelos convencionais é uma estratégia que ajuda bastante a diminuir as despesas nas empresas.

Promover a gestão eletrônica de documentos é mais econômica pois elimina gastos com uso de papel e impressões, com alocação de espaço físico para armazenamento de documentos e outros arquivos. Sem contar a economia que se tem por não haver a necessidade de grandes equipes para executar as tarefas, já que grande parte delas são automatizadas.

Além de economia, adotando esse tipo de iniciativa, sua empresa ainda garante mais segurança no processamento e armazenamento das informações.

Portanto, agora que já sabe como promover redução de custos na sua empresa, procure adotar essas estratégias e veja como simples atitudes e mudanças em sua rotina operacional pode gerar um enorme impacto nas despesas da corporação.