Saber como reduzir custos em telecomunicações é algo que está cada dia mais no topo das prioridades das empresas. Isso acontece devido ao papel central das telecomunicações na operação das organizações, e sua característica de suporte à geração de receita e manutenção de negócios.

À medida que as conexões entre a empresa e seu universo aumentam, que mais dispositivos são introduzidos do back office à linha de frente, mais importante a redução de custos se torna para garantir competitividade e eficiência. Sendo assim, quais são os principais pontos de atenção para gestores com a missão de redução de custos em telecomunicações, sem perder qualidade na operação? É exatamente sobre isso que trataremos nesse artigo.

Por isso, continue sua leitura até o final e descubra como reduzir custos em telecomunicações identificando as melhores oportunidades para fazer essa redução ocorrer na prática. Além disso, saiba também como preparar sua empresa e quais ações implementar para garantir uma diminuição nas despesas de telecom sem afetar a produtividade e qualidade dos serviços na sua organização. Confira!

Como reduzir custos em telecomunicações? Onde estão as oportunidades?

De modo geral, podemos dizer que existem vários caminhos que um gestor pode tomar visando a redução de custos no setor de telecom da empresa. Abaixo, listamos alguns dos principais, que oferecem os melhores retornos quando se trata de diminuir despesas com telecomunicação.

Contratos

Aqui, a oportunidade está na otimização dos contratos de telecomunicação. A exigência técnica e de disponibilidade de recursos + serviços só aumenta, vem de todas as áreas da empresa, e a tarifação é complexa. Como telecom é uma parte fundamental da operação das empresas, a despesa gerada por ela é inevitável. Porém, saber como reduzir custos em telecomunicações é algo que todo gestor precisa dominar.

Temos de um lado diversas operadoras concorrendo por clientes corporativos de todos os tamanhos, e de outro uma infinita combinação de serviços e recursos por operadora em termos de duração média para longa. Dessa maneira, a gestão e otimização de contratos se torna complexa e exige seus próprios processos e projetos.

Mesmo assim, em um contrato bem elaborado, que compreende as exigências técnicas ao melhor custo possível, damos um importante passo na redução de custos de telecomunicações. Nós já ensinamos anteriormente todo o passo a passo de uma RFP de telecomunicações, então vale conferir se você quiser mais detalhes.

Inventário

Se falamos em como reduzir custos de telecomunicações, é inevitável não mencionar uma das maiores fontes de despesas, os dispositivos móveis. Por exemplo, se falamos apenas de dispositivos móveis, somos soterrados em novas tecnologias. Não só isso, mas também dispositivos com diferentes funções, presença em áreas que exigiam menos recursos (tablets na linha de produção).

Sendo assim, na gestão de inventário a redução de custos vem por meio do aumento da visibilidade de inventário, facilitando os processos MACD (Mudança, Adição, Câmbio e Desligamento).

Ao longo do contrato, aparelhos precisam de manutenção, são furtados ou precisam ser trocados para upgrade de tecnologia. O controle de inventário é peça central para monitoramento de toda essa movimentação, e evitar subutilização de recursos, atingindo de forma significativa a redução de custos em telecom.

Auditoria e contestação de faturas

Pode se argumentar que evitar pagar despesas que não são legítimas não é necessariamente economizar despesas. Porém, o impacto de se pagar faturas com erros e cobrança é sentido no fluxo de caixa, e gera despesas de operação para a empresa. Sendo assim, garantir que os valores pagos são efetivamente os devidos faz parte de um plano de redução de custos de telecom.

Se falarmos de processos automatizados de auditoria de faturas, este ganho é potencializado, por exigir menos trabalho manual e contestações mais assertivas. Temos no blog um artigo sobre auditoria e contestação que pode lhe dar mais informações sobre o processo.

Gestão do Uso

É fato que há uma explosão de dispositivos individuais para colaboradores da empresa e que estes geram despesas proporcionais ao uso de voz e dados. Sendo assim, é impossível falar de redução de custos em telecom sem falar de gestão do uso.

Sendo assim, recursos como tarifação telefônica, registro de itens de faturamento por usuário e cadastros corporativos tornam-se fundamentais para garantir a saúde do fluxo de caixa e evitar despesas desnecessárias, não relacionadas à atividade central da empresa.

Porém, apenas o monitoramento, sem considerar a orientação ao usuário enfraquece o poder de redução de custos de telecom via gestão do uso. Campanhas de conscientização globais, visando evitar desperdício de recursos, são altamente eficientes para corrigir a rota.

Como se preparar para redução de custos de telecom?

Você sabe onde estão as oportunidades, entende a importância de saber como reduzir custos em telecomunicações, mas por onde começar? Existem quatro itens importantes que fazem a diferença: liderança, rotina, pessoas e tecnologia.

Garantir a adesão das lideranças da empresa para redução de custos de telecom

Projetos de redução de custos de telecom são assuntos delicados, pois geralmente envolvem otimizações internas, e não somente com operadoras e fornecedores. As lideranças da empresa devem entender a importância de uma estrutura de recursos que atende exatamente as necessidades, evitando desperdícios.

Como exemplo, um diretor comercial vai sempre querer a maior disponibilidade de dispositivos backup possível, caso um dos gerentes de conta fique sem o smartphone. É preciso vender a ele a idéia de que um bm contrato garante um backup direto da operadora em até 24 horas, sem custo de aquisição de aparelho que ficará parado no estoque de TI.

Essas negociações é uma compreensão dentro da corporação de que é possível atingir redução de custos de telecom sem comprometer eficiência exige conversa e negociação interna. Sem estes, nenhum projeto desse tipo vai atingir 100% de seu potencial.

Rotinas

A redução de custos de telecom é um processo recorrente. Por exemplo, não somente é importante negociar contratos, mas também acompanhar as mudanças de mercado e tarifas, identificando novas oportunidades. Esse monitoramento ativo também se aplica a mudanças tecnológicas, de processos e de gestão.

Sendo assim, não adianta otimizar processos apenas uma vez e não estabelecer marcos para revisão. Estabeleça prazos, use metodologias como o Agile para responder rapidamente à mudanças no cenário e acione os stakeholders internos sempre que uma mudança for necessária, e peça o feedback deles sobre a qualidade dos serviços de telecom.

Implantação de uma cultura saudável quanto ao uso dos recursos de telecom

Devido à falta de controle na gestão de telecomunicação, muitas vezes o setor fica sujeito a práticas que acabam elevando os custos nesse departamento. Contudo, implementando uma cultura mais consciente no uso dos recursos de telecom é possível reverter esse cenário e diminuir as despesas com telefonia na empresa. Mas, como fazer isso?

Basicamente, existem algumas formas de adotar uma cultura mais saudável no uso de telecom nas empresas. Por exemplo, restringir o uso do telefone corporativo para ligações internacionais a somente alguns perfis e também promover o bloqueio do uso da telefonia em horários que a tarifa é maior são alguns exemplos.

Além disso, adotar uma politica de uso do celular corporativo para comunicação de áudio e vídeo é uma medida que vai ajudar a reduzir os custos com telecomunicação, uma vez que o tráfego de dados é mais barato que o tráfego de voz. E mais, adotando essa medida, você também reduz os custos em atividades que necessitariam de visitas ou viagem, já que existem soluções e sistemas de telecom que permitem a execução de atividades remotamente.

Mas, não basta apenas implementar essas mudanças, sem reforçar para colaboradores e parceiros todos os benefícios que eles e a empresa podem ter com essa nova cultura que vai ajudar e muito a diminuir as despesas no setor de telecom.

Automação e consultoria de gestão de telecom

A atividade de redução de custos de telecom deve visar otimizar despesas também na sua operação. Algumas das atividades necessárias consomem recursos e tempo da área de TI que focam em operação e tiram o foco da estratégia.

Dessa forma, e considerando que há um limite orçamentário de orçamento e pessoas para qualquer área – e TI não é diferente – a automação da gestão de telecomunicações se torna a melhor alternativa em custo x benefício para as empresas.

O uso de plataforma que armazenam dados de contrato, recebem, gerencia de auditam faturas, registram todos os itens de inventário, fazem o controle do uso e dão visibilidade por meio de dashboards e relatórios vira peça central do projeto.

Além disso, essa plataforma pode vir acompanhada de uma consultoria especializada, que não somente vai operar a plataforma, mas trazer equipe especializada. Por exemplo, atividades fora da plataforma como negociação com operadoras contam com a experiência de parceiros com diversos projetos do tipo em seu portfolio, e uma facilidade na conversa com estes fornecedores.

Pronto para buscar redução de custos em telecom?

Sabemos que o assunto é complexo e cheio de particularidades que dizem respeito somente ao seu setor e porte. Como descobrir onde estão as oportunidades de redução para seu negócio?

Por isso, estamos abertos para receber suas dúvidas sobre o assunto. Queremos lhe ouvir e colocar nossa experiência para seu benefício.

Sempre lembrando que estamos no LinkedIn e no Facebook. Adicionalmente, navegue também em nosso blog para conferir outros artigos que vão lhe ajudar a tomar decisões em gestão de telecom.