A automação de processos empresariais contribui muito para o desenvolvimento dos negócios. Ela permite o planejamento, a execução, assim como o acompanhamento de tudo o que o envolve, mantendo inclusive seu alinhamento. Ou seja, as vantagens da automação de processos empresariais representam um diferencial competitivo importante para qualquer negócio.

Os benefícios mais populares e explorados da automação são a redução de despesas e a eficácia que os negócios adquirem. Ela possibilita o mapeamento do fluxo das atividades, a integração de aplicações e o gerenciamento das tarefas. Dessa forma, evita atrasos e gargalos.

Porém, há muito mais a ser conquistado com a solução. Acompanhe esse artigo até o final e saiba mais sobre o que significa automatizar processos dentro das empresas, quais vantagens essa solução oferece e como implementar a automatização de processos na sua empresa hoje mesmo. Confira!

O que é automação de processos empresariais?

Basicamente, a automação de processos empresariais consiste em uma estratégia que usa inovações tecnológicas para otimizar a estrutura e execução de atividades em diferentes setores de uma empresa.

Por meio da automação de processos é possível reduzir as operações manuais, tornando as atividades corporativas muito mais ágeis, simples de executar e com menos falhas.

A verdade é que estamos vivenciando uma grande transformação digital e neste contexto, a adoção de ferramentas e soluções para automação de processo se tornou algo indispensável. Principalmente para organizações que desejam aumentar sua produtividade, reduzir custos operacionais e elevar sua eficiência, se consolidando em um mercado cada vez mais competitivo.

Contudo, os benefícios de implantar soluções voltadas para a automação de processos em diversas frentes da empresa não se resumem a apenas eficiência produtiva e redução de custos. Veja a seguir quais são as outras vantagens da automação de processos e descubra de que forma esta solução pode contribuir para o crescimento do seu empreendimento.

Vantagens da automação de processos

As vantagens da automação de processos são várias. Através da adoção de soluções automatizadas na sua empresa, é possível garantir mais economia de espaço, uma vez que o processo leva à digitalização de documentos. Ou seja, com a digitalização e automação de processos, além de obter um registro permanente dos dados, não é preciso disponibilizar tanto espaço físico para arquivá-los. Além disso, fica muito mais rápido encontrar qualquer documento ou informação nele contida. Ao invés de folhear pastas e pastas de arquivos, basta realizar uma busca no computador.

A produtividade também é maximizada, já que a automação permite que as pessoas usem seu tempo e seu talento para planejar, fazer vendas e inovar. As atividades automáticas ficam para as máquinas. Fora isso, ao automatizar processos na sua empresa, você também eleva a transparência das operações, uma vez que é imprescindível etiquetar e especificar tudo o que faz parte do seu negócio. Dessa forma, você consegue ter uma visão clara e muito mais transparente dos seus ativos.

Contudo, os benefícios da automação de processos empresariais não se resume a apenas isto. Veja abaixo que outras vantagens sua empresa pode obter implementando soluções para automatizar processos na sua organização.

Economia de tempo

A economia de tempo é talvez um dos pontos mais visíveis quando uma empresa passa a automatizar seus processos. Isso porque, tarefas manuais geralmente são mais repetitivas e demandam mais tempo da equipe.

Então, quando os processos que antes eram executados de forma manual, passam a ser automatizados, a agilidade nas operações entra em cena, dando lugar a uma otimização maior do tempo. Como resultado, sua equipe dispõe de mais tempo para focar em outras atividades igualmente importantes no setor, elevando a produtividade e eficiência nos mais diversos setores da empresa.

Acesso facilitado à informação

Uma das vantagens da automação de processos nas empresas que também vale destacar é a facilidade no acesso à informação. A verdade é que o acesso fácil a determinados dados representa hoje um dos maiores desafios de grande parte das empresas. Principalmente considerando o alto nível de competitividade que existe em um mercado que não para de funcionar.

Nesse sentido, a automação de processos surge como uma alternativa para integrar ferramentas e permitir que várias informações sejam centralizadas em um único lugar, com acesso disponível para diferentes setores da empresa. Assim, qualquer membro da equipe, com a devida autorização, pode ter acesso a informações a qualquer momento, levando mais autonomia entre os departamentos e diminuindo os erros em decorrência de falhas na comunicação.

Gestão mais segura e eficaz

Com a transparência e racionalização dos processos que a automação normalmente proporciona, é possível que os gestores consigam ter uma visão macro sobre como funciona a empresa, quais melhorias são necessárias em cada departamento e quais processos são importantes e devem ser mantidos.

A partir dessa visão mais clara, fica fácil para o gestor compreender a realidade na qual sua empresa está inserida e, com base nisso, elaborar planos, bem como estratégias, a curto, médio e longo prazo que estejam alinhadas com a sua realidade.

Havendo uma melhor fundamentação de suas decisões, é possível garantir uma gestão muito mais segura, que impactará diretamente os custos, o mercado a concorrência e seus clientes. No final, os resultados serão os melhores possíveis.

Padronização de tarefas

A padronização de tarefas também é uma das vantagens da automação de processos nas empresas. Assim como acontece nos processos manuais, as tarefas automatizadas também podem ser executadas seguindo um determinado padrão. Mas então, porque investir em automação, se o processo manual também é capaz de seguir um ritmo padronizado?

Na verdade esta é uma objeção que muitos gestores que ainda não adotaram soluções automatizadas possuem. Mas, o fato é que processos manuais estão passiveis de falhas e discrepâncias durante a execução que pode comprometer essa padronização.

Por outro lado, em processos automatizados, essas falhas dificilmente acontecem, o que torna a padronização na execução das tarefas uma marca que fica ainda mais evidente no resultado final da produção.

Maior previsão e o fim dos desperdícios

Antes, quando não havia tecnologia disponível, as projeções empresariais dependiam de palpites, adivinhações e do “achismo”. Não havia pessoal suficiente para monitorar todos os ativos e recursos. Com a automação, as ferramentas propiciam esse monitoramento constantemente. E o fazem com precisão: os dados e projeções das necessidades do negócio tornam-se extremamente assertivos.

Além disso, recursos pouco ou não utilizados são rapidamente detectados em um ambiente automatizado. Quando um funcionário deixa a empresa, por exemplo, seu celular pode ser utilizado por outro. Você se torna capaz de identificar e redirecionar o que não está em uso, evitando desperdícios e gerando mais eficiência operacional para a empresa.

Torne-se onipresente

Não é possível estar em vários lugares ao mesmo tempo. Não para o ser humano. Os sistemas automatizados conseguem, no entanto, rastrear e acompanhar todos os processos, vinte e quatro horas por dia. Não importa em quantos Estados brasileiros ou países sua empresa esteja. E, de repente, você sabe tudo, sobre todos os lugares!

Ou seja, através dos processos automatizados você consegue ter acesso a várias informações, se comunicar em tempo real com sua equipe e tomar decisões de onde estiver. Sem dúvida, a automação de processos servirá como uma importante aliada para que mantenha-se no controle do seu negócio. E trabalhe de forma onipresente quando necessário para garantir uma otimização no fluxo de trabalho e uma melhor gestão.

Como automatizar processos na sua empresa?

Como vimos, as vantagens da automação de processos são várias e impactam diretamente diferentes aspectos da organização. Mas, como fazer para implementar essa solução no seu negócio?

Basicamente, existem alguns passos que você precisa seguir para começar a automatizar suas operações:

1. Faça uma analise realista do seu negócio: Estude a fundo sua empresa, bem como analise seus processos, setores e rotina operacional. Em seguida, identifique quais processos, sejam eles manuais ou não, que poderiam ser otimizados com a automação.
2. Defina as prioridades: Após mapear toda sua rotina operacional, estabeleça quais atividades exigem mais atenção no momento.
3. Procure por tecnologias de automação: Depois que definiu quais tarefas serão automatizadas, o passo seguinte consiste em buscar as ferramentas certas para automatizar suas operações e melhorar seu fluxo de trabalho.
4. Suporte especializado: Em muitos casos, a implantação da automação de processos requer o suporte de consultores que entendem do assunto e podem orientar você para uma inclusão mais eficiente destes recursos na sua empresa e avaliação dos resultados após sua implementação.

Certamente, haverá desafios para implementar a automação dos processos de sua empresa. Será preciso buscar a compatibilidade de integração entre todos os sistemas. E também haverá questões de segurança para resolver. Por exemplo, ao digitalizar todos os documentos, você abre mais oportunidades para a vulnerabilidade.

Contudo, os benefícios são indiscutíveis. A automação de processos permite extrair o que a tecnologia tem de melhor para oferecer ao ambiente corporativo. E quando isso se reflete na produtividade, bem como na redução de custos, fim de desperdício e possibilidade de planejamento assertivo, não há o que questionar.

Então, se sua empresa ainda não optou por essa ferramenta, é hora de ponderar, selecionar um bom parceiro comercial de TI. E investir em soluções que farão sua empresa ser mais transparente, rentável e ativa no mercado.