Manter a transparência dos custos de TI é essencial para que a organização tenha uma saúde financeira confiável. Clientes, parceiros e fornecedores se sentirão mais à vontade para trabalhar com ela. Mas não para aí. A transparência é necessária e importante internamente, sobretudo com os custos feitos com tecnologia da informação, para garantir economia para a própria empresa!

TI é uma área que pode exigir investimentos altos e contínuos se não houver planejamento. Se sua empresa tem despesas “inexplicáveis”, fica difícil controlar o que é gasto e entender os benefícios daquele investimento para a operação como um todo.

Estudos feitos nos Estados Unidos, em 2014, mostraram que o investimento médio em TI das empresas representam mais de 4,2% de suas receitas anuais, e este é um índice em crescimento. Ainda, como algumas empresas não conseguem se planejar antecipadamente e acabam adquirindo tecnologia para sanar emergências e corrigir problemas, apenas 20% do que é gasto é realmente percebido no orçamento geral de TI.

Acompanhe esse artigo até o final e saiba mais sobre a importância, assim como os benefícios de promover uma gestão transparente envolvendo os custos no setor de TI. Além disso, confira também algumas dicas de como implementar essa gestão na prática. Confira!

Transparência nos custos de TI – Entenda sua importância

Uma empresa que se pauta na transparência, ou seja, no compartilhamento de dados e informações relevantes com sua equipe e colaboradores sem dúvida tem muito a ganhar. Afinal, a transparência é a principal base para a confiança. Sem ela, não é possível haver comprometimento, esforço em equipe e muito menos engajamento.

Mais do que isso. O gestor que administrar os custos com TI de forma transparente com sua equipe e parceiros cria um ambiente colaborativo muito mais forte, o que favorece a identificação de meios, processos e soluções para otimizar os custos e favorecer o crescimento da empresa.

Fora isso, uma gestão de custos transparente também possibilita que os funcionários e colaboradores compreendam com mais clareza o real cenário da empresa, assim como suas necessidades, possibilitando ainda a participação ativa deles nas tomadas de decisão.

Ou seja, a partir do momento em que uma empresa conduz seus custos em um determinado setor de forma transparente, isso faz com que seu time passe a confiar e acreditar mais na gestão. Como resultado, há um maior engajamento no cumprimento de metas e tarefas visando a melhoria contínua dos processos internos, assim como uma redução gradual dos custos.

Benefícios de ser transparente nos custos de TI

A empresa que adota uma gestão transparente envolvendo os custos de TI se beneficia de diferentes formas. Entre as principais vantagens de ser transparente nos custos de TI, estão:

Promove um maior controle sobre os gastos de TI

Manter uma transparência nos custos de TI sem dúvida é algo que pode contribuir para controlar os gastos. Isso porque, quando gestores e funcionários conhecem os principais gargalos de despesas em um dado setor, como o de TI por exemplo, eles entendem como o uso irracional de recursos afeta a companhia como um todo.

Dessa forma, alimentar a conscientização sobre a necessidade de usar os recursos de forma estratégica e racional se torna bem mais fácil. Como resultado, esse modelo de gestão transparente acaba promovendo não só um controle, mas uma queda nas despesas de TI, assim como um aumento na produtividade, já que agora os ativos do setor de Ti passarão a ser implementados de forma consciente e sem desperdícios.

Atrair novos investidores

Uma empresa que demonstra claramente de que forma aplica seus investimentos em tecnologia e quais retornos obtém a partir disso sem dúvida é alvo dos principais stakeholders do mercado atual. Por isso, se o seu objetivo é firmar parcerias para elevar seu potencial de investimento e escalar seu negócio, adotar uma gestão transparente de custos na área de TI é o primeiro passo para a conquista desse objetivo.

Conhecendo bem seus gastos e sabendo para onde está indo cada centavo do dinheiro aplicado em TI lhe dará um maior controle dos seus ativos. E você poderá ainda usar esta informação de maneira estratégica para a busca de maiores incentivos financeiros em suas relações externas.

Otimiza o clima organizacional

Manter uma transparência nos gastos de TI é um fator que também favorece a comunicação interna. Afinal, todos estão engajados na busca de um mesmo propósito. Com isso, o nível de confiança e no trabalho que está sendo executado acaba aumentando, o que torna o clima organizacional muito melhor e com menos tensão.

Ou seja, além de contribuir para a saúde financeira da empresa, a transparência dos custos em TI também melhora as relações internas e a comunicação com a equipe, o que possibilita o alcance de resultados com mais agilidade e eficiência, seja visando a redução custos, otimização de processos, mitigação de falhas ou para qualquer outra finalidade.

Como implementar uma gestão transparente nos custos de TI

Como vimos, implementar uma gestão transparente nos custos de TI é um fator indispensável para qualquer empresa. Mas, como fazer isso na prática? Na verdade esta é uma dúvida que muitos gestores possuem e por isso continuam sem ter o devido controle de seus gastos e investimentos no setor de TI

No entanto, há formas de resolver essas questões. Se sua empresa se encaixa nesse panorama, ela certamente vai se beneficiar ao implementar uma gestão de custos de TI transparente. Também conseguirá melhorar a visibilidade do que foi investido ao mudar alguns processos de trabalho.

Para auxiliar você nessa jornada e garantir maior transparência ao lidar com os gastos no setor de TI, separamos abaixo algumas dicas muito úteis. Confira:

O destino dos gastos

Dificilmente você terá um bom controle sobre seus gastos ou mesmo terá condições de adotar estratégias visando a redução de custos se não souber distribuir adequadamente os custos no setor de TI.

A alocação de custos permite a divisão deles em grupos de informação, que se tornam mais fáceis de gerenciar. Pesquise e consulte um profissional da párea para identificar as melhores estratégias e metodologias para alocar os investimentos no setor de TI.

Esta é uma medida que alguns gestores acreditam ser desnecessária, mas que faz toda diferença na hora de compreender em quais aspectos o dinheiro está sendo aplicado e o porque de está investindo em determinadas soluções.

Consciência sobre o investimento feito

Geralmente, usuários finais pedem a compra de soluções e equipamentos para facilitar suas operações, sem ter ideia do quanto isso vai custar. Afinal, o problema é do departamento de TI, certo?

No entanto, quando eles tomam conhecimento dos custos, passam a ter mais cautela em suas solicitações e, consequentemente, a gastar menos. As empresas estão suscetíveis a investir 25% a mais do que precisam simplesmente porque não mostram aos usuários o quanto eles gastam.

Por isso, a melhor forma de implementar uma gestão transparente relacionada aos custos e investimentos em TI é envolvendo diretamente os colaboradores que solicitam tais investimentos. Com isso, você terá mais pessoas participando do processo de transparência de gastos e em iniciativas de redução de custos.

Além disso, incentivando essa participação ativa dos colaboradores, você os mantém motivados a buscar sempre os melhores resultados, pois eles se sentem como peças fundamentais para o desenvolvimento do setor e também do negócio como um todo.

Avalie seu desempenho e não esqueça de rastrear absolutamente tudo

Utilize os dados internos para acompanhar o andamento de seu trabalho. Com métricas simples, você conseguirá desenvolver a cultura de transparência de custos mais enfaticamente, pois conseguirá identificar suas eficiências e ineficiências. Será possível melhorar e otimizar processos e justificar orçamentos.

Além disso, com mais dados e informações em mãos fica mais fácil tomar decisões rápidas e aprimoradas. Por isso, é importante rastrear todos os bens físicos da empresa e também os serviços a eles associados.

O grande diferencial neste quesito é se lembrar de que serviços têm, sim, custos reais inerentes e, portanto, podem ser acompanhados. Geralmente, as empresas identificam como rastrear produtos, mas os serviços ficam sempre de lado. Isso fará a diferença e mostrará que sua empresa sabe como administrar bens no mundo moderno.

Não permita gastos que não se explicam

A criação de uma política de transparência de custos é realmente essencial para colocar a casa em ordem. Há softwares que podem ajudar, ao oferecer tecnologia e conhecimento que lhe dará mais ferramentas para as decisões. Gastos que não têm necessidade de ser simplesmente não podem existir nesse novo panorama. Fique de olho, rastreie e exija correções.

Você não precisa fazer tudo sozinho. Existem empresas e profissionais experientes no setor, que podem ajudá-lo a conduzir essa nova política de transparência por toda a sua empresa. Esses profissionais podem indicar os melhores softwares para ajudar nessa gestão.

Faça uma pesquisa, converse com parceiros e clientes e procure caminhos para obter a transparência em seu setor. Com saúde financeira, sua empresa irá mais longe e, consequentemente, propiciará mais segurança e estabilidade a seus colaboradores. Dê o primeiro passo!