Qual é a importância dos custos de telefonia em todos os setores da empresa? Como se dá a utilização das telecomunicações em Recursos Humanos, na área financeira, na área de produção, no setor de vendas e na logística? O que fazer para minimizar os custos com telefonia sem afetar o desempenho e a qualidade dos processos internos?

O empresário com visão deve saber que telecom deve ser aplicada como instrumento de avanço, de desenvolvimento, em todas as áreas empresariais. No entanto, os recursos de telecom devem ser utilizados com controle absoluto sobre os seus custos e há como otimizar esses recursos com o controle das despesas. Entenda como é possível manter controle sobre os custos de telefonia. Além disso, veja também o que fazer para diminuir os custos de telefonia na sua empresa adotando algumas medidas estratégicas.

Tenha a visão do negócio

A visão do negócio é o estado projetado para a empresa em determinado momento futuro. Uma visão estratégia de qualquer negócio é a projeção de um cenário que servirá como guia para a obtenção de metas, que devem ser estabelecidas com base em dados concretos da realização empresarial desde seu início, criando assim metas específicas, que podem ser alcançadas com a aplicação dos recursos disponíveis na própria empresa ou que podem ser conseguidos sequencialmente, através de metas alcançadas.

O setor de Telecom deve ser envolvido nessas metas, pois influencia diretamente no potencial produtivo da empresa e oferece muitas oportunidades de obter economia. Sendo assim, é fundamental para o gestor que deseja reduzir os custos de telefonia, adotar uma visão estratégica e definir metas também sobre os processos no setor de telecomunicação.

Unifique as telecomunicações

A unificação das telecomunicações é o ponto primordial para delimitar suas condições de crescimento. É preciso estabelecer como os colaboradores utilizam os dispositivos para seus respectivos objetivos de negócio, as funções desses colaboradores e a qual unidade pertencem dentro da organização.

Definindo os perfis de usuários, tanto de dispositivos fixos quanto móveis, pode-se criar um cronograma realista da utilização de telecomunicações e, através desse projeto, unificar o máximo possível todos os dispositivos, associando-os aos respectivos contratos com as operadoras, para que se possibilite um controle efetivo sobre as despesas decorrentes de Telecom.

Estabeleças as métricas

A contratação de profissionais que possam traçar um plano de utilização de Telecom deve ser feita com critério. O empresário precisa ter consciência de que a implantação de um novo modelo de operação não é feita da noite para o dia. Um processo desse tipo exige alinhamento de acordo com o momento presente da empresa.

Trata-se, portanto, de encontrar profissionais que possam efetivamente fazer o levantamento e estudar as melhores práticas, criar políticas de utilização e controle. Entre as necessidades de Telecom deve ser prioridade a proteção dos dados empresariais e dos colaboradores, encontrando-se maneiras de blindar todos os dispositivos, para assegurar a confidencialidade de todos os processos. A implementação desse processo deverá oferecer condições adequadas que entenda o momento da empresa.

Promova resultados

Os resultados alcançados com a implantação de um novo projeto deve ser do conhecimento de todos os usuários. Fornecer informação sobre o novo projeto irá promover a colaboração de todos, sempre ressaltando que essa colaboração é importante para o desenvolvimento empresarial e para a realização de todas as obrigações dos diversos níveis empresariais.

O treinamento dos colaboradores é o ponto chave para a promoção dos resultados alcançados. Periodicamente deverão ser realizados encontros e informações sobre a implantação e modificações realizadas, conseguindo assim a confiança dos colaboradores. 

A transparência dos negócios empresariais deverá ser a tônica para a obtenção dessa colaboração e da consequente confiança. A terceirização do processo pode facilitar desde o levantamento das necessidades até a implantação do processo. Neste item entram, principalmente, o conhecimento de tecnologia e a grande redução dos custos envolvidos.

Empresários, gerentes e diretores de TI de médias e grandes empresas devem estar cientes de que a terceirização é a melhor prática para os negócios. Portanto, a busca por um parceiro qualificado é o primeiro passo para o sucesso!

Os custos de telefonia estão elevados? Saiba como reduzi-los?

Os custos de telefonia muitas vezes representam despesas expressivas nas empresas. E em meio a um cenário econômico instável como o do Brasil, a necessidade de reduzir custos nas organizações sempre existe. No setor de telefonia não é diferente.

Por isso, adotar soluções funcionais e inovadoras que sejam capazes de promover um controle estratégico dos seus gastos e, assim, reduzir os custos de telefonia sem comprometer a qualidade e o desempenho do setor é fundamental. Abaixo, separamos algumas práticas que podem ajudar você a diminuir as despesas com telefonia na sua empresa. Confira!

Avalie o contrato com as operadoras de telefonia

Muitas operadoras de telefonia não respeitam o que foi estipulado em contrato e acabam realizando cobranças indevidas, ou então adicionando serviços extras sem a solicitação do contratante. Com isso, os custos da fatura telefônica aumentam, contribuindo ainda mais para a elevação de gastos no setor de telecomunicação da sua empresa.

Por isso, uma das medidas iniciais que todo gestor deve tomar é buscar uma consultoria especializada em telefonia para analisar os contratos de telefonia, assim com as faturas atuais e certificar de que tudo está sendo cumprido como deveria, ou ainda para verificar se estão ocorrendo cobranças indevidas pela operadora de telefonia.

Havendo a presença de falhas na cobrança das faturas, ou mesmo a inclusão de serviços não previstos em contrato, é possível solicitar às operadoras a revisão sobre os valores cobrados. Além disso, havendo a comprovação sobre valores cobrados indevidamente em faturas já pagas, você pode reaver os valores pagos de até 3 anos anteriores à data da constatação do erro.

Adote estratégias junto aos seus colaboradores

Atualmente, existem algumas práticas que as empresas adotam no sentido de otimizar a comunicação com funcionários e colaboradores, sem elevar os custos com telefonia. Uma delas é o uso cada vez mais constante dos dispositivos móveis.

Por meio do celular é possível efetuar ligações usando a internet ou os dados móveis, o que diminui a conta telefônica ao final do mês. Mas, para estratégias como essas surtirem bons resultados, é preciso haver uma orientação dos colaboradores. Além disso a adoção de uma política sobre o uso desses dispositivos nas empresas também irá contribuir para evitar problemas, como uso indevido dos dispositivos para fins pessoais, por exemplo.

Se o objetivo for extrair o melhor dos dispositivos móveis para comunicação da empresa, além de promover uma redução nos custos de telefonia a partir dessa estratégia, uma boa dica é contar com uma gestão de mobilidade corporativa.

Por meio deste serviço é possível ter um maior controle sobre a logística dos seus dispositivos, assim como sobre a forma como sua equipe usa estes aparelhos na empresa. Além disso, uma boa gestão de mobilidade também proporcionará mais segurança quanto as informações que estão sendo trocadas por meio desses dispositivos.

Aprimore os processos internos

Outra forma de reduzir os custos de telefonia é promovendo melhorias constantes em seus processos internos. Por exemplo, você pode integrar sistemas e ajustar o fluxo de trabalho visando encontrar falhas que possam estar provocando o aumento dos custos de telefonia.

Mas atenção! É importante que esse aprimoramento seja feito de forma consciente e direcionada. Para isso, se basear em pilares como qualidade, custo e agilidade é indispensável. Afinal, de nada adiantar investir em produtos mais baratos, se eles não proporcionam a qualidade que sua empresa precisa ou ainda se os mesmos comprometem a agilidade dos processos.

O ideal nesse caso é promover mudanças focando no equilíbrio. Então, conhecer bem a sua realidade atual e aonde deseja chegar é algo que irá ajudar bastante na escolha das melhores ações para estruturar e melhorar a gestão de processos no setor de telefonia.

Controle de inventário

Muitos gestores não conseguem visualizar a importância de um inventário para a gestão de telecom. No entanto, esta é uma poderosa ferramenta que ajuda na identificação dos gargalos que estão aumentando os custos de telefonia e consumindo os recursos da empresa. Através do inventário é possível, por exemplo, saber qual linha telefônica está em desuso na empresa.

Com o crescimento da organização, é possível que algumas linhas, ainda que sem operação na empresa, não foram completamente desativadas. Com isso, elas podem representar ainda mais gastos no setor de telefonia, uma vez que está pagando por linhas que nem usa mais.

Por isso, manter esse controle através do inventário também é uma medida que pode ajudar sua empresa a reduzir custos. Se por ventura  ainda não possua um inventário do setor de telefonia, algumas empresas especializadas em gestão de telecom que prestam esse tipo de serviço podem ser grandes aliadas nesse sentido.

Inovação é a chave

Inovar nos processos de comunicação é a chave para alcançar reduções significativas nos custos de telefonia. Isso porque, com o avanço da tecnologia e internet, novas soluções que otimizam processos em comunicação surgem a todo momento. Inclusive, algumas delas são exclusivamente voltadas para melhorar o desempenho dos processos internos e, consequentemente, reduzir as despesas com comunicação.

Para identificar quais soluções são as melhores para o seu negócio, é importante mapear os processos, assim como conhecer o perfil da sua equipe, parceiros e publico que atende. Dessa forma, além de reduzir custos de telefonia, você também otimiza a performance financeira da empresa adotando boas práticas também em outros tipos de comunicação.

Agora que você já sabe mais a respeito dos custos de telefonia e o que fazer para diminuir as despesas no setor de comunicação da sua empresa, não perca tempo. Coloque agora mesmo as dicas acima em prática e conte com a Mobilit para auxiliar você na gestão de telecomunicação do seu negócio. Entre em contato conosco e conheça mais sobre nossos serviços!