A quantidade de empresas fornecedoras de Telecom Expense Management no mercado demonstra maior conscientização na gestão das despesas telecom. Mas e você, está satisfeito com os resultados apresentados pelo seu fornecedor de TEM? Será que terceirizar gestão de Telecom está sendo bom para sua empresa?
Segundo pesquisa publicada pelo Instituto Gartner, até 2014, 80% das organizações irão gastar em média 15% a mais do que deveriam com comunicação móvel. As telecomunicações, portanto, estão entre as despesas mais altas do orçamento de uma empresa. Então, mal gerenciadas geram enormes desperdícios.
Nesse sentido, portanto, é indispensável acompanhar os resultados apresentados pelo seu fornecedor de TEM. Mas, como saber se terceirizar gestão de telecom é uma boa opção ou então se os fornecedores são realmente eficientes? Se a economia prometida está sendo entregue? Como escolher o melhor para sua empresa?
Terceirizar Gestão de Telecom: Tenha Melhores Resultados
Para não ter preocupações em dobro, siga o check list abaixo. Pois, ele foi baseado nas melhores práticas de gestão de telecom. Assim, você pode saber mais sobre as soluções que devem (ou deveriam) ser oferecidas à sua empresa:
GESTÃO DE CONTRATOS
Estrutura, monitora e otimiza os contratos de telefonia fixa, móvel e dados, centralizando todas as informações sobre a documentação contratual. Analisa, portanto, periodicamente os contratos, visando os melhores patamares de tarifas, tecnologia, SLAs e condições operacionais segundo sua faixa de gastos.
Verifique se ao terceirizar gestão de telecom, o responsável pela gestão de contratos cumpre esses 3 principais requisitos:
- Acesso online às informações
- Garantia de melhores tarifas
- Otimização do que é contratado x utilizado
GESTÃO DE INVENTÁRIO
Identifica, cadastra, monitora e atualiza as informações referentes aos recursos de telefonia fixa, móvel e dados. Monitoramento online e otimização do escopo contratado x utilizado para redução do impacto negativo por disponibilização inadequada de equipamentos e recursos de telefonia aos usuários finais.
Veja no check-list se ao terceirizar gestão de telecom, o seu fornecedor realiza estas operações na gestão de inventário:
- Estruturação de inventário
- Análise e otimização
- Roll-out de dispositivos
GESTÃO DE FATURAS
Unifica, centraliza, cadastra, importa, audita, contesta, aloca e paga mensalmente todas as faturas de telefonia fixa, móvel e dados. Gerenciamento mensal de faturas, com possibilidade de auditoria retroativa, racionalizando o processo de recebimento, rateio de despesas, cadastramento e pagamento, identificação e contestação de valores pagos indevidamente.
Por isso, há a identificação de oportunidades de melhorias de processos e redução de custos. Certifique-se de que a gestão de faturas cumpre com:
- Eliminação de pagamentos indevidos
- Alocação correta de recursos de telecom
- Redução de custos operacionais
GESTÃO DE USO
Disponibiliza informações referentes à utilização de cada recurso por cada usuário, então, as compara com a política de uso. Mensura, monitora, centraliza, organiza, divulga, racionaliza e gerencia a utilização dos recursos de telecom. A sua gestão de uso faz:
- Monitoramento de uso
- Estruturação da política de uso
- Otimização da utilização
CONSULTORIA TEM
Utiliza a expertise em gestão de despesas de telecom (TEM) e através dos dados fornecidos pelo monitoramento. Assim, identifica oportunidades de melhorias e redução de custos.
Garante oportunidades de redução e melhorias em contratos, inventário, faturas e uso da telefonia móvel e dados. A consultoria oferecida à sua empresa realiza:
- Análise de dados
- Busca a redução de custos
- Otimização do custo-benefício
Gestão de Custos Telecom: boas práticas do fornecedor de TEM.
Nessa mesma linha, se nota que a consultoria é um processo árduo, que envolve várias fases, justamente por tratar das complexidades do universo Telecom nas empresas. A sua gestão deverá encontrar pontos de vazamento e má utilização que poderão ser otimizados. Com isso, será visível a redução de despesas nas faturas subsequentes.
Na prática, se a auditoria e verificação de faturas são feitas dentro de 1 mês, e as medidas corretivas aplicadas, no mês seguinte, portanto, o cliente já irá notar boa economia nas faturas. A automação de tarefas, como o pagamento de faturas eletronicamente, monitoramento do inventário e rateio de despesas também estão entre os itens esperados.
As informações sobre suas faturas e despesas são assunto sério, e devem ser gerenciadas por quem sabe o que está fazendo!
Enfim, o seu investimento tem de valer a pena e deve ser mensurável e tangível. Por isso, estar atento se o seu fornecedor de Telecom dá resultados satisfatórios é essencial. Empresas idôneas disponibilizam estudos de casos de sucesso para análise. Além disso, devem detalhar os procedimentos utilizados, por exemplo: auditoria/contestação/automação/gestão.
Por isso, ajuda a esclarecer por que é indispensável ter o olhar voltado para otimização nesta área e, consequentemente, há meios de monitorar os resultados do seu fornecedor de TEM.
Concluímos que ao terceirizar gestão de telecom, a parceria entre sua empresa e seu fornecedor de TEM deve ser sólida, pois haverá um intenso compartilhamento de dados. Competência, seriedade e visão de mercado são fundamentais para o sucesso.
5 motivos para terceirizar a gestão de Telecom
Agora que você já viu os resultados que pode ter com a terceirização do serviço de telecom, veja abaixo 5 motivos terceirizar gestão de telecom da sua empresa!
1. Tempo para se dedicar ao core business
A rotina de um gestor é repleta de atribuições, ocupando assim boa parte do seu tempo na empresa. Dessa forma, um dos principais motivos para terceirizar a gestão de telecom é ter mais tempo para se dedicar ao core business da sua empresa. Ou seja, ter tempo para se comprometer com o centro do seu negócio e que te diferencia da concorrência.
Isso porque a gestão de telecom alem de exigir muita atenção e dedicação, exige também muito tempo para execução de todas as etapas. Dessa forma, quando o gestor se responsabiliza por esse setor, a gestão de telecom acaba atrapalhando na tomada de decisão. Além disso, a uma boa gestão de telecom exige preparo especifico e o uso de ferramentas adequadas.
Portanto, para poupar as suas energias com o setor, terceirize o quanto antes a gestão de telecom. Feito isso, passe a se dedicar mais no relacionamento com os clientes, lance novos produtos e melhore aprimore serviços. Dessa forma, a gestão de telecom estará na mão de profissionais capacitados e você alcançara melhores resultados como gestor.
2. Ter profissionais experts trabalhando a favor do seu negócio
Outro motivo para terceirizar a gestão de telecom é poder contar com profissionais altamente capacitados e com experiência na área sem precisar contratar. Isso porque as empresas especializadas em gestão de telecom já possuem uma equipe de profissionais treinados e acostumados a lidar com as demandas que o setor exige.
Dessa forma, alem de melhorar a qualidade dos resultados já obtidos na gestão, ao contratar a empresa especializada em gestão de telecom os custos com os colaboradores inexperientes diminuem. Além disso, com a equipe de profissionais capacitados da terceirizada, os colaboradores da sua empresa podem se dedicar integralmente aos seus devidos setores.
Por outro lado, caso deseje ter a própria equipe de gestão de telecom, você terá que investir alto em treinamento e ferramentas próprias para o setor, aumentando muito os custos com o setor. No entanto, visto do lado prático, terceirizar a gestão de telecom é a melhor escolha que um gestor pode ter dentro de uma empresa, pois o custo-benefício é altíssimo.
3. Possuir análise detalhada dos gastos
Se você decidiu investir em uma equipe própria de gestão de telecom mesmo sabendo que terá gastos altos e desnecessários com tal ação, então você até pode chegar ter uma boa análise das faturas. Já se você escolheu por terceirizar a gestão de telecom, então você terá a garantia de que terá uma análise detalhada de todos os gastos do setor de telecom.
Isso porque, a analise de gastos do setor exige o controle de inúmeras linhas de telefone e também o controle do uso dos equipamentos. Portanto, sem o devido preparo profissional e experiência na área, erros podem passar despercebidos pela sua equipe. Dessa forma, o acumulo de pequenos erros podem significar uma perca significativa para sua empresa.
Já ao terceirizar a gestão de telecom, a empresa contratada atuará de forma profissional e com o auxílio de ferramentas tecnológicas indispensáveis para o setor. Além disso, uma boa empresa especializada em gestão de telecom possui experiência suficiente para lidar no setor. Dessa forma, erros que surgirem podem ser reparos rapidamente e com eficiência.
4. Sanar as necessidades da empresa
Por conta da correria do dia a dia, muitos gestores não dispõem de tempo hábil para pesquisar sobre os planos das operadoras existentes. Dessa forma, muitos acabam contratando o plano da operadora mais barata ou daquela que surgiu primeiro em mente. Como se pode imaginar, essa ação apenas prejudica a empresa e geralmente acarreta em taxas adicionais.
Isso porque para que a empresa precisa contar com uma operadora capaz de atender as necessidades da empresa e que não limite o seu crescimento. Em outras palavras, os serviços de telecom deve acompanhar as necessidades especificas da empresa de modo que a comunicação interna e externa não seja prejudicada em nenhum momento.
Ao terceirizar a gestão de Telecom a própria contratada será responsável por avaliar os diferentes tipos de planos e por escolher uma operadora que ofereça escalabilidade a sua empresa. Dessa forma, o gestor não precisa se preocupar se o plano contratado será ou não suficiente e nem com a cobrança de taxas extras exorbitantes ou de serviços adicionais.
5. Entender a “língua” das operadoras
A grande reclamação de muitos gestores é a dificuldade de comunicação com as operadoras contratadas. Com isso, por mais que tentem ter o conhecimento básico do setor, muitos gestores acabam pagando por serviços que desconhecem. Ou seja, apenas pagam as faturas telefônicas no piloto automático por não saberem como contestar e se devem contestar.
Ao terceirizar a gestão de Telecom, esse problema não ocorre. Isso porque as empresas do setor possuem domínio de todos os termos técnico e são experientes na comunicação com operadoras. Dessa forma, eles repassam com eficiência todas as informações necessárias ao gestor da empresa de modo que o mesmo não tenha mais dúvidas e entenda o setor.
Para isso, as empresas especializadas em gestão de telecom disponibilizam ao gestor da empresa relatórios simples e relevantes que podem ser acompanhados de forma virtual. Alem disso, a terceirizada garante os SLAS descritos em contrato. Dessa forma, o gestor entende de forma dinâmica, rápida e simples o que está pagando em serviço de telecom.
Agora que já sabe os atributos e benefícios que e terceirizar gestão de telecom pode oferecer para sua empresa, está convencido da importância desse suporte especializado? Então pare de perder tempo e contrate o quanto antes uma empresa especializada em gestão de telecom!
