Antes de falar de gestão de projetos, vamos falar de filosofia um pouco. Primeiramente, considere isso: a solução para complexidade é simplicidade. Algumas atividades que realizamos são automáticas, fazemos sem pensar. Outras exigem etapas, considerações sobre o valor do que vamos fazer, se temos o que precisamos para chegar nesse objetivo, etc. Enfim, organização.
Mas lembrando, complexidade exige simplicidade: organização é necessária para simplificar a execução. Dessa forma, uma pessoa organizando uma viagem de férias ou um gestor de TI decidindo o destino de 1200 dispositivos móveis precisa de habilidades de gestão de projetos para organizar e simplificar a execução de atividades complexas.
Neste artigo vamos detalhar o conceito de gestão de projetos e ir além: vamos principalmente identificar os caminhos que asseguram sucesso na atividade, como um gestor preparado faz a diferença e vamos amarrar tudo trazendo o assunto para a gestão de telecom. Pronto para descobrir como melhorar sua gestão de projetos na prática? Boa Leitura!
O que é um projeto?
“Projeto” é um daqueles termos que é fácil entender mas difícil definir. Vamos começar com sua definição primeiramente, para entendermos melhor as metodologias de gestão de projetos.
Projeto é o detalhamento de um empreendimento a ser realizado no futuro, de seu início a seu fim, primeiramente apoiado por informações confiáveis e considerando seus objetivos, resultados esperados, prazos, recursos e etapas, realizado por indivíduos ou empresas de forma cuidadosa.
Nesse momento, vale quebrar um pouco a definição para um melhor entendimento:
Definindo gestão de projetos
Depois que falamos de projeto, definir a gestão ficou um pouco mais fácil.
Gestão de projeto é a utilização de metodologias, processos e recursos humanos, financeiros e de infraestrutura para a realização eficaz e eficiente de um projeto, a partir de seu planejamento à sua execução, passando por seu monitoramento.
Esta definição traz as três etapas macro de gestão de projetos:
- Planejamento – Determinar a validade da empreitada, seus objetivos e as etapas e recursos necessários para a execução é a espinha dorsal da gestão de projetos. Dessa forma, é o mapa para chegarmos onde queremos chegar e, quase tão importante, como vamos chegar e se o destino vale a pena.
- Execução – Nesse sentido, a execução alimenta o mapa desenhado no planejamento. Assim como em um GPS, a execução tem o objetivo de navegar os recursos em direção ao resultado esperado. Sendo assim, é necessário orquestrar os recursos e colocá-los para trabalhar.
- Monitoramento – Finalmente, só planejar e executar não basta na gestão de projetos. É preciso entender se o projeto está sendo executado dentro das etapas previstas, com o uso previsto de recursos e atingindo os marcadores necessários. Dessa forma, é o monitoramento que pode acender uma luz amarela de atenção, mostrando necessidades de correção: não se pode chegar ao final do projeto para descobrir que ele não entregou o resultado esperado.
Gestão de projetos tradicional ou metodologia ágil?
A gestão de projetos não assume um modelo único: existe uma grande variedade de metodologias que podem ser seguidas, de acordo com a cultura da empresa, os recursos disponíveis e o tipo de projeto. Sendo assim, é importante conhecer as opções mais populares, que se dividem em dois grandes grupos:
Metodologia tradicional de gestão de projetos
Os métodos tradicionais de gestão de projetos tem em seu melhor exemplo o PMBoK (Project Management Book of Knowledge) são conhecidas por sua estrutura rígida, sendo assim pouco aberta a mudanças de curso e com foco na execução 100% alinhada ao planejamento.
Além disso, a metodologia tradicional tem mais ênfase no planejamento aqui, a execução apenas é seguir o que foi exaustivamente planejado. É um método que prioriza a segurança, e geralmente usado em empresas com muitas camadas de aprovação, com cultura de microgerenciamento e em projetos com prazos mais longos, que não demandam urgência.
Metodologia ágil de gestão de projetos
A metodologia ágil entrega justamente o que o nome propõe: é um tipo de gestão de projetos que valoriza a velocidade, com um prazo encurtado entre planejamento e execução, e uma observação mais cuidadosa de indicadores para definir mudanças de curso com rapidez.
Por essas características, a metodologia ágil é menos presa a documentação de processos, e foca mais em pessoas e interação de equipes que em processos e recursos. Além disso, e pelo foco na execução, a metodologia se baseia em entregas rápidas que são testadas e aprimoradas por meio da observação.
Sendo assim, ela é recomendada para gestão de projetos que devem responder com rapidez a tendências e necessidades de mercado, por isso é amplamente utilizada no desenvolvimento de softwares. Seus modelos mais populares são o Scrum e o Kanban.
O papel do gestor no gerenciamento de projetos e as áreas de conhecimento
O gestor de projetos trabalha como um maestro: tanto quanto uma orquestra é feita com dezenas de instrumentos, um projeto administra dezenas, centenas de recursos, de vários tipos: pessoas, dinheiro, tempo, infraestrutura, etc.
Sendo assim, o gestor lida com as principais áreas de conhecimento em gestão de projetos, assumindo exclusivamente a responsabilidade ou delegando. Estas são as áreas.
Integração e escopo do projeto
Algumas das atribuições exclusivas do gesto de projetos, envolvem justamente a orquestração que falamos acima, do termo de abertura até o encerramento do projeto. Sendo assim, ele é responsável por interligar recursos, processos, pessoas e análise.
Além disso, o gestor de projetos também se encarrega da área que se dedica a medir o esforço necessário para a execução perfeita do projeto, incluindo decompor o mesmo em partes executáveis e mensuráveis, chamadas de pacotes de trabalho. É a hora onde o projeto ganha seu esqueleto.
Cronograma e custos do projeto
Um projeto precisa ser executado em um prazo exequível, mas também ser alinhado com a urgência e orçamento que a empresa dispõe. Dessa forma, a área de conhecimento de cronograma envolve mapear, sequenciar e determinar a duração de cada atividade dentro do projeto. E claro, aqui entra também o monitoramento do cronograma, identificando gargalos que podem atrasar todas as outras etapas em cascata.
A determinação precisa de custos do projeto está intimamente ligada à sua rentabilidade e a decisão de proceder ou não. Por isso, tão importante quanto a estimativa precisa é garantir que o orçamento seja cumprido. Por exemplo, em um projeto de renegociação de contratos é necessário fazer uma estimativa dos custos com o esforço de um projeto de concorrência entre operadoras versus o resultado que pode ser obtido com esse esforço.
Qualidade e Recursos do projeto
Parece uma área um tanto óbvia, mas a gestão de qualidade sistematizada garante que boas práticas sejam multiplicadas para futuros projetos e erros sejam aprendidos para não se repetirem. Vale lembrar que aqui falamos de qualidade na execução das etapas do projeto, não o produto final (apesar de muitas vezes um estar relacionado ao outro). É a área que define o que é uma atividade bem feita, suporta e mede sua boa execução.
Além disso, quando falamos de custo, isto envolve também os recurso financeiro. Porém, recursos de equipe e físicos também estão nesta área, e precisam de uma visão mais próxima. Assim como nos outros recursos, esta área envolve medir o que será necessário e acompanhar se estes estão sendo usados adequadamente. Por exemplo, se o projeto envolve o aluguel de uma máquina, onde em nossas instalações vamos acomodar o equipamento?
Riscos e Aquisições do projeto
Olhar para o futuro envolve risco. Sendo assim, vamos estabelecer que a existência de risco não necessariamente inviabiliza um projeto, mas antes de iniciar um precisamos mapear todas as possíveis brechas que podem impactar os resultados. Nesta área, é preciso antecipar possíveis obstáculos, como eles serão tratados, qual o impacto deles frente à sua complexidade, qual a resposta a eles e como medí-los.
Assim como os riscos, também é importante que o gestor de projeto se atente quanto as aquisições. Primeiramente, vamos voltar ao exemplo do aluguel da máquina: existem opções disponíveis no mercado? Como vamos realizar o aluguel? Finalmente, quem são os fornecedores? Esta área dedica-se a estas quetões, e a gerenciar a relação com fornecedores.
Partes interessadas do projeto
Um projeto não existe em um vácuo, ele afeta pessoas e entidades (stakeholders) dentro e fora da empresa, mesmo que estes não participem da execução do mesmo. Por exemplo, em um projeto de Telecom Expense Management (TEM), todas as áreas da empresa são afetadas, mas quem executa o projeto é a área de TI/Telecom. Portanto, esta área mapeia e dialoga com todas as partes interessadas, medido impactos e reações à medida que o projeto avança.
Passos para o sucesso em gestão de projetos
Meio que como um resumo do que falamos, vamos definir 5 passos obrigatórios para atingir os objetivos de qualquer projeto com qualidade.
Adote e abrace uma metodologia de gestão de projetos
Mesmo dentro de cada segmentação de gestão de projetos (tradicional e ágil), há uma enorme variedade de metodologias que podem ser adotadas, a depender da cultura da empresa e o que os objetivos pedem. Sendo assim, este passo é fundamental, bem como seguir a metodologia sem desvios. Uma “salada” de metodologias é altamente disruptiva e leva ao fracasso.
Revise metodologias de gestão de projetos, até mesmo dos mais rígidas e monitore sempre
Não existe metodologia que não permita revisar redesenhar etapas. À medida que o projeto corre, riscos esperados e inesperados se tornam reais, e é necessário sentar e rever o curso. Ficar preso ao planejamento, independente de mudanças de cenário, escopo ou recursos é bem mais prejudicial que revisar e estender um projeto.
Além disso, independente de seus projetos possuírem etapas rápidas ou longas, observe de perto sempre. Olhe para o momento atual, mas olhe para o futuro: as próximas etapas estão prontas para quando for sua hora ou algo mudou? Não somente isso, mas olhar indicadores de prazo e orçamento constantemente antecipa desafios.
Traga profissionais qualificados e abuse dos softwares especializados
Um projeto é tão bom quanto as pessoas trabalhando em sua gestão. Sendo assim, garanta que as pessoas escolhidas para liderar e coordenar as áreas de conhecimento tenham conhecimento sobre seu domínio e sobre gestão de projetos. gestores credenciados nem sempre são acessíveis, mas garanta que a equipe ao menos tenha treinamento no assunto.
Ademais, existe também um número grande de software especializados em gestão, em todas as modalidades, incluindo SaaS, que o gestor de projetos pode usar a seu favor. Estas plataformas unificam a gestão de projetos, facilitam a colaboração e automatizam relatórios de medição, facilitando a vida dos gestores. Vale o investimento nesta ferramenta, e o treinamento para operá-la de maneira a extrair 100% dela.
E sua gestão de projetos em telecom, como está?
Gerenciar projetos em telecom é um desafio à parte, visto que estes começam e terminam na área de TI/infraestrutura, e possuem praticamente toda a empresa como parte interessada, cada um com suas expectativas e gargalos.
Sendo assim, nós convidamos você a conversar sobre o assunto com nossa equipe, compartilhando seus desafios com profissionais que fazem estes projetos há 15 para clientes que certamente são do seu tamanho, da sua área ou iguais a você. Temos experiência, software e equipe pronta para permitir que você se concentre na gestão e integração de projetos, deixando nas nossas mãos o esforço operacional.
Fale conosco ainda hoje e vamos começar a projetar seu futuro!
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