O cenário da tecnologia muda rapidamente e estar preparado de como reduzir custos de TI é uma questão de sobrevivência. Então, nem sempre é uma tarefa fácil. Por isso, conheça 4 maneiras de como reduzir custos de TI nesse post.
O mais importante é que há algumas maneiras de reduzir custos com TI, as quais podem ser ignoradas ou esquecidas. Para ajudar nesse mercado tão competitivo, para esclarecer, apontamos uma série de medidas que podem ser determinantes para economizar.
O que significa redução de custos de TI?
A redução de custos de TI é um processo que deve ser buscado pelo setor de TI da empresa com o intuito de administrar os custos como uma verdadeira estratégia de negócio. Nesse sentido, todos os setores da empresa devem implementar a gestão de custos que deve ser monitorada formalmente pelo setor de TI.
Com isso, tal gestão deve buscar reduzir custos por meio da integração de despesas de processos, projetos, produtos e de serviços de suporte aos objetivos da empresa. Dessa forma, tal redução de custos de TI costuma ocorrer no corte de custos vertical, como de equipes e licenças. Ademais, a redução ocorre também na melhoria de processos.
9 maneiras de como reduzir custos de TI
Dentro de uma empresa, o setor de TI está atrelado e impacta diretamente os demais setores da empresa, incluindo o de gestão de telecom. Por isso, existem diversas formas de como reduzir custos de TI dentro do ambiente empresarial.Veja abaixo 9 formas!
1. Reduza custos de TI com equipes colaborativas virtuais
Uma pesquisa realizada pela Analista Ellen Kitzis nos Estados Unidos mostrou que 37% do orçamento médio é gasto com pessoal, contudo este é uma das áreas que não será possível intervir. Além disso, pode parecer interessante diminuir salários, comissões, mas não é recomendado para não haver uma diminuição na produção.
Segundo ela, o ideal é fazer uma pequena consultoria para avaliar a estrutura organizacional e utilizar modelos baseados em equipes colaborativas. Ou seja, muitas empresas montam equipes virtuais com objetivo de reduzir custos administrativos. Isso pode reduzir em mais de 20% de acordo com o negócio.
2. Corte custos com software e diminua seus custos de TI
Trata-se de uma questão que envolve paciência e cuidado. A empresa não precisa mudar de plataforma se isso gerar uma demanda maior de trabalho ou não for viável. Portanto, o ideal é negociar com os fornecedores preços mais atraentes.
Segundo Gartner Bill Snyder: “Você não pode colocar alguém que compra lápis em uma negociação com um fornecedor de software grande, ele vai ser devorado vivo”.
Por isso nessa hora, o mais importante é pensar em parcerias especializadas em negociação, mesmo que isso seja um custo em meio à redução de custos, mas certamente um custo que irá se converter em mais economia do que o que foi investido.
Entenda como a redução pode impactar o negócio. Em algumas situações há ferramentas que a equipe pode abrir mão, principalmente se os recursos pedirem (ou exigirem).
3. Saiba reduzir custos de TI centralizando as atividades
Tanto para quem gerencia uma equipe ou para quem terceiriza uma dica importante é de centralizar o gerenciamento, ou seja, a monitoração de softwares, de backups, as atualizações e demais documentos. Acima de tudo, essa medida garante economia de tempo e dinheiro, uma vez que manter todas as atividades centralizadas fazem com que os colaboradores se tornem mais produtivos, além de manter a organização.
Uma equipe dedicada utilizando as ferramentas corretas certamente pode dar conta do recado, principalmente para realizar a gestão dos softwares e do banco de dados. Medidas que visam centralizar as ações podem reduzir os custos de operação em até 10% diretamente, tornando – a mais organizada.
4. Como reduzir custos de TI: gestão eficiente das despesas
As contas da internet, do telefone e de servidores podem ser reduzidas em até 35%, somente com uma verificação das despesas. Ou seja, você pode avaliar mudanças nos planos, negociação com servidores e de demais dispositivos.
A implementação de tecnologia Voip é interessante nos casos em que a conta de telefone está muito alta. Apesar dos dispositivos, depois disto, o valor pode ser reduzido em mais de 50%. A redução de custos está em alta, pois empresas são praticamente obrigadas a operar com orçamentos enxutos e encontrar consequentemente, novas maneiras de gestão mais inteligente.
5. Reduza custos com TI migrando sua infraestrutura para o Cloud Computing
Uma forma inteligente de como reduzir custos de TI é migrando a infraestrutura do setor de Telecom da empresa para o Cloud Computing, ou seja, para o sistema em nuvem. Com isso, a sua empresa não irá mais precisar gastar ou ter trabalho com licenças de produtos, instalações e download de programas e manutenções.
Além disso, você também poderá poupar gastos com a atualização de sistemas de softwares e de hardwares. Isso porque, a computação em nuvem elimina a necessidade de espaço físico para armazenar hardware e agrega mais mobilidade as operações. Dessa forma, além de atuar na redução de custos, atua também na produtividade.
Inclusive, o espaço utilizado para armazenamento da infraestrutura pode ser reutilizado para outros fins. Com isso, recorrendo a tecnologia Cloud Computing a empresa arca apenas com aquilo que realmente utiliza do setor de TI e passa a diminuir custos com uma serie de recursos relacionados a infraestrutura, como os antigos Datacenters.
6. Aprenda a reduzir custos de TI renegociando acordos com as operadoras
Outra forma de como reduzir custos de TI é renegociando acordos e parceiras fechadas com os fornecedores. Isso é necessário pois em muitos casos as empresas acabam apenas renovando automaticamente os contratos sem ao menos procurar por ofertas mais vantajosas. Por isso é importante procurar revisar os contratos antigos.
Nessa conversa existe a possibilidade tanto de apenas renovar o contrato com serviços mais atrativos quanto de buscar novos parceiros. Essa segunda opção é indicada em casos onde o antigo fornecedor antigo não possui planos mais atrativos ou quando os custos dos serviços contratados estão acima da média do mercado.
Nesse momento, o gestor da empresa deve começar a se perguntar sobre os preços, descontos, prazos e as formas de pagamento. Além disso, o gestor deve se preocupar com a entrega, promoções e com os demais pontos. Inclusive, ao questionar sobre os serviços, o gestor mostrará que possui conhecimento sobre os custos e oportunidades.
7. Como reduzir custos de TI: incentive o DevOps
Um dos maiores desafios do setor de TI é integrar as equipes tanto de desenvolvimento quanto de operação. Inclusive, em algumas empresas existe a rivalidade entre essas duas áreas, podendo levar a boicotes que apenas atrapalham o aumento da produtividade. Por isso, outra forma de reduzir custos de TI é investir no DevOps.
O DevOps é uma metodologia que visa criar um ambiente favorável e ajudar a alinhar as equipes de desenvolvimento e de operação de modo a transforma-las em uma só. Como benefício, a metodologia DevOps faz com que ambas equipes passam a dividir ferramentas e assumam responsabilidades conjuntas pelos objetivos do setor de TI.
Dessa forma, o investimento em DevOps ajuda a agilizar o ciclo de desenvolvimento, de testes e também de implementação das aplicações no setor de TI. Com isso, tal metodologia beneficia a empresa em questão por permitir a entrega de soluções mais rápidas, eficientes e com maior custo-benefício para a empresa.
8. Diminua seus custos de TI utilizando o BYOD
Na metodologia BYOD, as empresas passam a incentivar que os funcionários passem a utilizar os seus próprios equipamentos, como smartphones, notebooks e tablets. E isto contribui bastante para reduzir custos de TI, pois a gestão dos dispositivos está diretamente ligada ao setor de TI, como no gerenciamento de manutenções e atualizações.
Ao incentivar tal estratégia, o setor de TI passa a diminuir os gastos com as manutenções, atualizações e aquisições de equipamentos. Além disso, ao incentivar que os funcionários utilizem os seus próprios equipamentos alem de reduzir custos com equipamentos, a empresa passa a se beneficiar no aumento da produtividade.
Isso porque, os colaboradores já estão habituados aos seus próprios aparelhos. No entanto, para que a política do BYOD funcione é preciso que o setor de TI juntamente com o setor de gestão de telecom desenvolva uma politica de uso dos equipamentos dentro da empresa. Tal ação previne a empresa também do vazamento de dados.
9. Como reduzir custos de TI: crie um modelo de governança
Outra eficiente forma de reduzir custos de TI é criando um modelo de governança de TI que deve ser uma extensão da governança corporativa. Alem disso, a governança de TI deve objetivar aumentar a competitividade da empresa no mercado, aprimorando os seus processos. Ademais, tal governança deve ser adotada por todos os funcionários.
Isso é preciso para que a segurança da informação da empresa seja preservada durante a realização de tarefas organizacionais. Com isso, o setor de TI consegue também controlar o funcionamento dos recursos e a longa vida dos sistemas adotados na empresa. Nesse sentido, a empresa consegue prevenir ataques cibernéticos.
Com isso, a redução de custos ocorre com a não necessidade de recuperação de informações ameaçadas no setor de TI, que costumam gerar um custo alto a empresa. Para complementar a governança de TI, vale a pena sempre conscientizar os funcionários da importância de adotar as regras da empresa e dos riscos à segurança.
Em suma, considere essas dicas e busque ajuda aonde lhe falta expertise, para criar um modelo de economia permanente.
