A gestão de custos com telefonia é prática obrigatória em empresas de todos os portes que buscam eficiência aliada à economia.

Os dispositivos móveis, faturas, inventário e contratos estão entre as maiores causas de desperdício de capital e geram custos altíssimos para as organizações.

Algumas empresas preferem gerenciar os processos em casa, com sua própria equipe. Contudo, outras preferem terceirizar partes ou todos os processos, utilizando-se do expertise de empresas especializadas em gestão de custos de telefonia – TEM (telecom expense management).

Certamente muitas dúvidas pairam na cabeça de gerentes quando pretendem otimizar suas operações em telecomunicações. Devo terceirizar minha gestão?  Seria melhor realizar dentro da própria empresa? Quais os requisitos?

Procuramos esclarecer essas e outras dúvidas sobre a terceirização da gestão de despesas de Telecom nesse artigo. Por isso, continue sua leitura e veja agora tudo o que precisa saber sobre terceirizar gestão de custos com telefonia.

O que significa terceirizar gestão de custos com telefonia na sua empresa?

Basicamente, terceirizar gestão de custos com telefonia, significa permitir que uma empresa especialista em gestão de telecom se encarregue deste setor da sua empresa por você, proporcionando melhorias, solucionando falhas e garantindo benefícios para o desenvolvimento do seu negócio.

Ou seja, terceirizar a gestão de custos com telefonia da sua empresa se refere a delegar determinadas atividades para que outras pessoas ou empresas as realizem, de modo que você e toda sua equipe interna passe a se formar mais no core business do negócio.

Dessa forma, além de mais produtividade, você também eleva a qualidade nas suas operações, otimiza tempo e reduz custos. Veja a seguir, algumas situações que fazem muitos gestores se questionar sobre a necessidade de terceirizar a gestão de custos com telefonia no seu negócio!

Grande empresa, altas despesas em telefonia, dificuldade de controlar todos os processos

Grandes empresas possuem uma complexidade de dispositivos. São muitos setores utilizando linhas telefônicas, dispositivos móveis e rede de dados.

Controlar o inventário e as faturas pode ser extremamente trabalhoso e confuso. É preciso uma equipe especializada, tempo hábil e ferramentas adequadas. Perder-se no processo é fácil e pode causar um descontrole em gastos desnecessários.

Redução de custos operacionais

Manter uma equipe treinada no gerenciamento de telefonia via voz, dados e redes sem fio é custoso. Dependendo do tamanho do seu negócio, irá precisar de uma equipe grande e com grande disponibilidade para controlar o inventário, processos, auditar faturas, encontrar dispositivos e serviços adequados,  assim como negociar contratos diretamente com as operadoras.

Sua empresa não pode parar as operações para gerenciar as telecomunicações. Direcione seus recursos para produzir nas áreas que trazem receita, e que, de fato, são o expertise de sua empresa. Entretanto, encontrar um parceiro TEM de confiança irá reduzir os seus gastos e direcionar sua força de trabalho.

Ou seja, terceirizar a gestão de custos com telefonia reduz seu passivo trabalhista e lhe garante uma maior previsibilidade de custos mensais.

Além disso, firmar uma parceria com uma empresa especialista em gestão de telecom também lhe permite obter ganhos de escala, seja com a implementação de processos e treinamentos específicos, ou então com o uso de recursos e equipamentos adequados no setor.

Paralelo a isso, há ainda a possibilidade de reduzir indiretamente custos por meio da redução da estrutura de RH, já que terceirizando a gestão de telefonia você não precisará se preocupar com detalhes como folhas de pagamento no setor, assim como contratações/demissões entre outros processos comuns envolvendo a mão de obra, pois tudo fica sob encargo da empresa contratada.

Beneficiar-se de expertise e habilidades sem a necessidade de contratar

Profissionais altamente qualificados são sinônimo de altos investimentos. Por que gastar recursos em treinamento especializado, e correr o risco de perder seu funcionário para a concorrência, levando todo o conhecimento investido? Qual o custo para manter esse profissional sempre atualizado com as últimas tecnologias, dispositivos e regulamentos?

Contudo, em muitos casos é bem mais vantajoso contratar expertise externa, que poderá lhe auxiliar em todo o ciclo ou em demandas pontuais. Isso porque, contando com a especialização e experiência de uma equipe terceirizada você tem a garantir de que os processos no setor serão executados com mais qualidade.

Além disso, como as empresas que atuam com gestão de telecomunicação procuram sempre se adequar as tendências do mercado, seu serviço de telecom estará alinhado ao que existe de mais atual no setor, o que garante ainda mais efetividade a essa parte da empresa.

Visibilidade e controle sobre as despesas

Ter um time especializado em TEM gerenciando o seu ambiente de trabalho trará a segurança sobre melhores práticas e preços atrativos. É importante contar com profissionais proativos ao negociar contratos com capacidade para analisar minuciosamente as faturas e planos de dados. O gerenciamento de Telecom é um processo constante e deve ser cíclico.

Obtenha economia considerável e imediata proporcionada pela total visibilidade sobre os gastos.

Aumente a eficiência

Sua equipe pode trabalhar despreocupada, pois estará delegando o gerenciamento das tarefas à uma equipe especializada. Sem essa sobrecarga, e com a certeza de que as melhores soluções estão sendo utilizadas, sua equipe estará livre de preocupações, podendo assim focar todos os esforços no progresso da empresa.

O objetivo do TEM é gerar economia e eficiência. Porém, o gestor deve ponderar sobre suas operações e metas, e em como irá implementar uma gestão eficiente.

Apesar de tudo, é importante saber que existem possibilidades de manter algumas tarefas sendo realizadas dentro da empresa, e contratar parceiros para outras mais específicas ou trabalhosas.

Menos sobrecarga sobre a gestão

Terceirizar a gestão de custos de telefonia diminui consideravelmente algumas das atribuições dos responsáveis pelo setor. Dessa forma, eles podem dedicar mais tempo ao core business da empresa e ter mais tempo para tomar as melhores decisões, assim como também melhorar seu rendimento no trabalho.
Além disso, delegar a função de analises de telecom a terceiros, também ajuda os gestores a voltar mais sua atenção para as tendencias do setor e ao funcionamento geral do negócio, ampliando sua visão estratégica sobre o negocio e elevando, com isso, suas chances de se consolidar cada vez mais em seu mercado de atuação.

Agilidade no atendimento

A empresa que terceiriza a gestão de custos com telefonia, não ganha apenas reduzindo custos no setor. Essa parceria, quando feito com uma empresa expert no assunto, também ajuda a elevar o nível de qualidade na comunicação interna e com os clientes.

Por meio da aplicação de inovações tecnológicas personalizáveis ao seu negócio é possível acelerar a troca de informações e garantir um excelente atendimento e comunicação em tempo real entre os membros da equipe sem estourar o orçamento aplicado no setor. Dessa forma, você melhora a performance estrutural e da equipe no setor de Telecom ao mesmo tempo em que trabalha estratégias para reduzir os custos neste departamento.

Impacto de TEM na redução de custos

Um pesquisa feita pela Gartner sobre a terceirização do processo de gestão de custos de telefonia oferece dados expressivos para análise. Veja o impacto de TEM na redução de custos nos principais serviços:

• Controle de Cobrança Indevida – redução de 5% – 12%
• Conciliação de Inventário – redução de  2% – 7%
• Administração de Contratos – redução de 3% – 8%
• Auditorias / Otimização – redução de 1% – 15%

O relatório apresenta os efeitos de TEM durante 4 anos, e indica uma economia sustentável e estável em média de 30% após o segundo ano. No primeiro ano, atinge-se uma economia 3x maior do que o período inicial.

Sobre terceirização em TEM, o relatório compara a gestão feita na empresa versus a  terceirização do serviço. Veja os resultados sobre o potencial de redução de custos no período de 2 anos:

1 – Governança fraca – 15% / Terceirização – 32%

2 – Governança moderada – 9% / Terceirização – 21%

3 – Governança forte – 4% / Terceirização – 16%

Por fim, cada empresa possui sua configuração específica, e não existe uma solução padrão para todos os casos. Entretanto, uma análise detalhada sobre os pontos destacados neste artigo podem ajudar a determinar se a terceirização de gestão de despesas de telecom é a melhor opção para o seu negócio.