A gestão de licenças de softwares é uma prática que deveria fazer parte da rotina de qualquer empresa. Afinal, além de evitar prejuízos técnicos e financeiros no setor de TI, o gerenciamento de licenças de softwares também ajuda a otimizar os custos mais relevantes no setor. Apesar disso, ainda existem empresas que negligenciam esse processo.

De acordo com uma pesquisa da BSA, cerca de 46% dos softwares utilizados no Brasil não estão licenciados como deveriam. Isto é algo que não só torna a gestão de TI mais vulnerável em função do uso de programas piratas, como também contraria a Lei do Software do Conjunto de Leis de Direitos Autorais, podendo incorrer em multas e outros problemas legais.

Para evitar que essa série de problemas aconteça e acabe afetando as atividades, bem como os resultados e até a imagem da corporação, fazer uma gestão de licenças eficiente é mais do que necessário.

Entenda melhor como funciona uma gestão de licenças, sua importância, suas principais funcionalidades dentro das empresas e como fazer para implementar um gerenciamento de licenças eficaz no seu negócio.

O que é e para que serve a gestão de licenças?

Um gerenciamento de licenças de software nada mais é que o processo de reduzir, documentar e controlar os custos totais dos ativos de TI dentro de uma empresa. Em outras palavras, corresponde ao processo de controle tanto dos ativos tecnológicos, quanto dos softwares que integram a rotina operacional das empresas.

Esse gerenciamento é extremamente útil, pois servirá como um importante recurso de monitoramento de todas as licenças de softwares que a empresa possui. É como se você centralizasse todos esses registros em um só lugar, facilitando dessa forma a visualização e gestão dessas licenças.

Se preocupar com as licenças não é algo meramente burocrático. Mas sim uma estratégia que visa a melhor eficiência, produtividade, redução de custos e melhora inclusive no nível de competitividade da empresa.

Como funciona a gestão de licenças de softwares?

A gestão de licenças de softwares é um processo composto por algumas etapas. O que inclui a busca ativa dos licenciamentos, o registro e também o controle para saber como e onde os softwares são usados na organização. Essa prática auxilia as empresas a cumprir corretamente os contratos de licença, bem como notificar quanto as suas expirações, upgrades, ociosidades e outros detalhes importantes.

É possível identificar sistemas instalados na rede, coletar dados detalhados do arquivo do programa desde título, ID de produto, datas, atualizações, tamanho e até frequência de uso, identificando se o ativo está sendo utilizado corretamente.

Ou seja, a gestão de licença dentro das empresas possui as seguintes funcionalidades:

• Rastreio – É possível rastrear uso, localização, permissões de usuários, utilização dentro ou abaixo de parâmetros detalhados em contrato, entre outros.
• Identificação de uso não autorizado de softwares – Nas empresas há cada vez mais um incentivo quanto a prática do BYOD entre os colaboradores. Contudo, a perda de controle sobre a mobilidade corporativa nesses casos ocorre com muita frequência. Nesse contexto, a gestão de licenças de software ajuda a monitorar o uso de softwares em quaisquer dispositivos independentemente de onde estiverem. O que, por sua vez, evita o uso de programas piratas, que não tenham autorização de uso ou que não ofereçam a proteção necessária.
• Lembrete de renovação – Por meio do gerenciamento de licenças eficaz é possível ter um controle maior quanto as renovações dos softwares e gestão desses dados, monitorando os contratos. E, com isso, evitando despesas necessárias com contratos mais caros.
• Auxilia na tomada de decisões – A gestão de licenças auxilia e faz uma coleta de dados completa sobre todos os programas e ativos de TI da empresa. Isto acaba viabilizando a geração automática de relatórios sobre o uso, custos, segurança, aplicações. E muitos outros dados que facilitam a tomada de decisão por parte dos gestores.

Por que investir na gestão de licenças?

A gestão de licenças é um recurso que dá ao gestor uma visão macro de todos os ativos tecnológicos e licenças de software pertencentes a sua organização. Mas, este não é o único benefício que contar com essa ferramenta é capaz de proporcionar.

Sistema de controle mais detalhado

Com um sistema de gestão das licenças automatizado é possível agregar detalhes e informações estratégicas ao seu sistema de controle, como:

• Existência de incompatibilidades ou erros nos softwares.
• Análise de quantas licenças e softwares estão em uso na empresa.
• Qual setor e colaborador está responsável por determinado software.
• Datas de expiração de licenças.
• Datas de contratação de licenças.
• Licenças não utilizadas que podem ser canceladas.

Além de todos esses detalhes e informações que podem ser recolhidos por uma gestão de licenças, é possível ainda ter uma previsão muito mais assertiva do orçamento do negócio, cortando despesas que não são necessárias.

Redução de custos

Utilizar um sistema de gestão de licenças eficiente lhe permite ter uma visão macro de todos os softwares e ativos de TI, identificando o que realmente está sendo utilizado ou não, por que e qual departamento ou profissional está fazendo uso desses recursos.

Desse modo, o gestor consegue ter uma compreensão mais clara sobre onde seus ativos de TI estão sendo aplicados, se há desperdícios ou licenças que não estão em uso. E, se for o caso, desativar contratos e realocar recursos, gerando assim uma maior economia envolvendo os custos com licenças de softwares.

Sem falar que, por meio da gestão de licenças, também é possível tornar esses custos mais previsíveis. E, dessa forma, alinhar as necessidades envolvendo as licenças de software com as reais demandas e objetivos da corporação.

Mais segurança cibernética

Toda empresa que opera com softwares piratas ou com programas desatualizados se torna suscetível a ataques cibernéticos. Dessa forma, os dados sensíveis da empresa, assim como de seus clientes e todas suas atividades em rede ficam vulneráveis a ações maliciosas que podem comprometer não só a produtividade da empresa, mas gerar prejuízos financeiras e também na imagem da corporação.

Com uma gestão de licenças eficaz isso não acontece. Sobretudo porque esse gerenciamento otimiza os programas de segurança cibernética aplicados na organização. O que por sua vez, ajuda a detectar, diminuir e até eliminar a presença de softwares não autorizados. Ou então malwares que possam comprometer a segurança do sistema empresarial.

A gestão e licenças eleva a produtividade

Com a existência de várias licenças de uso dos softwares nas empresas, efetuar a renovação de todas elas em tempo hábil acaba se tornando um grande desafio para os gestores. E quando as renovações não são realizadas ou feitas com atraso, isso gera interrupções e até paralizações no fluxo de trabalho, comprometendo a produtividade da empresa.

Com uma gestão de licenças de software, as notificações sobre renovações e atualizações de programas e ativos de TI são feitas automaticamente e dentro do prazo. Isto, por sua vez, ajuda a evitar intercorrências na rotina operacional da empresa.

Sem contar que o monitoramento automatizado das licenças também minimiza os erros, bem como agiliza o processo de controle, eliminando abordagens manuais. E realocando sua equipe em tarefas que agregam um valor maior para a organização. Tudo isso se reflete e maior eficiência e produtividade para a empresa como um todo.

Gestação de licenças – Como fazer?

Agora você já sabe o que é a gestão de licenças de softwares e qual sua importância para a empresa, sobretudo no que envolve melhorias no orçamento, redução de desperdícios e otimização de processos. Mas, como fazer para implementar esse gerenciamento?

Para isso, existem alguns passos que deve seguir para fazer uma boa gestação de licenças. Abaixo listamos alguns deles, confira:

Defina atribuições e responsabilidades para sua equipe

Controlar os ativos é algo que deve ser feito de maneira constante. Ou seja, é preciso um controle contínuo para que os softwares que estão sendo utilizados ajam de acordo com o que é previsto em suas licenças.

Portanto, delegue funções de monitoramento dessas licenças a um ou mais profissionais que ficarão encarregados em verificar esses detalhes.

Normalmente essa função fica por responsabilidade do gestor da área de TI ou mesmo alguém que seja designado por esse gestor. Lembrando que a quantia de responsáveis designados depende do número de ativos de TI na empresa.

Estabeleça as políticas e procedimentos de gerenciamento

Não deixe de documentar formalmente todas as políticas e os procedimentos gerenciais. Sobretudo porque se tratam de importantes e necessárias fontes de informação para que o controle do licenciamento seja feito com êxito.

Isso não só organiza melhor o sistema de gestão de licenças, como evita riscos e problemas jurídicos ou multas.

Tenha um inventário de software completo e preciso

Um inventário de software é necessário para gestar as licenças, sem ele é impossível fazer esse trabalho. Por conta disso, você deverá criar um inventário de software que contenha as informações completas de todos os ativos de TI do seu negócio.

Com ele é possível ter o levantamento de dados e acompanhar de forma permanente e constante as licenças ativas, bem como os problemas apresentados na usabilidade ou a necessidade de renovar ou adquirir novas licenças.

Faça o registro das aquisições, implementações e cancelamentos dos softwares

É muito importante registrar quaisquer aquisições, implementações ou cancelamentos de ativos de TI, assim se sabe quais licenças ainda estão em uso no momento ou estão ociosas. Esse controle otimiza os custos já que reusa softwares ou retira ativos que não estão mais licenciados ou sendo utilizados.

Realizar esse registo é importante e ele deve ser feito através de uma análise periódica com o uso de ativos. Assim evita-se multas, processos e violações que possam vir a acontecer.

Automatização da gestão de licenças

Uma solução muito boa para a implantação da gestão das licenças é o aperfeiçoamento do controle optando pelo uso de uma metodologia chamada SAM, ou seja, Software Asset Management.

Essa ferramenta faz a gestão de licenças e monitora o ciclo de vida útil dos ativos e softwares utilizados. Com isso, ela permite que a empresa obtenha informações que vão desde o período de aquisição, até a implementação dos sistemas, renovações, expirações ou upgrades.

Uma boa gestão de licenças de softwares não só otimiza os setores da sua organização e melhora o orçamento, como coloca sua empresa num outro patamar.

Portanto, implemente o quanto antes um sistema de gerenciamento de licenças na sua empresa. E, então, comece a desfrutar de todos os benefícios estratégicos que esse recurso oferece para impulsionar a produtividade e os resultados do seu negócio.