Dificuldade com o fornecimento de produtos e serviços é algo bastante comum nas empresas e no departamento de telecomunicação não é diferente. Desde divergências no que está sendo entregue e o que foi contratado, até problemas no padrão de qualidade dos serviços. São vários os fatores envolvidos e que podem tornar a relação entre fornecedores e empresa bem complicada. Para evitar esse tipo de transtorno, investir em soluções como RFP na gestão de telecom faz toda diferença. Mas o que é RFP?

Basicamente, a Solicitação de Proposta, Request For Proposal ou RFP é uma solução que pode facilitar a aquisição de serviços de telecomunicação, tornando o processo mais ágil, transparente e preciso.

Mais do que isso, essa é uma prática corporativa que colabora otimizando os termos da negociação. E, com isso, coloca sua empresa em contato somente com fornecedores capazes de atender as demandas e perfil do seu negócio.

Acompanhe conosco essa leitura e conheça mais sobre o que é RFP e qual sua importância para a gestão de Telecom. E saiba como fazer um Request For Proposal eficiente para otimizar o seu negócio. Confira!

O que é RFP?

RFP é a sigla para Request For Proposal que em tradução livre para o português significa Solicitação de Proposta. Isto é, a RFP é um documento que busca fazer uma listagem para um fornecedor sobre o que a empresa precisa em relação aos seus produtos e serviços.

Desse modo, fornecedores que conseguem suprir aos requisitos e condições da empresa descritos no documento RFP, concorrem para fechar o negócio e ganhar o contrato.

Ou seja, uma Request For Proposal é um método que pode auxiliar e muito no processo de contratação de fornecedores. Seja garantindo um maior controle por parte da empresa, diminuindo os custos ou mesmo obtendo uma concorrência mais produtiva e saudável entre os fornecedores para chegar a uma seleção mais assertiva.

Mas, é preciso ter em mente que obter um RFP eficiente exige tempo e muita dedicação. Afinal, trata-se de uma solução 100% pautada nos detalhes. Contudo, se bem planejada, sem dúvida é algo que tem muito a agregar ao fornecimento de produtos e serviços da sua empresa.

O que é RFP na gestão de telecom

Um dos grandes desafios para grande parte das empresas envolve a contratação de serviços de telecomunicações. Afinal, ter que focar nas atividades core business da empresa e, ao mesmo tempo, cuidar das aquisições no departamento de telecom, é um processo que exige tempo.

Isso sem falar que, diante das inúmeras possibilidades, encontrar um fornecedor que atenda com qualidade sua demanda e, ao mesmo tempo, ofereça as melhores condições para uma parceria vantajosa para a empresa nem sempre é fácil.

Por isso, muitas organizações comentem o erro de fechar contratos apenas embasadas no orçamento. E, com isso, deixam de validar informações importantes como prazo para entrega dos serviços, tempo de contrato, SLA de atendimento entre outras.

Para que isso não ocorra e que a contratação dos serviços ou produtos seja viável e justa para ambos os lados, é preciso ter todas essas informações de forma clara, algo que uma RFP facilmente pode proporcionar.

Com a Request For Proposal é possível colocar em pauta todas as exigências e necessidades da empresa, instruindo o fornecedor sobre aquilo que seu negócio realmente busca antes de escolher e fechar um contrato.

No entanto, para que uma RFP seja eficiente ela precisa ter informações claras e detalhadas, como:

• Objetivo claro do projeto.
• Um breve histórico e resumo da empresa e do projeto.
• Requisitos com exigências e restrições.
• Termos e condições.
• Nome do responsável por cada parte do processo.
• Como será feita a execução da gestão do projeto.
• Como os fornecedores deverão responder.
• Principais critérios de seleção de fornecedores.
• Cronograma de entrega.
• Preferência de formas de pagamento.

Qual sua importância na gestão de telecomunicações e TI

Agora que já sabe o que é RFP, você deve estar se perguntando qual a importância desse documento para gestão de telecom.

De modo geral, essa metodologia é importante para o setor de telecomunicações da empresa por vários motivos. Para começar, esse é um processo que possibilita às empresas receber ofertas personalizadas com valores mais atraentes em produtos e serviços que realmente atendam às necessidades do negócio, inclusive, tendo o poder de escolha sobre a melhor proposta.

Além disso, uma RFP também pode oferecer muitas outras vantagens, como:

Padronização no comparativo das propostas

Uma RFP padroniza as informações que são recebidas pelos fornecedores, como também as que são enviadas para as empresas. Assim, há uma otimização do processo de análise das propostas permitindo o alcance de vários fornecedores sem muito esforço. Isto também torna mais eficiente a gestão de tempo na contratação do serviço.

Melhor poder de barganha

Com uma RFP é possível alcançar posições privilegiadas na hora de renovar contratos. Com os dados e insights gerados a partir do documento e por meio da análise de preços e negociações, é possível conseguir valores mais baixos e agregar mais serviços aos contratos atuais.

Mas claro, é preciso manter um bom padrão em relação à privacidade dos dados sensíveis ou confidenciais desses fornecedores, mantendo a ética em relação aos preços, por exemplo.

Valoriza a imagem da empresa

Com o uso de RFP a empresa demonstra um processo de aquisição mais aberto e transparente. Com isso, ela acaba passando uma imagem mais profissional e confiável, valorizando sua imagem diante dos fornecedores.

Acesso à tecnologia de ponta

 Colocar em prática uma RFP não significa apenas obter um bom panorama de mercado sobre aquisição de produtos e serviços, mas uma possibilidade real das empresas avaliarem com precisão suas necessidades e, assim, abrir as portas para o acesso a novas tecnologias e tendências no setor.

Algo que acontece com muitas empresas é a dificuldade de reduzir custos por estarem operando em torno de contratos fechados que envolvem tecnologias e necessidades de consumo muitas vezes defasadas. Com a RFP esse tipo de problema não existe, pelo contrário.

Essa solução permite que a empresa atualize sua infraestrutura para garantir novas oportunidades de negócio. Ou pelo menos consiga se adaptar as novas demandas de mercado para se manter competitiva.

Formaliza as relações empresa x fornecedores

Com um documento desses, as relações entre as empresas e os fornecedores se torna formalizada, o que impõe maior respeito e acaba valorizando o processo contratual entre ambas.

Como fazer uma RFP eficiente

Agora que você já sabe o que é RFP, como funciona e sua importância para os setores de telecomunicações e TI, chegou a hora de entender como elaborar uma Request For Proposal memorável. Para isso, vale colocar em prática algumas dicas:

Faça uma avaliação interna sobre as necessidades da sua empresa

Primeiramente é preciso fazer uma avaliação interna, um diagnóstico que busca esclarecer de forma detalhada quais são as reais necessidades do seu negócio ao buscar um novo fornecedor.

Nesse momento é importante ouvir com atenção seus funcionários e colaboradores que mantêm uso direto ou indireto aos recursos de telecom. Somente assim será possível compreender melhor quais são suas demandas diárias envolvendo esses serviços e se o fornecedor alvo será capaz de suprir tal demanda com a qualidade esperada.

Faça uma boa pesquisa de mercado

Depois de avaliar internamente o seu negócio e as necessidades da sua empresa e colaboradores quanto ao serviço, chegou a hora de fazer uma pesquisa de mercado.

Isto é, descobrir as melhores opções de fornecedores do mercado a fim de incluí-los na sua RFP, valendo fazer inclusive benchmarking com empresas parceiras ao buscar referências de bons fornecedores para a necessidade do produto ou serviço escolhido.

Elabore a RFP com as informações levantadas

Essa é a etapa em que você irá unir as informações da avaliação interna e da pesquisa de mercado para, então, transformar esses dados em um documento RFP definitivo.

Nesse momento é preciso escrever de maneira clara os requisitos da sua empresa para esse novo fornecedor, informando como pretende ser atendido, qual orçamento disponível para o produto e serviço e os prazos de execução do projeto em questão.

Realize a análise das propostas recebidas

Essa etapa depende exclusivamente das anteriores, é o momento onde você irá receber as propostas e coloca-las em análise para avaliar a melhor opção de fornecedor para sua empresa.

A metodologia do Request For Proposal torna mais fácil essa etapa. Afinal, os critérios e requisitos de análise já foram decididos. Então, você acaba conseguindo comparar as propostas recebidas de maneira mais clara, justa e objetiva.

Contrate um expert em RFP

Por fim é hora de tomar a decisão final, de bater o martelo e escolher o fornecedor que mais se adequou as reais necessidades da sua empresa.

Entenda que para elevar a eficiência na aquisição de equipamentos e serviços para o setor de telecom, a RFP precisa abranger uma série de quesitos. O que inclui desde cases e referências de mercado, até relatórios gerenciais, capacidade técnica, assim como experiência na elaboração e aplicação dessa metodologia.

Por isso, analisar bem essas questões é importante para uma tomada de decisão mais assertiva e que não traga arrependimentos ou frustrações no futuro.

Dito isso, ao considerar a possibilidade de terceirizar a RFP para sua empresa, avalie bem os candidatos. E, então, procure firmar parceria somente com aquela que demonstrar ser capaz agregar mais conhecimento, economia e resultados através da elaboração de uma RFP memorável para sua empresa.

Portanto, agora que já sabe o que é RFP e como esse documento pode oferecer vantagens para sua empresa, procure adotar esse conceito em seu processo de aquisição de produtos e serviços.