Erros de gestão envolvendo a telefonia corporativa são mais comuns do que se imagina. De cobranças indevidas, a hiperdimensionamento dos serviços de telefonia fixa, móvel e de dados ou mau uso dos ativos de telecomunicação, são muitas as falhas que acontecem e acabam gerando custos desnecessários e perdas de boas oportunidades de negócio.

Identificar os erros na gestão de telefonia corporativa da sua empresa é o primeiro e mais importante passo para evitar as consequências que esses erros podem ocasionar.

Pensando nisso, preparamos esse artigo onde demonstraremos quais são os 10 maiores erros que sua gestão em telecom pode estar cometendo sem perceber. E o que fazer para otimizar os processos de gestão de telefonia corporativa. Siga a leitura!

Principais erros na telefonia corporativa

Quando se trata de telefonia empresarial, existem algumas falhas que ocorrem, mas que podem ser facilmente resolvidas. Ter atenção a cada uma delas é importante, sobretudo porque faz com que os processos evoluam em ritmo adequado em toda a companhia, além de diminuir os gastos mensais da corporação.

Veja abaixo quais são os 10 erros principais da gestão de telefonia corporativa, que você pode estar cometendo sem saber.

1.      Não conhecer a demanda de consumo da empresa

Quando a organização não tem a dimensão correta sobre sua demanda em relação aos serviços de telefonia fixa, móvel e de dados, muitas vezes ela acaba contratando planos hiperdimensionados. O que isso significa?

Basicamente, a empresa fecha um plano de serviço maior do que sua empresa realmente necessita. Como resultado, isso gera gastos desnecessários, assim como desperdícios de recursos que poderiam ser melhor aproveitados se houvesse uma gestão de telecom eficiente nesse caso.

Como qualquer prestação de serviços, a telefonia corporativa precisa ter um controle frequente. Afinal, já dizia o pai da administração Peter Druker: “Ninguem pode medir aquilo que não se controla”.

Por isso, não caia no erro de achar que as faturas e os contratos de operadoras são previsíveis e isentos de falhas. Ou ainda de acreditar na narrativa de planos ilimitados.

Conhecer sua real demanda em telefonia corporativa é a melhor forma de impedir excesso de custos e mau aproveitamento dos seus planos de telefonia. Para isso, contar com um plano que lhe permita controlar melhor a demanda de consumo individual e por setor, faz toda diferença já que assim terá como maximizar a eficiência da sua gestão e minimizar seus custos.

2.      Padronizar os planos telefônicos também é um erro de gestão na telefonia corporativa

Os setores da empresa usam de forma diferente o plano corporativo durante o mês. Contudo, algumas empresas não levam isso em consideração e acabam padronizando seu plano de telefonia corporativa e franquias para todos os setores.

Além de comprometer a produtividade em diferentes áreas da sua empresa, cometer esse erro também contribui para elevar os custos em telecom de forma desnecessária. Já que alguns setores naturalmente usam mais alguns serviços do que outros.

Sendo assim, o melhor para evitar esse tipo de falha é fazer um mapa que expresse qual setor usa mais o serviço e então para esse setor direcionar um plano de telefonia maior.

3.      Não ter um inventário dinâmico e atualizado envolvendo a telefonia corporativa

Com o tempo os gerentes acabam deixando de fazer inventários com frequência e com isso não há organização entre moldes, chips, ramais e celulares. Pensando em fazer uma boa gestão de telefonia corporativa, é indispensável listar todos os ativos.

Além disso, vale destacar os setores para os quais esses ativos são direcionados e quem são os responsáveis por cada um desses recursos.

Contar com um inventário de ativos atualizado e dinâmico sem dúvida contribui para que os gestores tenham a real noção sobre o que está sendo utilizado por seus colaboradores e os ativos que estão obsoletos, necessitando de reposição.

4.      Deixar de investir na tecnologia VoIP

O gestor muitas vezes quer diminuir os gastos e fazer uma gestão mais eficiente de telefonia corporativa, mas deixa de investir em tecnologias e inovações que podem fazer a diferença no setor. Uma dessas tecnologias é o VoIP, um recurso inteligente e de custo baixo.

Com a VoIP é possível ligar de forma gratuita para os ramais dentro da empresa, e ainda conseguir reduzir valores de custos de ligações entre uma filial e outra. Com esse modelo é possível ter uma redução de 80% dos custos.

O melhor de tudo é que para utilizar a VoIP só é necessário ter uma boa conexão de internet. Não é obrigatório ligações de cabos e diversos fios para fazer a instalação. Os aparelhos podem ser mudados sempre que você quiser.

Outros benefícios que essa tecnologia pode oferecer são:

• Bloqueio de ligações que não são desejadas;
• Permissão de deixar chamadas em espera;
• Redução nos gastos de chamadas internacionais e nacionais. Quando há comparação com empresas de telefonia comum;
• Impressão de extrato de uso;
• Sistema de vídeo chamadas para reuniões, sem que seja cobrado valores adicionais, quando é acrescentada uma pessoa de outra unidade.

5.      Negligenciar a negociação de contratos com as operadoras de telefonia corporativa

Antes de qualquer coisa a empresa necessita ter bem claro o perfil de consumo de dados e telefonia. Isso é uma das partes mais importantes quando se vai definir o contrato ideal para atender o perfil da sua empresa e dessa forma pagar por preços justos de utilização.

Apesar disso, há um consenso de que as operadoras no Brasil possuem um alto custo no valor de suas tarifas, mas nem sempre entregam aquilo que está disposto no contrato como deveriam.

Desse modo, é essencial ficar atento a negociação dos contratos junto as operadoras. Tanto para saber se o que foi acordado irá de fato atender sua empresa, como também para definir se as cláusulas em contrato estão sendo cumpridas pelas operadoras.

Para isso, realizar auditorias nos contratos e nas contas de telefonia corporativa pode ajudar nesse quesito. Quando uma empresa esquece desse princípio, certamente vai pagar por valores mais altos do que deveria.

6.      Não adotar políticas de gestão de telefonia

Com toda tecnologia e conhecimento existente há empresas que ainda não fazem uso de um sistema de gestão de telefonia corporativa e isso pode culminar em consequências grandiosas, como:

• Falta de controle em relação aos gastos e gestores desinformação por parte dos gestores sobre a quantidade de recurso que cada setor utiliza;
• Pagamentos de valores extremamente altos de contas de internet e telefone, sem que a empresa contratada cumpra de forma integral com o contrato feito;
• Falta de qualidade na prestação de serviços de telecomunicação, porque não há controle sobre a eficiência dos sistemas de telecomunicação que os colaboradores usam na empresa.

Ter o cuidado de implantar uma política de gestão de telecom eficiente é essencial, pois esta é uma área que afeta diretamente o orçamento do negócio e o relacionamento da corporação junto aos seus clientes e colaboradores. E fazer vista grossa quanto a isso é o mesmo que expor sua empresa a riscos desnecessários.

7.      Não contar com um serviço especializado

Muitas empresas querem dar conta de tudo sozinhas, mas nem sempre isso é viável. Quando as empresas contam com muitos contratos em telefonia para analisar, as chances de haver erros nesse caso são ainda maiores, o que exige um cuidado e atenção redobrados.

Se você se identifica com esse cenário, saiba que terceirizar a gestão de telecom sem dúvida é uma alternativa que não pode deixar de considerar.

Sobretudo porque as expertises de uma gestão especializada podem ajudar você a gerenciar melhor os contratos, ajustar o perfil de consumo dos serviços de telecom da sua empresa com os serviços ofertados pela operadora, a melhorar o uso dos ativos de telefonia, evitar atrasos no pagamento de faturas, reduzir gastos em telefonia e muito mais.

Quando você possui uma gestão adequada de telefonia, consegue ter um aproveitamento melhor dos contratos e evita dores de cabeça.

E na telefonia corporativa móvel?

A telefonia móvel já é uma realidade em muitas empresas. Mas, assim como acontece em relação a telefonia fixa, existem algumas falhas voltadas para o serviço de telefonia móvel nos quais você também deve ficar atento. E o primeiro envolve:

1.      Roaming internacional

O roaming internacional de dados móveis é um dos fatores que gera maior gasto e se apresenta como um vilão dentro das empresas. Contudo, é possível evitar grandes despesas através de tecnologias que mostram os usuários que estão utilizando em roaming, e fazem conexões frequentes com outros contatos de países diferentes.

Há outras opções que são mais em conta, que garantem o uso de mais de um dispositivo em conexão. Sem dúvida isto pode representar uma economia significativa e que deixa de acontecer pela simples falta de conhecimento, assim como de uma gestão de telefonia eficiente na sua empresa.

2.      Portabilidade Co-billing

Também é preciso ficar de olho no que chamamos de portabilidade co-billing nos celulares. Este é outro inimigo da economia e que tende a ocorrer com frequência devido a falhas na gestão de telefonia.

Basicamente quando uma empresa troca de operadora, ela não se dá conta de que o código da operadora antiga continua ativo nos celulares dos colaboradores.

Desse modo, ao fazer uma ligação, ao invés de usar o código da operadora atual e reduzir as tarifas, o código antigo continua sendo usado, gerando custos altos e desnecessários para a empresa. Muitos não sabem, mas erros como esse podem gerar gastos de mais de 100 mil reais mensais. Por isso, evitar esse tipo de falha é importante. Seja centralizando as informações ou mesmo diminuindo os custos com serviços especializados.

3.      Renovação automática de planos

A renovação dos planos ocorre de forma automática, tanto para pessoas físicas, como pessoas jurídicas. Mas, mesmo sendo um processo automático, a empresa deve ter muito cuidado para conseguir analisar benefícios e perceber se a concorrência não apresenta os melhores planos. Você não pode simplesmente fidelizar com uma empresa sem obter benefícios.

Não permita que a renovação aconteça automaticamente, sem ao menos você perceber se esse plano contempla sua gestão de telefonia corporativa móvel. Por isso uma gestão eficiente é tão importante, porque garante que você adquira os melhores planos, para contemplar sua necessidade específica.

Outro método que pode ser usado é de verificação de tarifas, o que facilita a redução de valores, permitindo um melhor estudo de negociações.

Portanto, agora que já conhece os erros mais comuns dentro da telefonia corporativa fixa e móvel, procure ajustar os ponteiros e evitar esses erros, melhorando sua gestão em telecom e, consequentemente, seus resultados!