Neste artigo, abordaremos os principais pontos de atenção, assim como os cuidados que uma empresa deve ter ao firmar contratos com operadoras de telecomunicações. E através de um contrato bem elaborado, defender-se corretamente de cobranças indevidas e demais descumprimentos de entregas e níveis de serviços.

Todo e qualquer serviço contratado de uma operadora é regido por um contrato. Isso vale para uma simples linha usada por pessoa física, ou então para uma empresa com milhares de itens contratados. A Anatel determina claramente este ponto, no artigo 60 da resolução 632/2014 .

O contrato é a base da relação; é a referência de todos os direitos, bem como deveres que temos com as operadoras. E isto é óbvio, mas nem sempre é valorizado e tratado com a devida importância.

Contratos com operadoras de telecomunicação por que fazer?

Não são raros os casos de clientes que prestamos serviços de TEM ou mesmo projetos de auditoria ,que não possuem parte dos contratos ou que possuem contratos incompletos e que não detalham todas as informações necessárias da contratação realizada. E não me refiro a empresas pequenas; muitas são multinacionais.

Realizar a elaboração de contratos com operadoras de telecomunicações é algo essencial para garantir a segurança de ambas as partes, já que todas as condições, termos e responsabilidades das partes envolvidas estarão presentes no documento.

Deste modo, os riscos de acabar não sendo atendido por um serviço ou haverem cobranças indevidas, por exemplo, diminui.

Um contrato bem elaborado não evitará eventuais falhas e atrasos das operadoras, mas dará à sua empresa condições corretas de obtenção de ressarcimento e compensação dos prejuízos e danos causados por estes erros.

Pontos que deve focar em contratos com operadoras de telecomunicações

Agora você já sabe a importância dos contratos com operadoras de telecomunicações para garantir a segurança do seu negócio e o atendimento dos serviços. O próximo passo é saber em quais temas é necessário mais se atentar.

Nesse sentido, trouxemos alguns dos principais pontos que deve ficar atento antes de assinar contratos com operadoras de telecomunicações. São eles:

Acesso ao contrato

O primeiro cuidado que o responsável pelos contratos com operadoras de telecomunicações deve ter, em relação aos contratos firmados com as operadoras, é em relação ao acesso fácil e prático aos referidos contratos.

Muitas vezes várias pessoas ou então áreas são envolvidas no processo de contratação e não há um procedimento claro e conhecido de arquivamento destes contratos; seja em arquivo ou em papel. O resultado é a dificuldade de acessá-los quando isso se faz necessário.

 Outra situação a ser evitada é a da contratação de recursos e/ou serviços “de prateleira” e em pequenas quantidades – normalmente verificadas em situações pontuais, avulsas, ou então de emergência – sem a obtenção do respectivo contrato.

Como estas situações são de exceção e tratadas muitas vezes por e-mail, o contrato não é enviado para a empresa e fica apenas de posse da operadora. Quando o mesmo for necessário, teremos uma dificuldade, assim como perdas de tempo semelhantes à citada acima.

A situação mais crítica é a verificada em contratos novos e/ou renovações de grande porte, com vários itens, serviços e recursos contratados, que possuem características e regras contratuais específicas, que não são refletidas no documento final.

Muitas vezes renegociamos os contratos de telecom dos nossos clientes através de processos formais de concorrência (RFPs), os quais são exaustivamente detalhados e negociados. Invariavelmente, no final do processo recebemos da operadora uma minuta contratual simplificada, que não detalha e especifica todos os itens, descontos e situações acordadas.

Este tipo de falha é muito grave e é a que gerará maior dificuldade futura para a empresa contratante, em termos de cobrança de serviços não atendidos e cobranças incorretas realizadas.

A solução passa por revisar o documento com cuidado antes de assiná-lo, exigindo que todos os itens contratados e negociados estejam detalhados por escrito.

Tarifas e recursos presentes nos contratos com operadoras de telecomunicações

Outras situações de atenção dizem respeito a detalhes relacionados aos itens contratados e suas respectivas tarifas e como o responsável deve proceder em cada caso, quando for executar a auditoria das faturas recebidas. 

Em alguns casos, os contratos com operadoras de telecomunicações não apresentam as tarifas com os devidos impostos.

Para estas situações, é necessário verificar o ICMS do estado onde o recurso está instalado e/ou registrado para então realizar os cálculos dos impostos e considerá-los na auditoria, visto que na fatura serão apresentadas as tarifas com impostos.

Também existem serviços que não estão atrelados a um item de inventário, como por exemplo, pacotes compartilhados de voz. Para estes casos é necessário verificar quais contas e itens de inventário que devem usufruir do pacote compartilhado. Corremos o risco de gerar um laudo de auditoria que considere determinadas cobranças de forma inadequada. 

Nem todos os serviços que constam em contrato devem ser cobrados para todos os itens de inventário da fatura.

Por exemplo, existem casos de linhas que não possuem pacote de dados, embora no contrato conste um valor para este tipo de serviço. Ou seja, é necessário levar em consideração quais serviços são contratos por item de inventário.

Descontos

Existem alguns contratos que concedem descontos progressivos de acordo com volume de chamadas, ou seja, quanto maior o volume de chamadas menor será a tarifa que será aplicada pela operadora.

Estes casos devem estar claros no contrato, de forma que possam ser utilizados adequadamente na auditoria.

Há situações em que as tarifas são cobradas de acordo com horário e o dia da semana. Para estes casos as tarifas são cobradas conforme os grupos pré-definidos; Diferenciado, Normal, Reduzido e Super Reduzido, Final de Semana e etc.

Vale a mesma necessidade de atenção e detalhamento contratual citada acima.

Dependendo do contrato o mesmo poderá ter um período de fidelização. Caso seja contratado um novo item de inventário no decorrer deste período será iniciado um novo período de vigência para o novo item de inventário.

Desta forma, mesmo após o fim do período de fidelização do contrato o cliente ainda poderá ter itens de inventário com o período de fidelização vigente.

O acompanhamento de cada item e um bom gerenciamento de inventário e recursos contratados é fundamental.

Descrição dos serviços que serão prestados

Um dos pontos importantes e que se deve ter atenção em um contrato é a descrição dos serviços a serem prestados pela operadora.

O ideal é que os serviços estejam os mais detalhados possível, a fim de trazer clareza sobre o que sua empresa estará recebendo. Nesse ponto é importante analisar o trabalho que será executado pela operadora, assim como o resultado a ser alcançado com o fechamento do contrato, o período em que o serviço prestado pela operadora será iniciado, as instalações comerciais presentes no contrato entre outros detalhes.

Obrigações do contratante

Outro ponto a se atentar nos contratos com operadoras de telecomunicações se trata das suas obrigações, como contratante. No geral, essas obrigações devem estar descritas no contrato de maneira clara e objetiva, até mesmo para resguardar sua empresa de exigências indevidas feitas pela operadora após o fechamento do contrato.

Informações sobre critérios de rescisão contratual  

Outro ponto a ser avaliado são os critérios de rescisão do contrato. Não é incomum que empresas acabem cometendo erros que levem a quebra do acordo. Em muitos casos, além da interrupção no fornecimento dos serviços também são cobradas multas e taxas pelo descumprimento do contrato.

Também é importante ressaltar que a operadora também pode cometer erros que as levem que estejam previstos em contrato. Deste modo, você também pode solicitar a rescisão do mesmo, caso necessário.

Dicas ao Contratar um Plano de Telefonia Empresarial

Mais do que saber a importância e os pontos de atenção nos contratos com operadoras de telecomunicações, é preciso saber como contratar um plano. Nesse sentido, trouxemos algumas dicas que podem ser uteis para sua empresa garantir boas contratações ao setor de telecom. Veja:

Aprenda a avaliar contratos com operadoras de telecomunicações

Já tratamos dos principais pontos a serem considerados nos contratos. Dito isso, é importante saber encontra-los dentro do contrato.

Caso não tenha experiência no assunto, contar com o auxílio de uma consultoria de telecom é muito útil nessas horas.

Com esse suporte especializado, você poderá identificar todos os pontos importantes do contrato que deve analisar, bem como ~tirar dúvidas, analisar taxas, valores, tarifas e assim fechar contrato com a melhor opção disponível no segmento de telefonia.

Procure por custos extras

São os custos extras que tornam as contas mais altas. Portanto, na hora de contratar um plano saiba quais são elas e negocie a fim de obter as melhores condições possíveis.

Avalie as necessidades da empresa

A melhor operadora de telefonia para sua empresa será aquela que oferece as soluções capazes de suprir as demandas do seu negócio. Mas, dificilmente tomará a melhor decisão nesse sentido sem antes estudar as necessidades do setor de telecom da sua empresa.

Por isso, antes mesmo de buscar por um serviço de telefonia, procure analisar junto a um consultor de telecom, quais são as reais necessidades do seu negócio neste setor.

Quando falamos dos contratos de telefonia fixa, móvel e dados de nossas empresas é indispensável termos uma atenção especial.

Desde o acesso e arquivamento dos documentos, até o detalhamento e especificação na minuta contratual das tarifas, regras e acordos firmados, até a correta parametrização do sistema de TEM para as respectivas auditorias devem ser levados em conta.

Enfim, somente desta forma teremos controle e um gerenciamento profissional e recorrente das despesas de telecom da empresa.