Neste artigo, explicaremos a importância das faturas de serviços de telecomunicações em formato eletrônico para a realização de um trabalho de auditoria preciso e profissional, como proceder junto à operadora e quais cuidados e pontos de atenção que merecem destaque.

Quando falamos nas recorrentes cobranças indevidas por parte das operadoras de telecomunicações, no alto percentual de erros e na demora para a correção destas falhas; no final das contas, estamos falando de um conjunto de problemas que se manifesta em um único documento: as faturas que recebemos mensalmente para pagar.

A fatura de serviços de telecomunicações é o documento que consolida a cobrança de tudo o que foi contratado junto à operadora e, teoricamente, deveria ser emitida conforme as definições de tarifas, franquias, prazos e recursos previamente estabelecidos em contrato. Mas infelizmente nem sempre é assim.

Por onde começar

O principal motivo para a fatura que será auditada estar em formato eletrônico, é porque uma auditoria recorrente, precisa, detalhada e aprofundada, será feita por um software de TEM e, neste caso, as faturas serão importadas para este sistema.

Sabemos que existem sistemas que aceitam faturam em papel, mas mesmo nestes casos, haverá perda de informações e redução da precisão e possibilidades de auditoria. Trabalhar com faturar em papel é possível, mas o ideal é em formato eletrônico.

O primeiro passo é solicitar para a operadora que os arquivos sejam disponibilizados e, na maior parte dos casos, é necessário formalizar esta solicitação. Este processo de liberação pode demorar até 60 dias para ser finalizado. Além disto, frequentemente os arquivos serão disponibilizados somente a partir do mês que foi realizada a solicitação, não apresentando as faturas dos meses anteriores.

Após a solicitação e disponibilização, os arquivos ficarão disponíveis no portal da operadora e poderão ser baixados através de identificação, via login e senha. Normalmente ficam disponíveis no portal da operadora somente os últimos seis meses de faturas com os respectivos arquivos eletrônicos.

Formato dos arquivos

Os arquivos que as operadoras disponibilizarão não serão iguais. Atualmente existem diversos formatos eletrônicos e cada operadora trabalha com o formato próprio (proprietário). Embora exista o formato Febraban, que é um formato padrão para todas as operadoras, poucas trabalham e disponibilizam a s faturas desta forma.

Outro ponto a ser destacado, é que além da variedade de formatos, na prática cada operadora utilizada uma nomenclatura (descrição) própria para apresentar os serviços faturados. Não existe um padrão para agrupar os serviços de todas as operadoras e serviços equivalentes serão chamados de forma distinta quando compararmos a fatura de uma operadora com a fatura de outra.

Também destacamos que em alguns casos, o valor apresentado no arquivo eletrônico não é igual ao valor total da fatura. Para estes casos, é necessário realizar um ajuste manual na fatura, visto que a operadora não corrigirá o problema.

Caso a operadora gere um novo boleto com um ajuste para pagamento não será gerado um novo arquivo eletrônico para a conta em questão.

Como reduzir custos na sua empresa com a gestão de faturas de serviços de telecomunicações

As faturas de serviços de telecomunicações em formato eletrônico auxiliam em vários aspectos na gestão de telecom, mas principalmente no que se refere a redução de custos.

É bastante comum que erros nos sistemas das operadoras acabem gerando custos extras e cobranças indevidas. Diante disso, fazer uma gestão automatizada das faturas é a melhor saída para identificar esses erros e contestá-los a fim de evitar despesas desnecessárias no seu setor de telecom.

Além de facilitar a contestação de valores e tornar a análise de faturas mais eficiente a gestão eletrônica de faturas de serviços de telecomunicações também economiza em mão de obra. Isso porque, com ela, não há a necessidade de ter uma equipe exclusivamente para realizar esse serviço.

Vale ressaltar ainda que embora o formato eletrônico seja o ideal para a realização daauditoria e contestação das faturas de telecom, todos os pontos citados nos tópicos anteriores deixam claro que esta rotina traz inúmeros desafios e dificuldades operacionais.

Por estes motivos que recomendamos a utilização de uma ferramenta de TEM adequada, pois a mesma saberá como tratar estas diferenças e permitirá que o trabalho seja feito de forma recorrente, organizada e automatizada.

E o que são ferramentas de TEM?

Basicamente, as ferramentas de TEM (Telecom Expense Management) correspondem a um conjunto de soluções aplicadas ao setor de telecomunicação com o objetivo de controlar e gerenciar de maneira integrada as ações neste setor visando reduzir custos e tornar a comunicação dentro das empresas mais eficiente.

Essas ferramentas se baseiam em três grandes pilares: pessoas, processos e sistemas. E elas se aplicam tanto na gestão de faturas de serviços de telecomunicações, como de contratos, usos e inventário.

Por que utilizar ferramentas de TEM na sua empresa?

A implementação do Telecom Expense Management (TEM) é baseada em uma análise completa do cenário atual da empresa. E como ela envolve diferentes etapas da gestão de telecom, seus benefícios para a empresa são diversos:

Maior compreensão sobre uso dos recursos

A implementação das ferramentas de Tem ajudam a mapear todos os recursos aplicados ao setor de telecomunicação da empresa. Dessa forma, o gestor consegue identificar quais e como os recursos, sejam eles humanos ou financeiros, estão sendo utilizados no setor.

Esta visão mais clara sobre o cenário atual da empresa é importante, pois auxilia na tomada de decisões mais estratégicas e que podem impactar significativamente nos resultados da sua empresa.

Ferramentas de TEM ajudam a reduzir custos

Ao implementar o Telecom Expense Management na gestão de faturas de serviços de telecomunicações você consegue ter um controle maior sobre as despesas e uso dos serviços de telefonia e, com isso, economiza em dois grandes aspectos.

O primeiro é em relação a eliminação de cobranças indevidas nas suas faturas, assim como taxas duplicadas entre outras falhas.

Com as ferramentas de TEM, a gestão poderá analisar detalhadamente o seu mapa de faturas e providenciar a contestação de valores junto as operadoras, resultando em uma redução considerável nos valores finais de suas contas telefônicas.

O outro aspecto é que a automação que as ferramentas de TEM proporcionam ao setor de telecom também gera economia com mão de obra, já que dessa forma menos pessoas terão que se encarregar das operações de auditoria.

Aumenta a produtividade da empresa

Com a utilização da automação no processo de gestão e verificação de faturas de serviços de telecomunicações você evitar a sobrecarga dos funcionários. Dessa forma, sua equipe fica encarregada somente das atividades que forem essencialmente manuais.

Como consequência, a produtividade dos colaboradores aumenta substancialmente. Consequentemente, seu negócio cresce e o retorno financeiro também.

Otimiza a comunicação com a sua operadora

Quando você passa a utilizar um método robusto para efetuar as auditorias de telecomunicações dentro da sua empresa, os resultados acabam sendo mais confiáveis. Diante disso, a comunicação com a operadora também se torna mais eficiente, uma vez que você tem provas concretas de falhas de cobrança e fornecimentos das mesmas.

Assim, o processo de contestação de faturas, por exemplo, se torna mais simples e é visto com melhores olhos por todos os envolvidos. Deste modo, a operadora passa a lidar com mais facilidade em relação as contestações. E, quando não houver acordo, a justiça acaba por considerar o método de avaliação na hora de decidir.

Descentraliza a gestão de telecomunicações

Utilizando as ferramentas de Tem, você descentraliza sua gestão de telecomunicação. Ou seja, você consegue distribuir melhor seus recursos humanos, evitando sobrecargas, o que se traduz em melhores resultados para sua empresa.

Além disso, é possível criar processos claros e simples a serem aplicados por todos os setores.

Auxilia na comunicação com seus colaboradores

Ao implementar a TEM é possível automatizar o controle e análise de faturas de serviços de telecomunicações. Dessa forma, tona-se viável analisar cada uma delas e observar gargalos ligados à má utilização dos serviços.

Por exemplo, é possível identificar os colaboradores que não entendem o funcionalmente do sistema e treiná-los para isso. Esta é uma excelente forma de evitar gatos com multas e cobranças por serviços extra.

Como fazer a gestão de faturas de serviços de telecomunicações e outros processos de Telecom

Quando se trata da gestão de faturas de serviços de telecomunicações, muitas medidas podem ser tomadas para tornar o processo mais eficiente. Entre elas, está a adoção da metodologia Telecom Expense Management a fim de garantir os benefícios já citados.

No entanto, como é de se imaginar, essa não é uma tarefa simples. Muito pelo contrário. Existem muitos desafios a serem enfrentados quando se trata da otimização do sistema de gerenciamento. Isso principalmente se sua empresa já não possuir um processo muito claro para realiza-lo.

Por conta disso, o ideal é que você contrate uma consultoria capaz de auxilia o seu negócio nesse momento. Você pode contar com a nossa experiência nesse assunto.

Caso queira saber mais dos nossos serviços e de como podemos te ajudar na gestão de faturas de serviços de telecomunicações e outros processos de telecom, basta entrar em contato com um de nossos consultores!