Neste artigo abordaremos as 9 razões para a terceirização da Gestão de Despesas de Telecomunicações e como sua empresa ganhará tempo e dinheiro com essa decisão.

O fato é que a terceirização da gestão de despesas de telecomunicações tem se tornado um processo aparentemente irreversível dentro da área de Tecnologia da Informação, um setor imprescindível para qualquer empresa frente à globalização e à concorrência enfrentada nas mais diversas atividades de prestação de serviços e comércio.

O processo de terceirização vem ao encontro de interesses empresariais, de metas estabelecidas pelas empresas e, principalmente, na redução de custos. Enquanto algumas empresas terceirizam toda a estrutura de TEM – Telecom Expenses Management, algumas optam por deixar sob a responsabilidade de terceiros apenas algumas tarefas.

Continue sua leitura e saiba mais sobre gestão de despesas de telecom, quando terceirizar se mostra uma boa opção para as empresas. E veja também algumas razões para terceirizar a gestão de despesas de telecom da sua empresa hoje mesmo. Confira!

O que é gestão de despesas de Telecomunicações?

Com o objetivo de trazer clareza aos custos e promover uma gestão eficiente ao setor de telecomunicações, as empresas passaram a apostar no Telecom Expenses Management, ou em português, Gestão de Despesas de Telecomunicações.

De modo geral, a Gestão de Despesas de Telecomunicações consiste em um conjunto de ações voltadas para o controle de gastos de telefonia fixa, móvel e de dados. Seu objetivo é reduzir as despesas no setor, bem como elevar a visibilidade e potencializar a gestão geral da empresa.

Entre os itens com os quais a TEM mais lida estão: faturas de serviços de telecomunicações contratos, usos e inventário de dispositivos e serviços.

Adotar a gestão de despesas de telecomunicações (TEM) é indispensável para as organizações que buscam ser mais eficientes e econômicas, no que diz respeito ao seu sistema de comunicação. Com ela é possível não apenas moderar os gastos como também identificar gargalos e tomar as medidas cabíveis para estar sempre otimizando os processos de telecom da empresa.

Realizando uma gestão de despesas de telecomunicações eficiente, você pode ainda avaliar as tecnologias utilizadas na empresa, bem como os serviços e processos aplicados no setor de comunicação. E, dessa forma, adequar seus recursos às necessidades do negócio, procurando extrair o melhor que cada um tem a oferecer.

É importante ressaltar ainda que esse serviço pode ser feito tanto internamente quando por meio de uma terceirização. Ou seja, você pode contratar funcionários para realiza-la ou buscar por uma empresa especializada no assunto.

Quando terceirizar a gestão de despesas de telecomunicações é a melhor opção?

A gestão de despesas de telecomunicações, assim como qualquer outro processo dentro da empresa, nem sempre é fácil de executar. São inúmeros contratos, aparelhos, linhas e serviços a serem gerenciados e controlados. Isso principalmente em empresas de médio e grande porte, nas quais são geradas inúmeras faturas mensais.

Nessas situações, implementar um processo que funcione e mantê-lo com eficiência torna-se um trabalho árduo. Deste modo, delegar essa tarefa a uma equipe altamente capacitada em TEM, sem dúvida pode ser uma boa opção no sentido de lhe poupar dinheiro e tempo que pode ser melhor investido em outros aspectos importantes do seu negócio.

Mas, quando é o momento ideal para se pensar na terceirização deste serviço?

Basicamente, terceirizar a gestão de despesas de Telecom se mostra uma boa opção quando:

• A empresa possui um volume de despesas em telefonia considerado relativamente alto, mas que não é compatível com sua rotina operacional
• Existe certa dificuldade em controlar todos os processos relacionados ao setor de telecom
• Não há um inventário de recursos de telefonia na empresa ou então o mesmo não está atualizado
• Há uma centralização de faturas que não são auditadas periodicamente

Muitas vezes, quando os próprios colaboradores da empresa passam a realizar a gestão de despesas de telecomunicações é comum que eles se percam em meio a tantos processos. Por conta disso, é bastante comum que erros ocorram e levem a prejuízos. Além disso, uma equipe menos preparada necessariamente despenderá mais tempo e recursos para esse trabalho.

Deste modo, empresas com grandes volumes de dados relacionados a telecomunicações é vantajoso terceirizar o serviço. Isso não apenas evita os problemas citados acima, como também trás inúmeras vantagens.

No tópico a seguir trataremos de algumas delas a fim de te mostrar que a terceirização é uma tendência na área de gestão de despesas de telecomunicações e quais os motivos disso.

Razões para terceirizar a gestão de despesas de telecomunicações

As razões para o processo de terceirização da gestão de despesas de telecomunicações, embora possuam variações entre as empresas, podem ser resumidas nas que listamos a seguir:

1 – Especialização

A principal razão em terceirizar, evidentemente, está na possibilidade de contratar profissionais com habilidades específicas para um determinado serviço. Desta forma, evita-se a contratação como empregado, o que provoca um custo maior sem que haja a perspectiva de utilização integral do conhecimento desse profissional. A economia de custos com pessoal próprio torna-se uma ferramenta constatada para a redução de custos dentro do gerenciamento empresarial.

2 – Regularidade e precisão das informações na gestão de despesas de telecomunicações

A segunda razão está relacionada a redução de custos e ampliação da capacidade de gerenciamento da empresa, na medida que o gerente de TI também ganha visibilidade e controle sobre os custos, possibilitando projeções estratégicas futuras e previsão orçamentária.

Obviamente esta visibilidade poderia ser obtida com um trabalho realizado internamente, mas a regularidade e precisão tendem a ser maiores quando o TEM é terceirizado para uma empresa especializada.

3 – Redução de custos operacionais

A terceirização de profissionais de TEM também propicia a redução dos custos operacionais e racionalização dos recursos que a empresa possui, podendo se concentrar em projetos e processos que agreguem valor ao próprio negócio, mantendo a área de TEM responsável para as funções de gestão. 

4 – Otimização e melhoria contínua

Terceirização de TEM, vista pelo ângulo de atualização de conhecimentos e aplicação de novas tecnologias aumenta a eficiência no processo de Telecom.

O parceiro TEM consegue identificar os pontos necessários para agilizar os processos de Telecom. E aumentar a eficiência em todas as atividades que a empresa precisa para os inúmeros processos de operação e controle. O uso de software específico (SaaS) é um dos pontos fortes para centralizar e automatizar tarefas.

5 – Customização da gestão de despesas de telecomunicações

A flexibilidade na alocação de recursos de Telecom é outro item que deve ser analisado na terceirização de Telecom. A terceirização pode fornecer uma excelente equipe de profissionais, prontos a gerenciar Telecom os melhores conselhos e soluções para o porte de sua empresa. Uma solução sob medida pode ser facilmente encontrada.

6 – Evita o acúmulo de funções

Uma prática bastante comum na hora de montar uma equipe de gestão de despesas de telecomunicações dentro da empresa é acumular funções. Ou seja, colocar alguém que já realiza uma atividade para também gerir essa área.

Isso pode até dar certo para negócios extremamente pequenos, no entanto, não traz qualquer beneficio para empresas de maior porte. Isso porque, controlar o inventário, auditar as faturas, negociar com as operadoras e gerir as contestações, entre outras coisas, requer tempo e conhecimento, além de ferramentas que sejam capazes de otimizar esses processos.

Deste modo, seus funcionários dificilmente darão conta de fazer todas estas tarefas com o mesmo padrão de qualidade. Isso pode sobrecarrega-los e, consequentemente, resultar em prejuízo.

7 – Maior entendimento sobre o cenário atual

É bastante comum que os gestores das organizações reclamem por não entenderem o que está sendo cobrado ou como funcionam as taxas das operadoras.

Ao terceirizar a gestão de despesas de telecomunicações com uma empresa especializada você passa a ter acesso a relatórios atualizados sobre todas as despesas atuais, bem como suas respectivas fontes, tornando a gestão muito mais clara e objetiva. Com o auxilio destes relatórios, você pode tomar as melhores decisões a esse respeito e tornar a sua empresa mais eficiente.

8 – Suporte em tempo real

Ao terceirizar a gestão de despesas de telecomunicação, você terá o suporte especializado sempre que precisar fazer contestações de custos, auditoria de contas ou qualquer outro processo ligado a gestão de despesas em tempo real.

Como resultado, você ganha em tempo e consegue solucionar problemas com muito mais agilidade e assertividade.

9 – Alinhar recursos às necessidades da empresa

Outra razão para terceirizar a gestão de despesas de telecomunicações é o fato de que este serviço possibilita identificar todos os planos e serviços de telefonia que sua empresa usa. Com isso, é possível definir as soluções que melhor se adequam a sua necessidade no momento.

Afinal, a escalabilidade também é uma característica que deve integrar o setor de telecom. Do contrário, isto resultará em custos adicionais por tarifas e serviços excedentes.

Portanto, a terceirização de TEM – Telecom Expenses Management torna-se hoje, além de essencial, uma tendência. Uma rápida pesquisa pela internet irá confirmar a prática em empresas por todo o mundo. Junta-se a isso o fato de estarmos tratando do setor que mais gera gastos para uma empresa – as telecomunicações.

Sendo assim, não há como fugir desta onda, restando somente ao empresário a escolha certa do parceiro, que deve cumprir com os requisitos técnicos e de responsabilidade. Aproveite o momento oportuno e busque sua parceria de sucesso!