Neste artigo detalharemos a importância do rateio de despesas de Telecom e sua relação com o processo de Gestão de custos de Telecom – TEM. Mas, antes de qualquer coisa, vamos à definição: ratear despesas significa vincular determinado custo a um departamento ou divisão da empresa.

Mais profundamente, trata-se de relacionar um custo a quem está de fato utilizando os recursos determinados. Pode parecer um conceito complicado ou até um controle desnecessário, mas ao ler o restante do artigo iremos lhe provar quão importante é ratear as despesas através de uma gestão competente, regular e documentada.

O que é rateio de despesas de Telecom?

De forma sucinta, pode-se definir o rateio de despesas de Telecom como uma medida que visa controlar os custos com telefonia. Através dessa prática é possível identificar gastos desnecessários com o serviço dentro da empresa.  Mais do que isso, o rateio de despesas busca entender a relação de cada custo nos departamentos da empresa.

Dessa forma, o rateio de custos de Telecom auxilia no planejamento e também na execução de ações que tenham como objetivo gerar mais economia para a empresa. Alem disso, o rateio de despesas proporciona para os gestores uma maior visibilidade sobre os lucros da empresa.

A importância do rateio de despesas de telecom

A responsabilidade dos custos de telecom (e dados) nem sempre é exclusividade de TI, outros setores da empresa (vendas, compras, financeiro, etc) também possuem altos gastos com telefonia e uso de dados.

Portanto, é imprescindível para o bom gerenciamento dos custos, que cada área gerencie seus gastos, e haja um rateio de custos adequado, para podermos mensurar quanto cada setor gasta em relação ao que agrega para o negócio.

Além disso, com o rateio existe mais controle sobre gastos permitindo aos gestores atuar sobre as despesas que estão afetando o orçamento. 

Ao fazer o rateio dos gastos, você se beneficia de várias maneiras:

• Há transparência do uso e custos para todos os dispositivos;
• Usos atípicos são rapidamente identificados, para que sejam investigados;
• Serviços não usados, mas ainda cobrados, também são identificados e consequentemente cancelados ou redimensionados;
• É possível fazer uma redistribuição dos serviços usados por funcionários já desligados ao novo pessoal.

Como estruturar e realizar o rateio de despesas de Telecom?

O desafio inicial está em adotar um modelo de rateio que faça sentido para a empresa e, principalmente, seja fácil de aplicar. Existem opções que variam desde a divisão direta por recurso e/ou por colaborador, por área ou até por unidade da empresa. Preferimos o rateio realizado com base na utilização, pôr o acharmos mais justo. Quem utiliza mais, paga mais.

Contudo, para realizar um rateio com base na utilização, a empresa necessitará de um processo mais elaborado e também de um software de TEM, para realizar a divisão dos valores.

Através de um sistema de TEM será possível fazer o upload de todas as contas telefônicas e a consequente divisão, uma vez que todos os recursos contratados estarão no inventário e terão a regra de rateio previamente configurada na ferramenta. desta forma o rateio e realizado diretamente pelo software.

Para realizar a tarefa, devemos buscar um fornecedor de gestão de Telecom capaz e competente para analisar, recomendar e implementar de forma 100% automatizada o rateio das despesas de Telecom; ou possuir uma equipe interna treinada e capacitada para elaborar e conduzir o processo.

Automatização

Com a implantação de um processo e ferramenta de TEM, os relatórios serão gerados regularmente de forma automatizada. E poderão ser exportados diretamente para o ERP da empresa. Esta automatização é fundamental para a elevação da produtividade e confiabilidade dos dados.

Caso haja um fornecedor de gestão TEM, este entregará as informações aos gerentes de TI, que ganharão força para melhor administrar a área, e custos injustificados ou desnecessários deixarão de existir.

Se sua empresa cresceu a ponto de precisar de um parceiro para gerir os gastos e ratear os custos com Telecom, esse é um ótimo sinal: ela está sólida e tem reconhecimento do mercado.

Por isso, aproveite o que de melhor e mais moderno essa ferramenta pode te oferecer. Transforme os problemas pontuais de Telecom em soluções palpáveis para sua empresa, por meio de mais economia, eficiência dos dados e serviços contratados e menos desperdício.

Inventario

Para o rateio, também será necessário construir um inventário. A boa noticia é que por meio das ferramentas de TEM é possível construir um inventario completo e personalizado para a sua empresa. Além de auxiliar na construção, as ferramentas de TEM auxiliam na manutenção e entendimento do inventário da telefonia.

No inventario de telefonia, deve ser quantificado itens indispensáveis para uma gestão de Telecom eficiente. Isso inclui, exemplificar no inventario de telefonia itens como a quantidade de aparelhos e outras ferramentas utilizadas no setor de Telecom, assim como os usuários que tem acesso a esses equipamentos. Além disso, deve ser descrito detalhadamente a cota de uso e o centro de custos deve estar atualizado.

Mas, por que construir um inventário?

Basicamente este documento facilita o processo de rateio de despesas. Afinal, por meio do inventario, sua empresa terá uma visão melhor sobre todo o investimento feito no setor. Além disso, também será possível extrapolações na cota e politica de uso pelos colaboradores.

Histórico

Outro ponto essencial para o rateio de despesas de telecom é o histórico de gsatos. Para um rateio eficiente, a empresa deve montar um histórico fazendo o acompanhamento das práticas de uso dos serviços e pacotes de telefonia pelos colaboradores.

Avalie o que os colaboradores estão gastando mais dentro e fora do pacote de telefonia contratado. Este controle é indispensável para que os usuários sejam conscientizados sobre o limite de dados permitido pela política de dados.

Além disso, também é necessário controlar as trocas de linhas entre os colaboradores e suas ligações de cunho particular. Com isso, o rateio de despesas pode identificar com facilidade os gastos com dados que não estejam inclusos no inventario de Telecom. Alem de identificar usuários que não utilizam os aparelhos para fins de trabalho.

Organização

Quando se fala em controle dos gastos dos serviços de telecomunicação dentro de uma empresa, organização é a palavra-chave. Isso significa que para realizar o rateio de despesas dentro da sua empresa é necessário contar com sistemas que te auxiliem em todo o processo organizacional, como as ferramentas de TEM.

Por meio delas o rateio de despesas é facilitado pela organização de cada linha juntamente com o usuário da linha no seu centro de custos. Além disso, o rateio de despesas pode ter total controle de informações devidamente organizadas sobre as mudanças de usuários, centro de custos e linhas.

Vale dizer ainda, que após estruturado e realizado o rateio de despesas, é indispensável que a sua empresa mantenha o histórico de gastos de cada funcionário atualizado. Isso pode ser feito de forma automática pelas ferramentas de TEM, mas deve ser vistoriado pelos próprios colaboradores responsáveis pela gestão de Telecom da sua empresa.

Com dificuldade para fazer o rateio? Contrate uma empresa para consultoria de Telecom!

Apesar de exemplificar acima as etapas necessárias para a estruturação e realização do rateio de despesas, a sua implantação muitas vezes exige certa experiência no assunto. Isso porque, quando realizado por profissionais experientes, o rateio de despesas evita que custos desnecessários podem passar despercebidos.

Pode não parecer, mas a longo prazo, pequenos erros de execução do rateio de despesas podem acabar significando uma perca enorme nos lucros da sua empresa.  Com isso, seu negócio não atinge o objetivo principal do rateio, que é a redução de custos.

Neste cenário, o melhor caminho para um rateio eficiente sem dúvida é contar com uma empresa de consultoria de Telecom. E existem vários motivos que justificam essa importância:

·        Auditoria de contas

Um dos principais motivos para você contratar uma empresa de consultoria de Telecom está nas auditorias de contas. A auditoria de contas é feita pelas empresas de consultoria com o intuito de descobrir se a sua empresa está pagando mais do que deveria nos serviços de Telecom. Além disso, a auditoria de contas é feita para buscar opções mais atrativas.

·        Ferramentas de Telecom

As empresas de consultoria também se apoiam sobre as ferramentas de TEM, indispensáveis para a estruturação e realização de todas as etapas do rateio de despesas de Telecom. Além de auxiliar no rateio de despesas, os softwares são eficientes nas demais áreas da gestão.  Portanto, as ferramentas de TEM são outro motivo para você contratar uma consultoria especializada.

·        Melhor tomada de decisões

A competitividade empresarial está cada vez mais alta, por isso, ter os dados a respeito dos processos da empresa é uma necessidade. Por meio da consultoria, você tomará decisões em todos os processos da empresa baseadas em dados do mercado e estratégias de crescimento.  Além de contar com uma análise da situação da empresa baseadas em dados completos.

·        Maior produtividade

Também vale dizer que ao contratar uma empresa de consultoria de Telecom, a empresa melhora consideravelmente o desempenho das equipes. Isso porque a consultoria ajuda a empresa a adotar estratégias inteligentes de comunicação empresarial.  Dessa forma, tanto gestores quanto colaboradores passam a trabalhar de forma mais eficiente e alinhada.

·        Redução de custos

Outro motivo para contratar uma empresa de consultoria de Telecom é a redução de custos, objetivo principal do rateio de despesas. Por meio da consultoria, a empresa passara a enxergar gargalhos de performance e problemas que atrapalhem o crescimento da empresa. Alem da substituição de serviços insuficientes as necessidades da empresa.

Agora que você entendeu a importância e benefícios de contar com ajuda profissional no rateio de despesas de Telecom, não perca mais tempo! Entre em contato conosco e conte já com uma empresa especializada lhe assessorando no rateio de despesas de telecom do seu negócio!